1. Inleiding

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Doel[bewerken]

In het eerste artikel van de Archiefwet 1995 is vastgelegd dat ook digitale informatie van de overheid tot de archiefbescheiden kan worden gerekend. In de Archiefregeling is vervolgens uitgewerkt waaraan (te bewaren) digitale archiefbescheiden moeten voldoen, hetgeen als volgt kan worden samengevat :

  • het is wat het beweert te zijn (authentiek)
  • het is een accurate voorstelling van de transactie waar het over handelt (betrouwbaar)
  • het is niet ongeautoriseerd te veranderen en veranderingen zijn na te gaan (integer)
  • het is vindbaar, raadpleegbaar en begrijpelijk binnen de originele context (bruikbaar)

Het internationaal aanvaarde Open Archival Information System (OAIS)-model kan helpen bij de ontwikkeling van een informatiebeheer- en archiveringssysteem dat duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden ondersteunt . Er bestaan inmiddels meerdere internationaal gebruikte instrumenten voor de toetsing van e-depots die op basis van OAIS zijn ingericht.

Het is niet de bedoeling ED3 te positioneren als weer een nieuwe norm, maar als een afgeleid toetsingsinstrument voor een e-depot, dat primair geënt is op de Nederlandse archiefwetgeving en archiveringspraktijk.


Toepassingsgebied[bewerken]

Binnen ED3 gaan we uit van de volgende definitie van een e-depot:

Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

Een e-depot is dus te vergelijken met een analoge archiefruimte of –bewaarplaats, die conform de Nederlandse archiefwetgeving bestemd is voor permanent te bewaren archiefbescheiden . In de praktijk zullen er, net als bij analoge archiefruimten en –bewaarplaatsen, ook vernietigbare archiefbescheiden in een e-depot worden beheerd. Alle archiefbescheiden die pas na langere termijn vernietigbaar zijn, moeten immers gedurende die tijd net zo nauwgezet worden behandeld als te bewaren archiefbescheiden. Voor digitale archiefbescheiden die zeven jaar of langer moeten worden bewaard, is plaatsing onder controle van een e-depot daarom geen onlogische keuze. Een en ander betekent echter wel, dat ook het uitvoeren van procedures voor waardering, selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden in een e-depot mogelijk moet zijn. Eisen met betrekking tot de waarderings- en selectieprocedures zelf vallen echter buiten het bestek van ED3. Het uitgangspunt blijft namelijk dat het e-depot permanent te bewaren bescheiden bevat.

afb. 1 : Digitale archiefbescheiden in samenhang.

Voor het begrip van de behandeling van digitale informatie maakt het OAIS onderscheid tussen verschillende stadia (aanbieden, opnemen, beschikbaar stellen). Dit is overgenomen in ED3 als indeling voor digitale archiefbescheiden (afb. 1).


Het digitaal archiefstuk, zoals ontstaan en gebruikt in de werkprocessen van de archiefvormer, wordt bij overdracht het aangeboden digitaal archiefstuk (ADA) voor het e-depot. Daar wordt het via de procedure van opname bewerkt tot opgenomen digitaal archiefstuk (ODA), geschikt voor blijvende bewaring. Er kunnen naast nieuw gevormde representaties ook oorspronkelijke representaties worden beheerd als ODA, bijvoorbeeld naast PDF’s ook Word-bestanden, zodat later eventueel emulatie mogelijk is. Op basis van de vraagstelling van geautoriseerde gebruikers wordt door het e-depot het beschikbare digitaal archiefstuk (BDA) aangeboden. Dit levert niet alleen nieuwe metadata over het gebruik van het ODA op, maar kan ook leiden tot een nieuwe representatie van het ODA die wordt opgenomen.



Achtergronden[bewerken]

De eerste versie van ED3 ging uit van een vertaling van TRAC inclusief de opbouw en indeling. Deze versie kende drie waarderingsniveaus van criteria, namelijk die van doorslaggevend belang, van groot belang en van normaal belang. In het gebruik van de eerste versie bleek, dat de criteria vereenvoudigd en algemener gesteld konden worden. De nieuwe versie 2.0 kent alleen nog eisen van doorslaggevend belang, soms door samenvatting op een hoger niveau, soms door weglating van eisen uit versie 1. Zo is een meer generieke set van eisen ontstaan, die gebruikers meer uitnodigt om zelf over de invulling na te denken. Dit is anders dan de uitwerking van TRAC in de ISO 16363:2012, waar een veel gedetailleerdere invulling wordt gegeven. Wel is het geheel in lijn met de NEN-ISO 15489-1:2001 die het vaststellen van uitgangspunten als ruggengraat van archiefmanagement ziet.

afb. 2 : Verhouding digitale archiefbescheiden met wetgeving en standaarden. *Niet alleen een DMS en/of RMA, maar ieder systeem waarin archiefbescheiden kunnen voorkomen die opname in een e-depot kunnen vergen.

Met een generieke weergave van eisen en Nederlandstalige terminologie is ED3 naar wij hopen ook geschikter gemaakt voor een brede doelgroep van beslissers, bouwers, controleurs en toezichthouders die onder de werking van de Archiefwet 1995 vallen.

Bij de eisen spelen naast wet- en regelgeving ook erkende standaarden een rol. In het overzicht hiernaast is dat schematisch in beeld gebracht.

De archiefwetgeving richt zich op de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden, waarbij de Archiefregeling speciaal voor te bewaren archiefbescheiden een nadere invulling geeft. De NEN-ISO 15489 is bedoeld voor het informatiemanagement en de NEN-ISO 27001 voor de beveiligingsaspecten daarvan. Een nadere invulling voor de te gebruiken programmatuur wordt in de NEN 2082 gegeven. De NEN-ISO 23081 biedt standaarden voor de toe te kennen metadata en de NEN-ISO 16175 geeft standaarden voor archiefbescheiden in kantooromgevingen. De ISO 14721 tenslotte is een model archiveringssysteem voor lang te bewaren digitale archiefbescheiden, uitgewerkt in een set van eisen in de ISO 16363.

Het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) is een instrument voor de opbouw en interne beoordeling van de inrichting van digitale systemen op basis van de bestaande wet- en regelgeving. Het kan worden ingezet voor de actuele, dynamische beheeromgeving van digitale archiefbescheiden en is geen toetsinstrument voor een e-depot, zoals ED3 beoogt.

In het Nederlandse archiefwezen wordt uitgegaan van het overbrengen van te bewaren archiefbescheiden, zoals vastgelegd in artikel 12 en 13 van de Archiefwet 1995. Volgens het concept van het records continuum dienen archiefbescheiden, ongeacht selectiecriteria, in de tijd verschillende belangen en moeten ze daarom ook voortdurend betrouwbaar worden beheerd. Het ligt volgens dit concept voor de hand om daarom één beheeromgeving voor alle archiefbescheiden in te richten. Bij de formulering van de eisen van ED3 is gekozen voor de neutrale term ‘beheerorganisatie’, zodat iedere digitale beheeromgeving kan worden getoetst op haar kwaliteit voor te bewaren archiefbescheiden, hoe ook vormgegeven.


Structuur[bewerken]

afb. 3 : Structuur van ED3

Op basis van het voorgaande is een toetsinstrument ontstaan dat, evenals TRAC, opgebouwd is uit drie onderdelen:

In onderdeel A staan de criteria waaraan de beheerorganisatie, waaronder de bewaaromgeving functioneert, moet voldoen. Bij de inrichting van een e-depot, bijvoorbeeld als gemeenschappelijke regeling tussen meerdere overheden, kunnen deze criteria worden gebruikt als checklist. Nog meer dan bij een (analoge) archiefbewaarplaats strekken de eisen zich bij een e depot ook uit tot de organisatie, omdat de inrichting daarvan cruciaal is voor het waarborgen van de kwaliteit van de interne beheerprocessen.

Onderdeel B bevat criteria voor de beheerprocessen van de beheerorganisatie. Deze zijn gebaseerd op de eisen van de archiefwetgeving en moeten vooral de kwaliteit van digitale archiefbescheiden waarborgen. In elk stadium waarin een digitaal archiefstuk kan verkeren (ADA, ODA, BDA) moeten de juiste metadata opgenomen, gegenereerd, toegevoegd en in samenhang beheerd kunnen worden om aan de archiefwetgeving te kunnen voldoen. De criteria zijn bedoeld als middel om de kwaliteit van zorg en beheer te kunnen beoordelen, zodat op basis daarvan vertrouwen in de beheerde digitale overheidsinformatie kan worden gesteld.

Onderdeel C gaat over de techniek van de bewaaromgeving. In de praktijk zullen deze criteria grotendeels samenvallen met een uitgebreide ICT-audit, omdat er al vele standaarden voor een goed werkende digitale infrastructuur bestaan. Nieuw in deze versie zijn de apart geformuleerde eisen met betrekking tot de serverruimte.


Termen en definities[bewerken]

Terminologie en definities zijn voor begrip en gebruik van ED3 van cruciaal belang, te meer omdat de gebruikte termen zijn afgeleid van internationale begrippen en in het Nederlands vaak nog niet elders gedefinieerd zijn.

In ED3-term zijn de belangrijkste op een rij gezet, met verwijzing naar corresponderende termen uit het Open Archival Information System (OAIS) en mogelijke verwijzingen naar de Archiefregeling.


Conformiteit[bewerken]

Net als bij alle andere vormen van audits, is conformiteit aan ED3 het resultaat van interpretatie en beoordeling: het e-depot van een beheerorganisatie voldoet, wanneer de auditor/toezichthouder vindt dat aan alle eisen van ED3 is voldaan. Daarnaast is het doel van een ED3-toetsing het in gang zetten en beoordelen van het proces van continue verbetering van het e-depot. Dit impliceert dat een eindoordeel niet simpel een “goed” of “fout” zal behelzen, maar tevens onderdelen aangeeft die verbetering behoeven.

Navigatie[bewerken]

Naar de Eisen