Artikel 19 Archiefregeling 2009

Uit ArchiefWiki
Naar navigatie springen Naar zoeken springen

Tekst[bewerken]

Artikel 19. Metagegevensschema en metagegevens

  1. De zorgdrager legt een metagegevensschema als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006 vast.
  2. De zorgdrager koppelt aan archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde de aspecten, bedoeld in artikel 17, kunnen worden herleid.

Toelichting[bewerken]

De type gegevens, bedoeld in dit artikel, zijn onder meer noodzakelijk om de authenticiteit van de archiefbescheiden te kunnen aantonen en om verantwoording te kunnen afleggen over het beheer. Alle metagegevens moeten worden beschreven in een metadataschema conform NEN-ISO 23081. Een metadataschema kan betrekking hebben op andere entiteiten dan archiefbescheiden zelf, zoals actor, bedrijfsproces/-activiteit of mandaat. Contextgegevens maken onverbrekelijk onderdeel uit van de archiefbescheiden. Het tweede lid beoogt dit te waarborgen. Zonder de contextgegevens kunnen de archiefbescheiden immers niet goed worden geïnterpreteerd en verliezen ze hun functie. Om metagegevens bijvoorbeeld gemakkelijker te kunnen manipuleren en sneller zoekacties uit te kunnen voeren, kan het echter nodig zijn dat metagegevens over archiefbescheiden ook in een aparte database worden opgeslagen. Bij wijzigingen of aanvullingen vraagt synchronisatie van de metagegevens op beide locaties (als onderdeel van de archiefbescheiden en als apart opgeslagen bestand, bijvoorbeeld in een database) wél extra aandacht. Het is dan van belang één van de sets als gezaghebbende aan te wijzen, bij voorkeur de metagegevens opgenomen bij de digitale archiefbescheiden.

Opmerkingen[bewerken]

vorige:
Artikel 18
Archiefregeling 2009
H3 Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden
§1 Algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden
volgende:
Artikel 20