Aandachtspunt 8: Werk het contract uit

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Fase 3: Selectie[bewerken]

Het doel van deze fase is het maken van een eerste keuze voor één of een paar leveranciers en het in detail toetsen of deze leverancier(s) voldoet/voldoen aan de gestelde eisen.


Aandachtspunt 8. Verstrek de opdracht en werk het contract uit[bewerken]

Als je een afgewogen keuze hebt gemaakt voor een leverancier en/of een product dan volgt de opdrachtverstrekking.

Laat het contract uitwerken voor de aanschaf (realisatie) en implementatie van de applicatie en laat het beoordelen door een jurist en/of expert. Juridisch advies op het gebied van ICT en internet is een specifiek specialisme. Zoek bij voorkeur een gespecialiseerde ICT jurist.

De overeenkomst moet ten minste op de volgende vragen antwoord bieden: Zijn er algemene voorwaarden van toepassing? Zijn deze voorwaarden aan jou overhandigd en wanneer? Zorg ervoor dat je eigen algemene inkoop- of leveringsvoorwaarden, als je die hebt, van toepassing zijn. Komt de definitieve prijs overeen met het aanbod en vraag? Kloppen de betalingsafspraken m.b.t. termijn e.d.? Is het eigendomsrecht van data vastgelegd, en welke voorwaarden zijn verbonden aan de export van de eigen data? Wat wordt er precies opgeleverd? Is training een onderdeel van de afspraak? De migratie van data? Wat is de planning daarvan? Wat is de vereiste kwaliteit van dat wat opgeleverd wordt? Wie heeft welke verantwoordelijkheid voor welk onderdeel van de implementatie? Wie is aanspreekpunt en verantwoordelijk bij de leverancier(s) en bij de opdrachtgever? Leg bij meerdere leveranciers ook de onderlinge verhoudingen en verantwoordelijkheden vast. Wat is er geregeld als de leverancier failliet gaat? Waar staat mijn data? Wat is de looptijd van het contract? Is tussentijds opzeggen mogelijk? Wat zijn de kosten voor het ontbinden van het contract?

Bepaal of het relevant is om afspraken te maken over eigendomsrecht van (delen) van een te ontwikkelen applicatie. En maak afspraken over de OTAP inrichting (ontwikkel, test, acceptatie en productie omgeving).

Maak afspraken over betaling op basis van geaccepteerde resultaten. Houd ‘wisselgeld’ als de implementatie niet goed verloopt. Leg afspraken over planning en tussentijdse resultaten vast, verbind er eventueel een bonus-malus regeling aan. Let op: dit kan alleen als beide partijen zich aan deze afspraken kunnen binden.

Bespreek de inhoud en reikwijdte van het Service Level Agreement en voeg die als bijlage aan het contract toe. In een SLA staan afspraken over beheer en updates en de communicatie daarover (tijdig melden bijvoorbeeld). Ook wordt beschreven welke dienst de leverancier precies levert. De response- en oplostijden worden afgesproken en welke tarieven daarvoor worden gehanteerd.

Houd dit deel van het traject zakelijk. Het is beter om goede afspraken te maken over mogelijke problemen en oplossingen wanneer de relatie (nog) goed is. Houd de relatie dus ook goed! Veel ergernissen ontstaan juist doordat er verschillende verwachtingen of opvattingen zijn over aspecten van de opdracht. Dat kan worden voorkomen met goede afspraken die aan het begin van een project worden vastgelegd. Daarmee is een bron van ergernis later in het traject al weggenomen.


Meer lezen[bewerken]


Volgend aandachtspunt[bewerken]

>> Door naar Fase 4 - Aandachtspunt 9. Wees actief betrokken bij de realisatie