Aandachtspunt 2. Check het beleid

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Fase 1: Voorbereiding[bewerken]

In deze fase onderzoek je welke oplossing voor het probleem (of vraag of functionaliteit) geschikt is. Wat is het probleem waarvoor je een oplossing wilt? Welke oplossing past het best bij het probleem? Vraag je daarbij af of software dit probleem oplost. De app is een mooi voorbeeld. Ze zijn immens populair, maar hoeveel van deze (erfgoed) apps lossen daadwerkelijk een probleem op?

De projectleider (-groep) toetst hoe de gewenste software bijdraagt aan de realisatie van de doelstelling van de organisatie en welke andere doelstellingen en uitgangspunten van de organisatie relevant zijn bij de keuze voor een oplossing.


Aandachtspunt 2. Check het beleid[bewerken]

Wellicht is er dus een informatie(beleids)plan waar je op kunt terugvallen, óf dat je ter discussie stelt op het moment dat er een nieuwe ontwikkeling nodig is. Wees je ervan bewust dat je wellicht een goed project uitvoert, maar binnen het verkeerde beleid. Eerder geformuleerd beleid kan je tijdens innovatie in de weg zitten. Het is dan noodzakelijk om het bestaande beleid ter discussie te stellen en/of opnieuw te formuleren.

Zoek in ieder geval uit welke uitgangspunten die van toepassing zijn op dit project de organisatie al heeft vastgesteld. Denk daarbij aan: architectuur en standaarden (open toegang), duurzaamheid, open data, leveranciersonafhankelijkheid, aanschaf van proven technology (off the shelf), willen “koplopen”, etc. Zijn deze uitgangspunten in het beleid nog adequaat of moeten ze – op bepaalde aspecten - worden aangepast?

Een randvoorwaarde kan ook zijn dat het project samen met een partner moet worden uitgevoerd. In dat geval zal een deel van de stappen met een gezamenlijk projectteam worden uitgevoerd.

Voorbereiden gaat over meer dan informatiebeheer en ICT. Controleer bijvoorbeeld ook het inkoopbeleid. Hanteert je organisatie eigen inkoop- en leveringsvoorwaarden? Check ook de voorwaarden van de organisatorische context van de instelling. Als je niet zelfstandig bent maar bijvoorbeeld binnen een gemeentelijk, regionaal of rijksnetwerk opereert, heb je te maken met overkoepelend beleid.


Meer lezen[bewerken]


Volgend aandachtspunt[bewerken]

>> Door naar Fase 2 - Aandachtspunt 3. Breng de wensen en eisen in kaart