Artikel 18 Archiefregeling 2009

Uit ArchiefWiki
Naar navigatie springen Naar zoeken springen

Tekst[bewerken]

Artikel 18. Overzicht en ordeningsstructuur

  1. De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur.
  2. Indien de ordeningsstructuur tussentijds wordt aangepast, wordt de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie bewaard.


Toelichting[bewerken]

Dit artikel behandelt de ordening en het overzicht van archiefbescheiden. Archiefbescheiden dienen te allen tijde geordend te zijn, zowel om de toegankelijkheid te bevorderen als om de samenhang tussen de archiefbescheiden (op verschillende aggregatieniveaus) duidelijk te maken. Die samenhang heeft direct te maken met de werkprocessen waarbij de archiefbescheiden gemaakt, ontvangen en gebruikt worden. De ordening sluit daarom in de regel nauw aan bij de uitvoering van taken. Het instrument daarbij is een ordeningsstructuur, die de logische ordening van archiefbescheiden regelt. Die logische ordening van digitale archiefbescheiden gebeurt door middel van metadata, zoals het toekennen van een classificatiecode (bijvoorbeeld rubrieknummer).
Door het invullen van metadatavelden (gebaseerd op het schema, bedoeld in artikel 19) kunnen in een digitale omgeving met behulp van sjablonen of queries tal van verschillende soorten overzichten worden geproduceerd, geordend of gegroepeerd volgens verschillende criteria. Deze overzichten mogen echter geen inbreuk maken op de samenhang in archiefbescheiden. Die moet immers te allen tijde duidelijk zijn, om de archiefbescheiden juist te kunnen interpreteren en verantwoording te kunnen afleggen. Een documentair structuurplan bijvoorbeeld biedt de mogelijkheid om enkele van deze overzichten te produceren.
Fysiek hoeven de archiefbescheiden niet op één plaats te berusten, zeker niet in een digitale omgeving, maar kunnen ze op verschillende plaatsen en in verschillende computersystemen worden beheerd. Sommige archiefbescheiden berusten bijvoorbeeld in een records management applicatie (RMA) en andere, zoals een database of een website, in hun eigen omgeving. De samenhang wordt aangebracht via de logische ordeningsstructuur.
Een belangrijke voorwaarde voor toegankelijkheid is ook een overzicht van de verblijfplaats van archiefbescheiden. Dit overzicht moet alle bij een overheidsorgaan berustende archiefbescheiden omvatten; zowel digitale als papieren als microfilm en eventuele andere vormen, en de archiefbescheiden die tijdelijk aan derden zijn uitgeleend of ter beschikking gesteld. Het overzicht moet actueel zijn en moet dus worden onderhouden. Dat wil zeggen dat ook de veranderingen in de informatiehuishouding van een overheidsorganisatie beschreven moeten worden, voor zover zij relevant zijn voor de toegankelijkheid en het behoud van archiefbescheiden die voor bewaring in aanmerking komen. Een voorschrift daartoe is op zijn plaats in de door de zorgdrager vast te stellen beheersregels of besluiten informatiebeheer. Het is aannemelijk dat er in de loop der tijd veranderingen komen in de organisatie, de bedrijfsprocessen en de toedeling van verantwoordelijkheden, die effect zullen hebben op het classificatieschema. De zorgdrager is verantwoordelijk voor het adequaat documenteren van de veranderingen.


Opmerkingen[bewerken]

vorige:
Artikel 17
Archiefregeling 2009
H3 Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden
§1 Algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden
volgende:
Artikel 19