Archief

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken


Inhoud

Omschrijving

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)

Een archief is een

Geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie.

Toelichting
* *Het begrip geheel impliceert,

    • a. dat de plaats en de wijze van bewaring voor het begrip niet relevant is: een onderdeel van hetzelfde archief kan bij de archiefvormende organisatie berusten en een ander deel bij de archiefdienst;
    • b. dat aan het archief op ieder moment van zijn bestaan, ongeacht het continue ontvangen en opmaken van archiefstukken, geen archiefstukken willekeurig kunnen worden toegevoegd of eruit verwijderd.
  • Zie voor het gedeelte van een archief dat bij een archiefdienst berust ook onder archiefblok.
  • Zodra een archief gevormd wordt door een groep personen of een organisatie kan in principe iedere natuurlijke persoon of organisatieonderdeel die of dat een zekere zelfstandige handelingsbevoegdheid bezit binnen die groep of organisatie ook als archiefvormer zelfstandig optreden. Dit komt vooral voor bij grote organisatie zoals ministeries. Ook kleine, weinig gereglementeerde organisaties hebben veelvuldig zelfstandige organisatorische onderdelen, die zelfstandige archiefvormers zijn. De administratieve zelfstandigheid wordt bepaald door zaken als het notuleren van de vergaderingen zonder dat daarover verantwoording wordt afgelegd, het voeren van een briefwisseling op eigen gezag of een eigen financiële administratie. Voorbeelden: Rijkswaterstaat binnen het Ministerie van Verkeer en Waterstaat, regionale directies van Rijkswaterstaat binnen Rijkswaterstaat, kabinetsarchief van een provinciaal archief, bestuursarchief en directiearchief binnen één stichting, diaconiearchief binnen het archief van een hervormde gemeente. Binnen een familie- of huisarchief onderscheidt men persoonlijke archieven (zie onder).
  • Bij dergelijke organisaties zou men wellicht beter het begrip archief alleen in het meervoud gebruiken, waardoor men het archief gevormd door een centrale griffie of secretarie onderscheidt van de soms vele door afzonderlijke personen of organisatieonderdelen gevormde archieven. Ook zou men het archief als geheel (enkelvoud) kunnen afzetten tegen de afzonderlijke archieven van de afzonderlijke archiefvormers, en deze laatste categorie omschrijven met de term deelarchieven. In dit begrip deelarchief wordt het element deel- altijd vervangen door de benaming van de zelfstandige archiefvormer: bijvoorbeeld kabinetsarchief, dienstarchief, commissiearchief, persoonlijk archief. Gebruikelijk is om zowel voor het geheel van archieven als voor elk archief afzonderlijk het enkelvoud te gebruiken. <ironie>Daardoor vertoont de archivistiek een overeenkomst met de christelijke theologie.</ironie>
  • Een afgesloten archief is een archief waarin geen nieuwe archiefstukken worden opgenomen, en wel doordat de archiefvormer is opgehouden (zelfstandig) te functioneren.
  • Toegevoegde kwalificaties kunnen ook het type archiefvormer weergeven: persoonlijk archief, bedrijfsarchief, overheidsarchief, enz.
  • Bijzondere vormen van archieven van groepen personen zijn het familiearchief: een overgeleverde combinatie van archieven van personen die tot elkaar in familiebetrekking staan, en het huisarchief: een overgeleverde combinatie van archieven van personen, die hetzelfde perceel of landgoed hebben bewoond. Ook een bedrijfsarchief kan deel uitmaken van een familie- of huisarchief, namelijk een geheel van archiefstukken afkomstig van individuele personen (firmanten) betreffende de uitoefening van het familiebedrijf, dat geen rechtspersoonlijkheid bezit. Als er geen stukken betreffende privé-aangelegenheden in een dergelijk familiearchief voorkomen, spreekt men eveneens van een bedrijfsarchief.
  • Het fysieke beheer van digitale archiefstukken vindt veelal plaats door een ander organisatieonderdeel dan het inhoudelijke.
  • Dit is de archivistische definitie. In meer algemene zin wordt het woord archief binnen het archiefwezen ook gebruikt voor:
    • a. archiefdienst, vaak in combinatie met een voorvoegsel: rijks-, gemeente-, waterschaps-, streek-, huis- of bedrijfsarchief;
    • b. de verzameling archieven die onder een archiefdienst berusten;
    • c. de ruimte waarin deze worden bewaard; zie archiefdepot;
    • d. het gehele gebouw van een archiefdienst.
  • Buiten het archiefwezen wordt het ook gebruikt voor:
    • a. een organisatie die (historische) verzamelingen beheert; zie hiervoor ook bij de toelichting van collectie en
    • b. in de titel van tijdschriften met een historische of documentaire doelstelling.
  • Voor een persoonlijk archief dat tevens vele andere documenten of collecties bevat gebruikt men ook de term papieren. Dit gebruik wordt ontraden.
  • Een fonds is een in dezelfde archiefbewaarplaats berustende groep gelijksoortige of verwante archieven. Het gebruik van deze term als synoniem voor archief, namelijk als adaptatie van het Engelse of Franse fonds (d'archives) wordt ontraden. Zie ook onder structuurbeginsel.
  • Zie voor de verhouding tussen de zelfstandige archiefvormers en de zorgdrager, beheerder of actor onder archiefvormer.


Gerelateerde termen
* archiefbescheiden, archiefvormer, archiefdienst, archiefstuk, archiefblok, briefwisseling, familiearchief, huisarchief, persoonlijk archief, deelarchief, archivistiek, afgesloten archief, archiefstuk, bedrijfsarchief, beheer, digitaal document, archiefwezen, verzameling, archiefdepot, collectie, papieren, fonds, structuurbeginsel
Referentie
* ANV, lemma 10.

Internationale terminologie

Relatie(s)

Verwijzing(en)

Illustratie(s)

Oude terminologie


Omschrijving

Archiefterminologie

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)

Een archief is een

Geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie.

Toelichting

  • Het begrip geheel impliceert,
    • a. dat de plaats en de wijze van bewaring voor het begrip niet relevant is: een onderdeel van hetzelfde archief kan bij de archiefvormende organisatie berusten en een ander deel bij de archiefdienst;
    • b. dat aan het archief op ieder moment van zijn bestaan, ongeacht het continue ontvangen en opmaken van archiefstukken, geen archiefstukken willekeurig kunnen worden toegevoegd of eruit verwijderd.
  • Zie voor het gedeelte van een archief dat bij een archiefdienst berust ook onder archiefblok.
  • Zodra een archief gevormd wordt door een groep personen of een organisatie kan in principe iedere natuurlijke persoon of organisatieonderdeel die of dat een zekere zelfstandige handelingsbevoegdheid bezit binnen die groep of organisatie ook als archiefvormer zelfstandig optreden. Dit komt vooral voor bij grote organisatie zoals ministeries. Ook kleine, weinig gereglementeerde organisaties hebben veelvuldig zelfstandige organisatorische onderdelen, die zelfstandige archiefvormers zijn. De administratieve zelfstandigheid wordt bepaald door zaken als het notuleren van de vergaderingen zonder dat daarover verantwoording wordt afgelegd, het voeren van een briefwisseling op eigen gezag of een eigen financiële administratie. Voorbeelden: Rijkswaterstaat binnen het Ministerie van Verkeer en Waterstaat, regionale directies van Rijkswaterstaat binnen Rijkswaterstaat, kabinetsarchief van een provinciaal archief, bestuursarchief en directiearchief binnen één stichting, diaconiearchief binnen het archief van een hervormde gemeente. Binnen een familie- of huisarchief onderscheidt men persoonlijke archieven (zie onder).
  • Bij dergelijke organisaties zou men wellicht beter het begrip archief alleen in het meervoud gebruiken, waardoor men het archief gevormd door een centrale griffie of secretarie onderscheidt van de soms vele door afzonderlijke personen of organisatieonderdelen gevormde archieven. Ook zou men het archief als geheel (enkelvoud) kunnen afzetten tegen de afzonderlijke archieven van de afzonderlijke archiefvormers, en deze laatste categorie omschrijven met de term deelarchieven. In dit begrip deelarchief wordt het element deel- altijd vervangen door de benaming van de zelfstandige archiefvormer: bijvoorbeeld kabinetsarchief, dienstarchief, commissiearchief, persoonlijk archief. Gebruikelijk is om zowel voor het geheel van archieven als voor elk archief afzonderlijk het enkelvoud te gebruiken. <ironie>Daardoor vertoont de archivistiek een overeenkomst met de christelijke theologie.</ironie>
  • Een afgesloten archief is een archief waarin geen nieuwe archiefstukken worden opgenomen, en wel doordat de archiefvormer is opgehouden (zelfstandig) te functioneren.
  • Toegevoegde kwalificaties kunnen ook het type archiefvormer weergeven: persoonlijk archief, bedrijfsarchief, overheidsarchief, enz.
  • Bijzondere vormen van archieven van groepen personen zijn het familiearchief: een overgeleverde combinatie van archieven van personen die tot elkaar in familiebetrekking staan, en het huisarchief: een overgeleverde combinatie van archieven van personen, die hetzelfde perceel of landgoed hebben bewoond. Ook een bedrijfsarchief kan deel uitmaken van een familie- of huisarchief, namelijk een geheel van archiefstukken afkomstig van individuele personen (firmanten) betreffende de uitoefening van het familiebedrijf, dat geen rechtspersoonlijkheid bezit. Als er geen stukken betreffende privé-aangelegenheden in een dergelijk familiearchief voorkomen, spreekt men eveneens van een bedrijfsarchief.
  • Het fysieke beheer van digitale archiefstukken vindt veelal plaats door een ander organisatieonderdeel dan het inhoudelijke.
  • Dit is de archivistische definitie. In meer algemene zin wordt het woord archief binnen het archiefwezen ook gebruikt voor:
    • a. archiefdienst, vaak in combinatie met een voorvoegsel: rijks-, gemeente-, waterschaps-, streek-, huis- of bedrijfsarchief;
    • b. de verzameling archieven die onder een archiefdienst berusten;
    • c. de ruimte waarin deze worden bewaard; zie archiefdepot;
    • d. het gehele gebouw van een archiefdienst.
  • Buiten het archiefwezen wordt het ook gebruikt voor:
    • a. een organisatie die (historische) verzamelingen beheert; zie hiervoor ook bij de toelichting van collectie en
    • b. in de titel van tijdschriften met een historische of documentaire doelstelling.
  • Voor een persoonlijk archief dat tevens vele andere documenten of collecties bevat gebruikt men ook de term papieren. Dit gebruik wordt ontraden.
  • Een fonds is een in dezelfde archiefbewaarplaats berustende groep gelijksoortige of verwante archieven. Het gebruik van deze term als synoniem voor archief, namelijk als adaptatie van het Engelse of Franse fonds (d'archives) wordt ontraden. Zie ook onder structuurbeginsel.
  • Zie voor de verhouding tussen de zelfstandige archiefvormers en de zorgdrager, beheerder of actor onder archiefvormer.

Bron

  • ANV, lemma 10.


Lexicon van Nederlandse archieftermen (1983)

Een archief is het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen.

Toelichting

  • Door deze definitie is het niet noodzakelijk afzonderlijke definities te geven van termen als "persoonlijk archief", bedrijfs- en verenigingsarchief. Van familiearchief en huisarchief zijn daarentegen wel afzonderlijke definities opgenomen om te voorkomen dat deze op grond van het bestemmingsbeginsel gesplitst zouden moeten worden in een aantal persoonlijke archieven.
  • Het komt voor dat rechten of functies van de ene archiefvormende instelling of persoon overgaan op een andere en dat in dergelijke gevallen de desbetreffende archiefbescheiden mede worden overgedragen. Men noemt dit "deponeren" van archieven.
  • Van deponeren is ook sprake, wanneer een ondergeschikte functionaris of een commissie met speciale opdracht, na beëindiging van de werkzaamheden, de tijdens de uitvoering daarvan ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden overdraagt.
  • De Handleiding geeft in de paragrafen 52-55 enige vingerwijzigingen hoe men moet handelen ten aanzien van de plaatsing van gedeponeerde archieven.
  • Een fonds is een in dezelfde archiefbewaarplaats berustende groep gelijksoortige of verwante archieven.
  • In tegenstelling tot een archief noemt men een hoeveelheid bescheiden, die door iemand met een bepaald doel zijn bijeengebracht, zonder dat zij naar hun aard zijn bestemd om onder hem te berusten, een verzameling.

Overgenomen uit


Nederlandse Archiefterminologie (1962)

Een archief is het geheel der bescheiden, ambtshalve ontvangen, of opgemaakt door een bestuur of zelfstandig handelend functionaris en naar hun aard bestemd om onder dat bestuur of die functionaris te berusten.

Toelichting

  • Deze omschrijving sluit ten nauwste aan bij die van § 1 van de Handleiding: "Een archief is het geheel der geschrevene, geteekende en gedrukte bescheiden, ex officio ontvangen bij of opgemaakt door eenig bestuur of een zijner ambtenaren, voorzoover deze bescheiden bestemd waren om onder dat bestuur of dien ambtenaar te blijven berusten".
  • In overeenstemming hiermee blijft in de nieuwe omschrijving de nadruk op de term "ambtshalve" liggen: het kenmerkende van een archief in eigenlijke zin is hierin gelegen, dat de ertoe behorende bescheiden de neerslag van ambtelijke handelingen vormen.
  • De toevoeging "of zelfstandig handelend functionaris" na "bestuur" bedoelt duidelijker dan voorheen tot uitdrukking te brengen, dat de archiefvormende autoriteit een- of meerhoofdig kan zijn.
  • Voor de overige afwijkingen ten opzichte van § 1 van de Handleiding zie de toelichting bij de term archiefbescheiden.
  • In tegenstelling tot een archief noemt men een hoeveelheid bescheiden, die door iemand met een bepaald doel zijn bijeengebracht, zonder dat zij naar hun aard zijn bestemd om onder hem te berusten, een verzameling. Zulke verzamelingen kunnen wel degelijk in een archiefbewaarplaats thuis behoren, maar moeten dan van de archieven worden onderscheiden.
  • Handleiding § 66: "De stukken, die niet tot het archief behooren, moeten daarvan worden afgezonderd. Zij behooren te worden overgebracht naar een ander archief of eene bibliotheek, waar zij behooren. Ook kunnen zij in eene afzonderlijke afdeeling in den inventaris van het archief, waarbij zij berusten, worden geplaatst; zij vormen dan te zamen eene bibliotheek voor geschiedkundige, topographische, statistische en andere wetenschappelijke doeleinden in het archiefdepôt".
  • Handleiding § 3: "Ook besturen of ambtenaren van privaatrechtelijke lichamen kunnen een archief vormen". Dit behoeft tegenwoordig geen toelichting meer.

Overgenomen uit

  • NAT, lemma 53.


Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (1898)

Een archief is het geheel der geschrevene, geteekende en gedrukte bescheiden, ex officio ontvangen bij of opgemaakt door eenig bestuur of een zijner ambtenaren, voorzoover deze bescheiden bestemd waren om onder dat bestuur of dien ambtenaar te blijven berusten.

Toelichting

  • Deze definitie van een archief, die, als het fundament waarop alles moet rusten, hier voorafgaat, had het geluk om zoowel in de vergadering der Vereeniging van archivarissen als in de vergadering van Rijks-archivarissen met algemeene stemmen te worden aangenomen, terwijl de Minister van Binnenlandsche Zaken ze eenigszins gewijzigd vaststelde bij circulaire van 10 Juni 1897. Is het in het algemeen moeilijk eene definitie te verdedigen, in dit geval mag het dus ook wel onnoodig heeten. Niet onnoodig evenwel is het, de verschillende punten eenigszins toe te lichten, daar het van veel belang is, dat de draagkracht der definitie naar alle zijden duidelijk wordt begrepen, omdat natuurlijk alle verdere beschouwingen daarvan uitgaan.
  • Het geheel. Bij de discussie over de definitie is gevraagd, wanneer men een archief een geheel mocht noemen, — of dit ook was gerechtvaardigd, wanneer van een archief slechts enkele stukken overig waren. Daarop is geantwoord: het archief is "een geheel" zoodra het geen "deel" is, namelijk zoodra het niet bekend is, dat elders andere gedeelten van het archief berusten. In dat laatste geval is het wenschelijk, op de eene of andere wijze van deze deelen weder een geheel te maken. Is er evenwel van een archief slechts één enkel stuk bewaard, dan is dit eene stuk het archief; het is op zich zelf een geheel en moet dus ook op zich zelf worden beschreven.
  • Geschrevene, geteekende en gedrukte bescheiden. Met "geteekende bescheiden" worden bedoeld kaarten, die veelvuldig voorkomen in dossiers, op last van besturen of ambtenaren vervaardigd, of bij hen ingezonden worden ter toelichting van aanhangige quaestiën. Er is niet de minste reden, om dergelijke kaarten uit het archief te verbannen. — Hetzelfde geldt van de "gedrukte bescheiden", die vooral sedert het laatst der 17de eeuw veelvuldig in archieven voorkomen. De omstandigheid, dat men een brief, die in vele exemplaren moest worden rondgezonden, of de resolutiën (of compendieuse resolutiën) van een college voor de leden der vergadering heeft laten drukken in plaats van ze in verschillende exemplaren over te schrijven, mag natuurlijk geene reden zijn, om die gedrukte stukken uit het archief te verwijderen. — De definitie spreekt alleen van geschrevene, geteekende en gedrukte bescheiden. Andere voorwerpen maken geen deel uit van het archief. Dat geldt niet alleen van antiquiteiten en diergelijken, die uit den aard der zaak in musea of oudheidkamers thuis behooren, maar ook van zegelstempels, hoewel die in den regel in de archiefdepôts worden bewaard.
  • Ex officio. Alleen de officiëele stukken, de stukken ontvangen en opgemaakt door besturen of ambtenaren in hunne qualiteit, behooren tot het archief. Stukken, door leden van een bestuur of door ambtenaren in andere qualiteit ontvangen of opgemaakt, die dikwijls in een archief worden aangetroffen, behooren niet daartoe. Ook partikuliere brieven aan ambtenaren maken geen deel uit van het archief. Dit alles behoort evenwel cum grano salis te worden opgevat. Vooral in kleine en afgelegene plaatsen komt het dikwijls voor, dat de ingekomen stukken in alles behalve officiëelen vorm zijn opgemaakt, en men vindt in die stukken dan dikwijls zelfs allerlei huiselijke bijzonderheden. Het zou natuurlijk ondoelmatig zijn, om ter wille van deze vormquastie te beweren, dat deze stukken uit het archief verwijderd moeten worden.
  • Ontvangen door eenig bestuur. De verplaatsing door den Minister van de woorden ex officio, die in de definitie van onze Vereeniging achter ambtenaren stonden, (eene omzetting, op zich zelve gewenscht, omdat onze redactie aanleiding kon geven tot het misverstand, dat de woorden ex officio alleen behoorden bij ambtenaren) vestigde er de aandacht op, dat de woorden der definitie "ingezonden bij eenig bestuur" min gelukkig gekozen waren: immers de inzender van een brief bij eenig bestuur behoeft niet ex officio te handelen, alleen bij de ontvangst van het stuk komt dit vereischte in aanmerking. Wij veroorloofden ons derhalve in de overigens door ons overgenomen ministeriëele definitie de woorden ingezonden door te vervangen door ontvangen bij.
  • De vraag heeft zich voorgedaan, of b.v. boeken, die met begeleidend schrijven aan een bestuur zijn toegezonden, nu ook in het archief van dit bestuur behooren. Strikt genomen is dit werkelijk het geval: ze zijn de bijlagen van den geleidebrief. Doch het schijnt wenschelijk, in dit geval in het belang der praktijk de theorie prijs te geven: het is doelmatig, dergelijke boeken te plaatsen in eene bibliotheek. Het geval kan zich voordoen, dat het geschonken boek en de geleidebrief onsplitsbaar zijn: wanneer namelijk de opdracht van den schenker voor in het boek staat geschreven. Ook dan echter schijnt het doelmatig het boek niet ter wille van die opdracht te verwijderen uit zijne natuurlijke en zeker door de schenkers gewenschte bewaarplaats: de bibliotheek.
  • Opgemaakt door eenig bestuur. Deze uitdrukking is gekozen ter vervanging van de oorspronkelijk voorgestelde uitgegaan van het bestuur, omdat het anders twijfelachtig kon schijnen, of b.v. de notulen van het bestuur wel onder de definitie waren begrepen.
  • Eenig bestuur. Onder de besturen zijn blijkens de in de vergadering van Rijksarchivarissen gevoerde discussiën ook rechterlijke colleges te begrijpen, die in den ouden zin zeer zeker tot de bestuurscolleges behoorden, hoewel zij volgens het tegenwoordige spraakgebruik daaronder wellicht niet zouden vallen. Ook een eenhoofdig bestuur (een graaf b.v.) is natuurlijk onder deze uitdrukking begrepen. — De definitie onzer Vereeniging sprak niet van eenig bestuur, maar van het bestuur eener gemeenschap. Deze uitdrukking was gekozen om aansluiting te verkrijgen bij de terminologie, steeds gebruikt door den Algemeenen rijksarchivaris. Nu evenwel de Minister in de aan de rijksarchivarissen opgelegde definitie de uitdrukking gemeenschap niet heeft opgenomen, hebben ook wij die weggelaten, te liever, omdat zij ons toeschijnt eenigszins vaag te zijn en zonder afzonderlijke toelichting aanleiding te kunnen geven tot misverstand.
  • Een zijner ambtenaren. De definitie onzer Vereeniging spreekt van een harer beambten, namelijk van de gemeenschap. Nu dit laatste woord uit de definitie is vervallen, moest deze uitdrukking natuurlijk worden gewijzigd. Daar bovendien de Minister het woord ambtenaren blijkt te verkiezen boven de uitdrukking beambten, zien wij geen reden om hierin niet te volgen. — Niet alle ambtenaren vormen een zelfstandig archief; deze quaestie zal Hader worden behandeld (zie § 55).
  • Eenig bestuur of een zijner ambtenaren. Men merke op, dat het bestuur en de ambtenaren hier worden genoemd, niet de gemeenschap, die door hen wordt bestuurd. De gemeenschap zelve heeft geen archief, maar haar bestuur en hare ambtenaren. Wanneer wij spraken van het archief eener gemeenschap, dan zouden wij dus het woord archief in eene oneigenlijke beteekenis gebruiken: een dergelijk zoogenaamd "archief" bestaat toch gewoonlijk uit verschillende archieven. Ook de Staat zelf heeft dus geen archief en de benaming Rijksarchief is dus eigenlijk onjuist: er bestaan alleen archieven van de verschillende Ministeriën, van de twee Kamers der Staten-Generaal enz. (Wij spreken hier niet van het eigendomsrecht van archieven: met betrekking tot den eigendom is de naam Rijksarchief natuurlijk juist: immers de gezamenlijke archieven van de Ministeriën, de Kamers enz. behooren aan het Rijk.)
  • Voorzoover deze bescheiden bestemd waren, om onder dat bestuur of dien ambtenaar te blijven berusten. In twee opzichten wijkt de ministeriëele definitie hier af van die onzer Vereeniging en beide malen achten wij de afwijking eene verbetering. Onze definitie zeide: voorzoover de bescheiden bestemd zijn; het is duidelijk, dat bestemd waren juister is, omdat verplaatsingen van een stuk door latere beheerders daaraan het karakter van archiefstuk niet kunnen ontnemen. De vervanging der woorden onder de gemeenschap door onder dat bestuur of dien ambtenaar is in overeenstemming met de weglating van het woord gemeenschap uit de definitie en ook overigens juister. — Door de beperking, die in den aangehaalden volzin ligt, wordt in de eerste plaats aangegeven, dat wel de minuten der door een bestuur opgemaakte brieven tot zijn archief behooren, maar niet de verzondene grossen, die behooren tot het archief van den geadresseerde. Doch bovendien worden door deze beperking meer stukken uitgesloten, b.v. de pakken gedrukte plakkaten of gedrukte formulieren en ander materieel, dat, hoewel voor verspreiding bestemd, in de archieflokalen is achtergebleven. Wordt eene verzameling plakkaten ingebonden om ten gebruike van het bestuur te dienen, dan past daarop natuurlijk de uitsluiting niet: immers zij zijn dan wel bestemd om onder het bestuur te blijven berusten.
  • Men heeft wel eens een archief onderscheiden van eene bibliotheek door te zeggen, dat het eerste alle handschriften bevat, die jure publico behooren aan een bestuur, de andere alle handschriften, die daaraan behooren jure privato. Deze omschrijving is echter onjuist: de eigendomsbewijzen toch van huizen, door eene gemeente aangekocht om later voor den publieken dienst te worden verbouwd, en de stukken betreffende huisrenten, door haar van kloosters geërfd, behooren zonder twijfel tot het gemeente-archief, hoewel de gemeente de huizen en renten jure privato bezit. Doch er bestaat tegen deze omschrijving nog een ander bezwaar. Wackernagel definiëerde voor eenige jaren een archief aldus: "Das Archiv ist die Sammlung derjenigen Schriftstücke, welche auf dem Wege and zu Zwecken der öffentlichen Verwaltung entstanden sind, sowie derjenigen, welche auf dem Weg privater Verwaltung entstanden, aber durch Uebergang derselben an den Staat nachträglich öffentlichen Charakter erhalten haben." Deze definitie, voor rijksarchieven juist, is als algemeene omschrijving van een archief bepaald onjuist; immers ook privaatrechtelijke lichamen vormen zonder twijfel archieven (zie § 3).

Overgenomen uit


Een archief is een organisch geheel.

Toelichting

  • In de vorige paragraaf (§ 1) is uiteengezet, hoe een archief ontstaat ten gevolge van de werkzaamheden van een college of een ambtenaar, hoe het archief altijd de neerslag is der functiën van dat college of dien ambtenaar. Een archief wordt dus niet willekeurig gemaakt, gelijk men de eene of andere verzameling historische handschriften samenstelt, al wordt zulk eene verzameling wel eens een archief genoemd. (Men denke b.v. aan het Krijgsgeschiedkundig archief.) Integendeel, een archief is een organisch geheel, een levend organisme), dat volgens vaste regelen groeit, zich vormt en vervormt. Veranderen de functiën van het college, de aard van het archief verandert mede.
  • De regels, die de samenstelling, de inrichting, de vorming van een archief beheerschen, kan dus de archivaris niet van te voren vaststellen; hij kan alleen het organisme bestudeeren en constateeren, welke de regels zijn, waarnaar het zich heeft gevormd. Elk archief heeft dus als het ware zijne eigene persoonlijkheid, zijne individualiteit, die de archivaris moet leeren kennen, alvorens bij tot de ordening er van kan overgaan.
  • In de hier volgende regelen is dan ook zorgvuldig vermeden een schema voor archiefordening en -indeeling te geven. Elk archief, dit sta op den voorgrond, moet op zijne eigene wijze worden behandeld, en deze handleiding heeft alleen ten doel de middelen aan te geven om den bouw van een archief te leeren kennen en uit hetgeen daaromtrent wordt gevonden af te leiden, hoe de regeling moet geschieden. Zonder die voorafgaande kennisneming van den bouw van het organisme kan het niet in goeden staat worden gebracht. Niet de eerste de beste systematicus — en evenmin de eerste de beste historicus — maar alleen hij, die de organisatie van het archief heeft bestudeerd, is tot de ordening er van bevoegd.

Overgenomen uit


Ook besturen of ambtenaren van privaatrechtelijke lichamen kunnen een archief vormen.

Toelichting

  • Er zijn privaatrechtelijke lichamen, zooals kloosters, gasthuizen, broederschappen enz., en in onzen tijd maatschappijen en vereenigingen b.v. de Maatschappij tot exploitatie der Staatsspoorwegen, de Nederlandsche Maatschappij ter bevordering van Nijverheid, de Zuiderzee-vereeniging, de Maatschappij van Nassau-La Lecq, welker besturen of ambtenaren contracten sluiten, brieven ontvangen, notulen houden enz., alles ambtshalve, en die dus in dat opzicht met publiekrechtelijke lichamen zijn gelijk te stellen. Zelfs partikulieren kunnen archieven hebben. Een handelaar kan even goed als eene handelsvennootschap of eene handelsvereeniging een archief hebben, bestaande uit journalen, kasboeken, ingekomene brieven, kopieboeken van uitgaande brieven enz.
  • Men rekene hieronder echter niet de zoogenaamde familie-archieven of huisarchieven. Deze toch zijn doorgaans een conglomeraat van papieren en stukken, welke de verschillende leden van een geslacht of de verschillende bewoners van een huis of kasteel, als private personen of in verschillende functiën, soms zelfs als verzamelaars van curiosa, in handen hebben gekregen en bewaard. De stukken van een familie-archief vormen geen geheel, zij zijn meermalen op de meest zonderlinge wijze bijeengekomen en missen het organisch verband van een archief in de beteekenis, daaraan in deze handleiding gegeven. De regels voor gewone archieven kunnen daarom op familie- of huisarchieven niet toegepast worden.

Overgenomen uit


DIV-woordenboek

Formeel: Geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep van personen of organisatie.

Overgenomen uit


Normen en standaarden

ISAD(G) Algemene Internationale Norm voor Archivistisch Beschrijven (2004)

Archief (engels: fonds). Het geheel van archiefstukken, ongeacht vorm of medium, organisch gevormd en/of bijeengebracht en gebruikt door een afzonderlijke persoon, familie of organisatie bij het uitvoeren van activiteiten en het uitoefenen van functies van die archiefvormer.

Overgenomen uit

  • ISAD(G), verklarende lijst van termen gebruikt in de Algemene Regels p. 7-9.

Internationaal




Relaties

USE: Archiefdepot, Archiefdienst, Collectie,

UF: Papieren, Fonds

NT: Afgesloten archief, Bedrijfsarchief, Deelarchief, Familiearchief, Huisarchief, Kabinetsarchief, Overheidsarchief, Persoonlijk archief, Verenigingsarchief

RT: Archiefstuk

Externe verwijzingen

Voorbeeld

Persoonlijke instellingen
Naamruimten
Varianten
Handelingen
Navigatie
Projecten
Hulpmiddelen
Delen