Artikel 17 Archiefregeling 2009

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Tekst[bewerken]

Artikel 17. Context en authenticiteit
De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:

a. de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces;
b. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt;
c. de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden;
d. de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten; en
e. de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden worden bewaard of beheerd.


Toelichting[bewerken]

Dit artikel is inhoudelijk gelijk aan artikel 2 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden en heeft betrekking op de context en authenticiteit van archiefbescheiden.
Contextinformatie is essentieel voor de toegankelijkheid van archiefbescheiden, zoals de toelichting op artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 aangeeft. De contextinformatie geeft aan waarom archiefbescheiden zijn gemaakt, door wie, wanneer en waar, en stelt zo de gebruiker in staat de archiefbescheiden te interpreteren; ook als de oorspronkelijke omgeving waarin ze zijn ontstaan en een rol hebben vervuld, niet meer bestaat.
Het begrip context betreft zowel de relatie met het werkproces als de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden. In artikel 19 is voorgeschreven de gegevens, bedoeld in artikel 17, onder te brengen in een te ontwerpen, samenhangende structuur van alle metadata-elementen: een metadataschema.
De contextgegevens zijn tevens van belang voor de authenticiteit van archiefbescheiden. Authenticiteit wil zeggen dat te allen tijde kan worden vastgesteld waar archiefbescheiden vandaan komen, om zo hun ‘identiteit’ vast te kunnen stellen.
In onderdeel a is bepaald dat inhoud, structuur en verschijningsvorm van de archiefbescheiden – zoals op het moment dat zij een rol vervulden in het bedrijfsproces en voor zover op dat moment kenbaar moesten zijn – te allen tijde moeten kunnen worden vastgesteld. Onder structuur wordt binnen de archivistiek het logische verband bedoeld tussen de elementen van een document of een archief. (Voor digitale archiefbescheiden geldt dat tevens het ‘gedrag’ moet kunnen worden vastgesteld; zie artikel 21 alsmede de toelichting daarop.) Ook deze aspecten zijn van belang voor de authenticiteit. Vastgesteld moet immers kunnen worden dat met de archiefbescheiden niet is geknoeid of dat informatie verloren is gegaan. Van papieren archiefbescheiden zijn inhoud, structuur en verschijningsvorm fysiek aanwezig in het document en in de fysieke ordening. Het hangt van de eisen van het werkproces af welke elementen – in het bijzonder elementen van inhoud, structuur en verschijningsvorm – behouden moeten blijven. Zo zal bijvoorbeeld de kleur of de pagina-indeling van een document niet in alle gevallen precies zo kenbaar behoeven te blijven als op het moment waarop het stuk werd ontvangen of opgemaakt.
De eisen aan inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag van digitale archiefbescheiden moeten afzonderlijk worden vastgelegd. Soms zal dit (deels) al gedaan zijn in de sjablonen die voor documenten gebruikt worden. Voor andere vormen van digitale archiefbescheiden, zoals databases en websites moeten de eisen vaak nader worden vastgesteld.
Beschrijving van de essentiële kenmerken van archiefbescheiden is belangrijk omdat het de maatstaf is waarmee hun authenticiteit vastgesteld kan worden, na bijvoorbeeld conversie of migratie. De beschrijving maakt het ook mogelijk te toetsen of een document veranderd is. Daarnaast is registratie van alle beheeractiviteiten (onderdeel b), noodzakelijk om te kunnen achterhalen wat er met de archiefbescheiden is gebeurd en of, en in hoeverre, er informatie verloren is gegaan. De metadata-elementen die daarvoor dienen, zijn onderdeel van het metadataschema (zie in dat verband de toelichting op artikel 19).
Het behoud van de onderlinge samenhang van de documenten die in een werkproces zijn gecreëerd en samengebracht (fysiek of virtueel) in een dossier is van cruciaal belang voor de interpretatie van de archiefbescheiden, de authenticiteit en de reconstructie van de bedrijfsactiviteit waaruit zij voortkomen en waarvan zij een weerspiegeling zijn. De samenhang kan zijn vastgelegd in een dossiernummer of objectidentificatie (dan wel classificatiecode). De volgorde van de documenten in een dossier, waaruit de samenhang kan worden afgeleid, moet herleidbaar zijn. Dat is noodzakelijk om het bedrijfsproces te kunnen reconstrueren. Beide soorten kenmerken (metadata) moeten met de documenten kunnen worden meegeleverd. Er kunnen verschillende niveaus van aggregatie zijn, bijvoorbeeld dossier, serie, deelarchief. Elke organisatie heeft haar eigen regels, al zullen ten behoeve van de uitwisselbaarheid tussen organisaties afspraken gemaakt moeten worden over welke minimumniveaus onderscheiden zullen worden (zie ook NEN-ISO/TS 23081-2:2007, paragraaf 7). De criteria daarvoor moeten bekend zijn en bewaard worden bij de archiefbescheiden. Dat geldt ook als hierin veranderingen worden aangebracht (zie artikel 18 alsmede de toelichting daarop).


Opmerkingen[bewerken]

vorige:
Artikel 16
Archiefregeling 2009
H3 Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden
§1 Algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden
volgende:
Artikel 18