Aandachtspunt 3. Breng de wensen en eisen in kaart

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Fase 2 : Onderzoek en oriëntatie[bewerken]

In deze fase krijg je inzicht in de wensen en eisen van de eigen organisatie en het aanbod van de verschillende marktpartijen.


Aandachtspunt 3. Breng de wensen en eisen in kaart.[bewerken]

Het kan soms lastig zijn intern goed te verwoorden wat de echte wensen en eisen zijn. Binnen de organisatie denkt niet iedereen op dezelfde manier over wat een oplossing wel en niet moet kunnen. Het is daarom belangrijk voldoende tijd te nemen om de wensen en eisen goed te formuleren. Het inroepen van externe hulp hierbij is vaak geen overbodige luxe. De ervaring leert dat in deze fase de ba sis voor een succesvol project wordt gelegd. Aarzel niet om net zo vaak naar verschillende belanghebbenden (bestuur, directie, medewerkers, gebruikers etc,) terug te gaan en door te vragen als nodig is om tot een goed inzicht te komen. Het moet voor iedereen duidelijk zijn wat er wordt bedoeld met de beschreven functionaliteiten en wat men wil doen met het product.

Door de verwachtingen van de toekomstige gebruikers goed in kaart te brengen (en te begrenzen waar nodig: niet alles kan!) krijg je scherp geformuleeerde wensen en eisen en heldere acceptatiecriteria voor de leverancier.

Grenzen gelden niet alleen bij een leverancier/ontwikkelaar, maar ook de interne organisatie kan door technische en/of organisatorisch belemmeringen een project/ambitie begrenzen (beperken?). Houd bijvoorbeeld rekening met de technische voorwaarden van je eigen servers en andere onderdelen van de ICT-architectuur. Besteed je alles uit in de cloud of plaats je de software op je eigen netwerk? Breng de voor- en nadelen in kaart van uitbesteden. Wegen de voordelen op tegen de nadelen als je kijkt naar de ambities en het beleid van de organisatie.

Denk ook aan de financiële randvoorwaarden van het project voor de aanschaf van software. Wat is het budget voor aanschaf en implementatie (incidentele kosten)? Houd ook rekening met de beheerkosten (hosting, applicatiebeheer, licenties e.d.) die structureel zijn.

Richt een projectgroep in om onderstaande vragen te beantwoorden:

  • Breng alle stakeholders in kaart, niet alleen het 'publiek' maar ook het bestuur, de directie of projectmedewerkers en vooral alle in- en externe gebruikers.
  • Wil je als organisatie volledig 'ontzorgd' worden of heb je voldoende kennis en middelen om zelf mee te ontwikkelen? Hoeveel uur ben je bereid beschikbaar te stellen voor dit project?
  • Wat zijn de technische voorwaarden waaraan de software moet voldoen binnen het bestaande netwerk. Zorg voor een projectmedewerker die goed thuis is op dit gebied. Dat voorkomt eventuele (kostbare) aanpassingen in een latere fase.


Volgend aandachtspunt[bewerken]

>> Door naar Fase 2 - Aandachtspunt 4. Formuleer functionele en technische eisen