Verklaring van overbrenging

Omschrijving

Archiefterminologie

Archiefbesluit

Een verklaring van overbrenging is een

Akte waarbij een zorgdrager van een overheidsorgaan de archiefbescheiden overdraagt aan de archiefbeheerder van een archiefbewaarplaats.

Toelichting

• Het Archiefbesluit zegt in artikel 9 lid 3 hierover:

De zorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats maken van de overbrenging gezamenlijk een verklaring op die ten minste een specificatie van de archiefbescheiden bevat.

• Voor de verklaring van overbrenging is geen vormvereiste vastgesteld. De meeste verklaringen van overbrenging volgen het sjabloon:

A verklaart te hebben overgedragen aan B die verklaart te hebben ontvangen de archiefbescheiden X, zoals gespecificeerd in bijlage XX, ter plaatsing in archiefbewaarplaats Y, onder de navolgende voorwaarde(n) Z.

• Hierin is A de vertegenwoordiger van de zorgdrager, B is de vertegenwoordiger van de archiefdienst, X is de naam van het archief, met looptijd en omvang in strekkende meters planklengte, Y is de formele naam van de archiefbewaarplaats en Z bevat één of meer voorwaarden, meestal een betreffende de beperking van de raadpleging. De voorwaarden worden in een afzonderlijk besluit vastgesteld en gepubliceerd in de Staatscourant. De genoemde specificatie-bijlage XX is de meegeleverde (al dan niet digitale) archiefinventaris.

Relaties

UF: Akte van overbrenging

BT: Verklaring, Akte

NT:

RT:

Commentaar

• Het verdient aanbeveling om in de verklaring van overbrenging niet de naam van de ontvangende archiefdienst te vermelden, maar de formele, wettelijke naam van de archiefbewaarplaats, als bedoeld in de Archiefwet 1995. Als een archief wordt overgedragen aan een regionaal historisch centrum, of een streekarchiefdienst, is het duidelijk wie de archiefbeheerder van het archief wordt. Maar de zorgdrager is dat niet. Immers in een regionaal historisch centrum of in een streekarchiefdienst zijn verscheidene archiefbewaarplaatsen ondergebracht. Bij een eventuele ontbinding van de archiefdienst is dan duidelijk in welke archiefbewaarplaats de betreffende archieven berusten.

Externe links

Model verklaring van overbrenging met beperkende bepalingen