Aandachtspunt 6. Doe een offertevraag “Request for proposal”

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Fase 3: Selectie[bewerken]

Het doel van deze fase is het maken van een eerste keuze voor één of een paar leveranciers en het in detail toetsen of deze leverancier(s) voldoet/voldoen aan de gestelde eisen.


Aandachtspunt 6. Doe een offertevraag 'Request for proposal'[bewerken]

Stel op basis van de vorige fase een shortlist op en nodig een paar leveranciers uit voor één of meerdere gesprekken. Daarin vraag je de leveranciers een concrete presentatie te geven van hun oplossingsrichting of het product dat van toepassing is op je vraag. Vraag zoveel mogelijk door aan de hand van in kaart gebrachte wensen en eisen en pas desnoods je functionele en technische eisen aan op basis van de feedback van de leverancier(s).

Het kan nuttig zijn om een selecte groep stakeholders in te zetten bij het beoordelen van deze demo. (Je kunt eventueel ook externe gebruikers laten reageren). In de gesprekken wissel je informatie uit op basis waarvan de leveranciers een specifiekere offerte kunnen opstellen. Het is mogelijk dat door deze gesprekken de oorspronkelijke functionele en technische eisen aangepast of aangescherpt worden. Het is in deze fase belangrijk om duidelijk te krijgen dat zowel de leverancier als de opdrachtgever hetzelfde bedoelen.

Stel een lijst op van punten waarop je de offertes en de demonstraties wilt vergelijken en beoordelen. Communiceer deze criteria met de geselecteerde leveranciers. Formuleer ook formele - niet softwarespecifieke - eisen waar de leverancier aan moet voldoen (denk aan omvang, kredietwaardigheid, omvang gebruikersgroep, gebruik van standaarden of open source software, organisatie van structureel beheer en onderhoud, exportfuncties, etc.). Bedenk op voorhand ook met wat voor soort organisatie je wilt samenwerken en welke eisen hierbij horen. Hoge kredietwaardigheid en veel voorbeeldimplementaties kan zich ook vertalen in niet-flexibel. Flexibiliteit is echter ook niet heilig. Kleine organisaties (leveranciers) kunnen heel flexibel zijn maar kunnen zij ook garanderen dat de oplossing op de lange termijn goed wordt beheerd en doorontwikkeld?

De keuze voor een product is een meerjarenkeuze. Een succesvolle keuze wordt niet alleen bepaald door het product van de leverancier, maar ook door de leverancier zelf. Het moet dus ook gaan over de leverancier en niet alleen zijn product. Passen de waarden en visie van de leverancier bijvoorbeeld bij de visie en waarden van je eigen archiefdienst?

Vraag in deze fase leveranciers ook naar een globale inschatting van de kosten en beslis op basis daarvan of er een aanbestedingstraject moet worden gevolgd of niet. Let op dat je boven een bepaald bedrag uitkomt op een formeel aanbestedingstraject.

Gebruik de uitkomst van de 'proposals' voor het maken van een voorlopige keuze. Een vervolgstap kan zijn het (laten) uitvoeren van een Proof of Concept (PoC). Hierin wordt de softwareoplossing in een basisimplementatie getest.

Meer lezen[bewerken]


Volgend aandachtspunt[bewerken]

>> Door naar Fase 3 - Aandachtspunt 7. Vraag om een praktijktest, “proof of concept”