Aandachtspunt 1. Neem ICT informatiebeheer op in alle lagen van de organisatie

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Fase 1: Voorbereiding[bewerken]

In deze fase onderzoek je welke oplossing voor het probleem (of vraag of functionaliteit) geschikt is. Wat is het probleem waarvoor je een oplossing wilt? Welke oplossing past het best bij het probleem? Vraag je daarbij af of software dit probleem oplost. De app is een mooi voorbeeld. Ze zijn immens populair, maar hoeveel van deze (erfgoed) apps lossen daadwerkelijk een probleem op?

De projectleider (-groep) toetst hoe de gewenste software bijdraagt aan de realisatie van de doelstelling van de organisatie en welke andere doelstellingen en uitgangspunten van de organisatie relevant zijn bij de keuze voor een oplossing.


Aandachtspunt 1. Neem ICT informatiebeheer op in alle lagen van de organisatie[bewerken]

Is je organisatie bewust van het belang van ICT? Wordt bijvoorbeeld gezien dat er samenhang tussen systemen is, dat er sprake is van interoperabiliteit, en dat systemen daarmee afhankelijk (kunnen) zijn van elkaar. Kortom, past het binnen de architectuur van de organisatie. Een verandering in het ene systeem kan grote gevolgen hebben voor (de werking van) een ander systeem. Het is van belang te beseffen dat producten niet geïsoleerd kunnen worden ingekocht.

Een informatieplan kan dit doorbreken. Idealiter heeft een archief een informatie(beleids)plan waarin digitale plannen voor de komende jaren zijn benoemd en waarin de keuze voor nieuwe softwareoplossingen een zekere beleidsmatige inbedding heeft. Een informatie(beleids)plan beschrijft weliswaar niet hoe je ICT-projecten aanpakt, maar er staan, als het goed is, wel keuzes in die je in het projectplan kunt implementeren. Wellicht zijn uitgangspunten geformuleerd die gevolgen hebben voor het keuzeproces en de implementatie(wijze) van nieuw aan te schaffen of te ontwikkelen software.

Breng daarnaast ook goed in kaart welk probleem de software moet gaan oplossen. Beantwoord de vraag of software daarvoor wel de (enige of juiste) oplossing is. Wellicht kan het ook in een andere dienst worden gevonden?


Meer lezen[bewerken]


Volgend aandachtspunt[bewerken]

>> Door naar Fase 1 - Aandachtspunt 2. Check het beleid