ICT Opdrachtgeverschap

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Inhoud

Inleiding

Informatietechnologie is belangrijk voor de archiefsector. Toch wordt nog te vaak zichtbaar dat archiefdiensten onvoldoende in staat zijn om als opdrachtgever complexe projecten aan te sturen, of te zorgen voor de implementatie van belangrijke principes die duurzame toegang tot archiefinformatie garandeert. De oorzaak ligt in gebrekkige kennis van projectmanagement en/of informatietechnologie.

In het voorjaar van 2014 hebben Tom Kuipers (Streekarchief Midden-Holland) en Luud de Brouwer (Regionaal Archief Tilburg) het initiatief genomen om voor archiefinstellingen een Community of Practice te starten over ICT-opdrachtgeverschap. BRAIN bleek bereid om deze community financieel te ondersteunen. Dat maakt het mogelijk om Karin van der Heiden in te huren om het proces te begeleiden en de verslaglegging en rapportage mee inhoud en vorm te geven. In wisselende samenstelling waren er in de periode september-december 2014 vier bijeenkomsten in de Chocoladefabriek in Gouda waarin ervaringen uit ICT-gerelateerde projecten zijn gedeeld. In mei 2015 is tijdens een laatste bijeenkomst deze (voorlopig laatste) versie van de leidraad voorgelegd.

Het resultaat van de bijeenkomsten wordt vastgelegd in een leidraad ICT opdrachtgeverschap die hier beschikbaar komt. De leidraad volgt de verschillende fasen die een ICT project doorloopt en doet aanbevelingen om archiefdiensten te ondersteunen bij het invullen van hun opdrachtgeverschap. De leidraad in de Archiefwiki staat open voor doorontwikkeling. Van de eerste versie van deze leidraad is ook een pdf-versie beschikbaar via de website van BRAIN.


Scope

De doelgroep voor dit document zijn de archiefinstellingen in Nederland. De opzet van dit document is zodanig dat het voor allerlei projecten een handig instrument kan zijn.


Introductie

Het is belangrijk een goed opdrachtgever te zijn

Elke archiefdienst komt regelmatig op het punt van aanschaf van nieuwe beheersoftware te staan, het ontwikkelen van nieuwe digitale diensten en bijbehorende software-applicaties voor depotbeheer, fotocollectie, archiefcollectie, bibliotheekcollectie, de ontwikkeling van een website of een andere software-applicatie. Inmiddels erkennen archiefdiensten het belang en de impact van een dergelijk project. Gaandeweg het proces blijken er vaak meer haken en ogen aan te zitten dan verwacht en achteraf klinkt de verzuchting dat 'met de kennis van nu' wellicht andere keuzes waren gemaakt.

Het is al vaker opgemerkt dat – hoe belangrijk ICT ook is voor de archiefsector – de relevante kennis over ICT en software in de meeste organisaties nog achterblijft of ontbreekt. Dat wordt zichtbaar in ICT-gerelateerde projecten waar de archiefdienst als opdrachtgever of klant bij betrokken is.

Dit document is bedoeld om archiefdiensten te ondersteunen betere opdrachtgevers en klanten te zijn. Het beschrijft in grote lijnen de aandachtspunten binnen een ICT-gerelateerd project, wat zijn de (belangrijke) beslismomenten in het proces en met welke aspecten moet je rekening houden. Het resultaat moet zijn: de oplevering van een goed werkend product die goed past binnen het applicatielandschap (of architectuur), met tevreden gebruikers door een efficiënt samenwerkingsproces met de leverancier. Daar hebben zowel de opdrachtgever als de leverancier een groot belang bij.

Dit document is opgebouwd uit de verschillende fasen die bij een beslissingstraject worden doorlopen. Niet elk project doorloopt hetzelfde traject of vraagt dezelfde beslissingen. Het document geeft een basisroute aan die gevolgd kan worden bij de keuze voor een ICT-leverancier en product. Niet elke organisatie hoeft de gehele route van begin tot eind te volgen. Elke fase kent een aantal aandachtspunten. Om snel zicht te krijgen op de aandachtspunten die van belang zijn voor je organisatie zijn fasen en aandachtspunten in een leeswijzer weergegeven.

Goed opdrachtgeverschap begint in de eigen organisatie

Goed opdrachtgeverschap vraagt om kritische zelfreflectie en zakelijk handelen. Evalueer regelmatig, bijvoorbeeld aan het einde van een fase. Een project dient te allen tijde gepauzeerd of stopgezet te kunnen worden als de deadlines en/of doelen niet (meer) haalbaar zijn.

Naast structuur is cultuur een bepalende factor in het succes van een ICT project. Is er bijvoorbeeld een competente projectleider die niet alleen kennis van ICT en projectmanagement heeft, maar ook ‘gevoel’ voor (de verhoudingen in) de organisatie? Heeft de organisatie het vermogen tot kritische zelfreflectie? Kent de organisatie een transparante cultuur en wordt er open met elkaar gecommuniceerd?

De interne communicatie met collega's en gebruikers en de externe communicatie met de leverancier(s) is misschien wel het belangrijkste onderdeel (en minst grijpbare aspect) van elk proces. Het gaat dan om de afspraken over bevoegdheden van de projectleider en die van de leden van de projectgroep, het commitment van de directie of andere (interne) opdrachtgever en het draagvlak onder de collega's die het nieuwe systeem of product gaan gebruiken. Een open geest en sfeer onderling en een constructieve, kritische houding binnen de organisatie, de projectgroep en met de leverancier(s) dragen allemaal bij aan een beter (project)resultaat.

Opdrachtgeverschap ICT is mensenwerk

Het succes van een ICT project wordt mede bepaald door dit soort menselijke factoren, die minder goed in een document te vangen zijn. Dat maakt ze niet minder belangrijk. Het is belangrijk je hiervan bewust te zijn.


Valkuilen

- Over de drempel van een project struikelen - ambities opgeven als de deadline nadert

- Ach, het is zo’n aardige man/vrouw, dat komt wel goed - denken dat zakelijk vastleggen van afspraken en een goede relatie niet samengaan.

- ICT?, dat moest ik even Googelen - denken dat informatietechnologie ver van je bed staat en dat je daar geen kennis van hoeft te hebben

- Ik heb geen idee waar hij het over heeft maar hij zal er wel verstand van hebben - niet door durven te vragen als je leverancier onbekende termen gebruikt, omdat je bang bent dat je dom lijkt

- Projectmatig werken? Dat kan ik wel! Investeer in een cursus projectmanagement, al is het maar om dezelfde taal te spreken met je projectpartners.


Woordenlijst


Leeswijzer

Fase 1: Voorbereiding
Informatietechnologie hoort thuis in het beleid van de organisatie, op meer dan alleen operationeel niveau. Houd het informatiebeleidsplan actueel. Kijk ook naar andere onderdelen van het beleid van de instelling en stel dat eventueel ter discussie.


Fase 2: Onderzoek en oriëntatie
Bevraag je eigen organisatie goed, zeker de mensen die met de nieuwe software aan het werk moeten. Vraag goed door en formuleer helder. Ga met een gedegen document waar draagvlak voor is de markt op en kijk wie er in aanmerking komt om offertes in te dienen. Houd rekening met financiële en technische randvoorwaarden.


Fase 3: Selectie
Door een Request for Proposal vraag je leveranciers naar een offerte voor hun oplossing voor de wensen en eisen die je in fase 2 hebt vastgesteld. Zorg dat voor beide partijen duidelijk is wat precies wordt bedoeld met de wensen en eisen. Een praktijktest brengt je verder naar een uiteindelijke keuze. Dat kan ook het stopzetten van het project zijn. Besteed aandacht aan de uitwerking van het contract. Dat is geen kwestie van “even een handtekening zetten”.


Fase 4: Realisatie en implementatie
In de realisatiefase kunnen nog bijstellingen nodig zijn. Bepaal vooraf hoe je met tussentijdse wijzigingen omgaat, ook naar je eigen organisatie toe, en leg dat vast. Bekijk of tijdens de realisatie werkende onderdelen getest kunnen worden. Voer verschillende testen uit om te beoordelen of het opgeleverde product doet wat is afgesproken.
Stel samen met de leverancier een plan voor de oplevering en de implementatie op. Denk aan opleiding van medewerkers, overdracht van documentatie, migratie van data, nazorg en herstelwerk.


Fase 5: Evalueer
Evalueer altijd! Leer van het proces dat je als organisatie hebt doorlopen en gebruik de leermomenten in een volgend project en deel ze met anderen.


Fase 6: Kennismanagement
Verwerk de opgedane kennis binnen het project in beleids- of andere plannen. Blijf investeren in de relatie met je leverancier. Word lid van de gebruikersvereniging en draag bij aan de doorontwikkeling van een product.

Meer informatie

Persoonlijke instellingen
Naamruimten
Varianten
Handelingen
Navigatie
Projecten
Hulpmiddelen
Delen