Archief

Uit ArchiefWiki
Versie door Erika (overleg | bijdragen) op 6 nov 2010 om 15:08
Naar navigatie springen Naar zoeken springen

Omschrijving

Archiefterminologie

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)

Geheel van Archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie.

Toelichting

  • Het begrip geheel impliceert, a. dat de plaats en de wijze van bewaring voor het begrip niet relevant is: een onderdeel van hetzelfde archief kan bij de archiefvormende organisatie berusten en een ander deel bij de archiefdienst; b. dat aan het archief op ieder moment van zijn bestaan, ongeacht het continue ontvangen en opmaken van archiefstukken, geen archiefstukken willekeurig kunnen worden toegevoegd of eruit verwijderd.
  • Zie voor het gedeelte van een archief dat bij een archiefdienst berust ook onder Archiefblok.
  • Zodra een archief gevormd wordt door een groep personen of een organisatie kan in principe iedere natuurlijke persoon of organisatieonderdeel die of dat een zekere zelfstandige handelingsbevoegdheid bezit binnen die groep of organisatie ook als Archiefvormer zelfstandig optreden. Dit komt vooral voor bij grote organisatie zoals ministeries. Ook kleine, weinig gereglementeerde organisaties hebben veelvuldig zelfstandige organisatorische onderdelen, die zelfstandige archiefvormers zijn. De administratieve zelfstandigheid wordt bepaald door zaken als het notuleren van de vergaderingen zonder dat daarover verantwoording wordt afgelegd, het voeren van een briefwisseling op eigen gezag of een eigen financiële administratie. Voorbeelden: Rijkswaterstaat binnen het Ministerie van Verkeer en Waterstaat, regionale directies van Rijkswaterstaat binnen Rijkswaterstaat, kabinetsarchief van een provinciaal archief, bestuursarchief en directiearchief binnen één stichting, diaconiearchief binnen het archief van een hervormde gemeente. Binnen een familie- of huisarchief onderscheidt men persoonlijke archieven (zie onder).
  • Bij dergelijke organisaties zou men wellicht beter het begrip archief alleen in het meervoud gebruiken, waardoor men het archief gevormd door een centrale griffie of secretarie onderscheidt van de soms vele door afzonderlijke personen of organisatieonderdelen gevormde archieven. Ook zou men het archief als geheel (enkelvoud) kunnen afzetten tegen de afzonderlijke archieven van de afzonderlijke archiefvormers, en deze laatste categorie omschrijven met de term deelarchieven. In dit begrip Deelarchief wordt het element deel- altijd vervangen door de benaming van de zelfstandige archiefvormer: bijvoorbeeld kabinetsarchief, dienstarchief, commissiearchief, persoonlijk archief. Gebruikelijk is om zowel voor het geheel van archieven als voor elk archief afzonderlijk het enkelvoud te gebruiken. Daardoor vertoont de Archivistiek een overeenkomst met de christelijke theologie.
  • Een Afgesloten archief is een archief waarin geen nieuwe archiefstukken worden opgenomen, en wel doordat de archiefvormer is opgehouden (zelfstandig) te functioneren.
  • Toegevoegde kwalificaties kunnen ook het type archiefvormer weergeven: persoonlijk archief, bedrijfsarchief, overheidsarchief, enz.
  • Bijzondere vormen van archieven van groepen personen zijn het Familiearchief: een overgeleverde combinatie van archieven van personen die tot elkaar in familiebetrekking staan, en het Huisarchief: een overgeleverde combinatie van archieven van personen, die hetzelfde perceel of landgoed hebben bewoond. Ook een Bedrijfsarchief kan deel uitmaken van een familie- of huisarchief, namelijk een geheel van archiefstukken afkomstig van individuele personen (firmanten) betreffende de uitoefening van het familiebedrijf, dat geen rechtspersoonlijkheid bezit. Als er geen stukken betreffende privé-aangelegenheden in een dergelijk familiearchief voorkomen, spreekt men eveneens van een bedrijfsarchief.
  • Het fysieke beheer van digitale archiefstukken vindt veelal plaats door een ander organisatieonderdeel dan het inhoudelijke.
  • Dit is de archivistische definitie. In meer algemene zin wordt het woord archief binnen het Archiefwezen ook gebruikt voor: a. Archiefdienst, vaak in combinatie met een voorvoegsel: rijks-, gemeente-, waterschaps-, streek-, huis- of bedrijfsarchief; b. de Verzameling archieven die onder een archiefdienst berusten; c. de ruimte waarin deze worden bewaard; zie Archiefdepot; d. het gehele gebouw van een archiefdienst. Buiten het archiefwezen wordt het ook gebruikt voor: a. een organisatie die (historische) verzamelingen beheert; zie hiervoor ook bij de toelichting van Collectie en b. in de titel van tijdschriften met een historische of documentaire doelstelling.
  • Voor een persoonlijk archief dat tevens vele andere documenten of collecties bevat gebruikt men ook de term Papieren. Dit gebruik wordt ontraden.
  • Een Fonds is een in dezelfde archiefbewaarplaats berustende groep gelijksoortige of verwante archieven. Het gebruik van deze term als synoniem voor archief, namelijk als adaptatie van het Engelse of Franse fonds (d'archives) wordt ontraden. Zie ook onder Structuurbeginsel.
  • Zie voor de verhouding tussen de zelfstandige archiefvormers en de zorgdrager, beheerder of actor onder Archiefvormer.

Bron

Lexicon van Nederlandse archieftermen (1983)

Een archief is het geheel van Archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen.

Toelichting

Door deze definitie is het niet noodzakelijk afzonderlijke definities te geven van termen als "Persoonlijk archief", bedrijfs- en verenigingsarchief. Van Familiearchief en Huisarchief zijn daarentegen wel afzonderlijke definities opgenomen om te voorkomen dat deze op grond van het Bestemmingsbeginsel gesplitst zouden moeten worden in een aantal persoonlijke archieven. Het komt voor dat rechten of functies van de ene archiefvormende instelling of persoon overgaan op een andere en dat in dergelijke gevallen de desbetreffende archiefbescheiden mede worden overgedragen. Men noemt dit "Deponeren" van archieven. Van deponeren is ook sprake, wanneer een ondergeschikte functionaris of een commissie met speciale opdracht, na beëindiging van de werkzaamheden, de tijdens de uitvoering daarvan ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden overdraagt. De [Handleiding]] geeft in de paragrafen 52-55 enige vingerwijzigingen hoe men moet handelen ten aanzien van de plaatsing van gedeponeerde archieven.

Overgenomen uit

Internationaal

Relaties

USE: Archiefdepot, Archiefdienst, Collectie,

UF: Papieren, Fonds

NT: Afgesloten archief, Bedrijfsarchief, Deelarchief, Familiearchief, Huisarchief, Kabinetsarchief, Overheidsarchief, Persoonsarchief, Verenigingsarchief

RT: Archiefstuk

Externe verwijzingen

Voorbeeld