Artikel 11 Archiefbesluit 1995

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Tekst[bewerken]

Artikel 11

  1. De zorgdrager treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.
  2. Bij ministeriële regeling worden nadere regels gesteld omtrent de duurzaamheid van de in het eerste lid bedoelde archiefbescheiden.


Toelichting[bewerken]

De in artikel 21, eerste lid, van de wet voorgeschreven regels betreffende de duurzaamheid van door overheidsorganen op te maken archiefbescheiden vormen een uitwerking van de algemene regel uit artikel 3 van de wet, die overheidsorganen verplicht hun archiefbescheiden in goede staat te brengen en te bewaren.
De wet geeft niet de bevoegdheid regels te stellen betreffende de duurzaamheid van door overheidsorganen ontvangen archiefbescheiden. Daarom beperkt artikel 11 zich tot de door de zorgdrager opgemaakte archiefbescheiden.
Artikel 11 is voorts beperkt tot de permanent te bewaren archiefbescheiden en wel vanaf het moment waarop de archiefbescheiden zijn opgemaakt. Aan de duurzaamheid van de op termijn te vernietigen archiefbescheiden en aan de duurzaamheid van ontvangen archiefbescheiden worden geen bijzondere eisen gesteld; deze archiefbescheiden moeten wel in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht en bewaard worden (voor wat vernietigbare archiefbescheiden betreft: tot de vernietigingstermijn is aangebroken). Daardoor wordt ook voorkomen dat toepassing van artikel 3 van de wet wordt uitgesteld tot de termijn voor vernietiging of overbrenging is aangebroken.
Het eerste lid verplicht de zorgdrager zodanige voorzieningen te treffen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. De zorgdrager is er overigens vrij in te bepalen welke voorzieningen hij daartoe treft zolang maar aan dat duurzaamheidscriterium voldaan wordt. Voor zowel papieren als niet-papieren archiefbescheiden geldt dat, indien door de aard van de oorspronkelijk gebruikte materialen en programmatuur aan het duurzaamheidsvereiste niet (langer) voldaan kan worden, overgegaan moet worden tot vervanging van de archiefbescheiden door reproducties (ingevolge artikel 7 van de wet). Zo zullen bijvoorbeeld in vele gevallen ontvangen faxberichten (voor zover het archiefbescheiden betreft en voor zover deze ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen) door een reproductie op een duurzamer gegevensdrager moeten worden vervangen. Hetzelfde geldt voor de vervanging van elektronische archiefbescheiden.
Het voor de duurzaamheid gekozen criterium (dat na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang is te constateren bij het raadplegen van de archiefbescheiden) is ontleend aan de Nederlandse norm NEN 2728 voor permanent houdbaar papier. Door middel van testmethoden zal bepaald kunnen worden of een gegevensdrager aan het criterium voldoet. Zo dienen gegevensdragers zodanige fysische eigenschappen te bezitten dat zij na versnelde veroudering door verhitting (overeenkomend met 100 jaar natuurlijke veroudering) nog ten minste gelijk zijn aan 80% van hun oorspronkelijke kwaliteit. De achteruitgang is dan zo langzaam dat permanente houdbaarheid aannemelijk is.
Het gekozen criterium brengt met zich mee dat niet alleen aan de archiefbescheiden kwaliteitseisen worden gesteld: ook hun verpakking (dat wil zeggen de te gebruiken dozen, dossieromslagen, hechtmechanieken) en de wijze waarop de archiefbescheiden bewaard worden, moeten er toe bijdragen dat na ten minste honderd jaar geen noemenswaardigde achteruitgang zal zijn te constateren.
In tegenstelling tot papieren archiefbescheiden wordt de duurzaamheid van elektronische archiefbescheiden niet alleen bepaald door de duurzaamheid van de drager, maar ook door de kwaliteit van de programmatuur voor opslag, verwerking en raadpleging van de gegevens. Ook deze kwaliteit moet voldoen aan het in het eerste lid genoemde criterium.
In tegenstelling tot de Raad voor het cultuurbeheer is door verscheidene van de hierboven genoemde organisaties aangedrongen op, bij ministeriële regeling te stellen, nadere regels met betrekking tot de duurzaamheid van archiefbescheiden alsmede regels met betrekking tot het in geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden (zie voor deze laatste regels artikel 12).
De in het tweede lid van artikel 11 bedoelde nadere regels omtrent de duurzaamheid zullen onder meer betrekking hebben op de testmethoden volgens welke materialen en opslagmethoden aan het in het eerste lid genoemde duurzaamheidsvereiste kunnen worden getoetst. Daarbij zal zoveel mogelijk worden aangesloten bij normen als de eerder genoemde NEN 2728 en aan door het Centraal Laboratorium voor Onderzoek van Voorwerpen van Kunst en Wetenschappen vastgestelde kwaliteitseisen voor archiefomslagen, hechtmechanieken enz. Verder is het de bedoeling om voor te schrijven dat materialen die aan sterkere chemische reacties onderhevig zijn dan papier, zoals foto's, afzonderlijk worden verpakt.

Opmerking[bewerken]

De ministeriële regeling genoemd in lid 2 is uitgewerkt in de per 20 september 2001 in werking getreden Regeling duurzaamheid archiefbescheiden en is per 1 april 2010 vervangen door Hoofdstuk 2 van de Archiefregeling 2009.

vorige:
Artikel 10
Archiefbesluit 1995
Hoofdstuk IV
volgende:
Artikel 12