Artikel 24 Archiefregeling 2009

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Tekst[bewerken]

Artikel 24. Metagegevens bij digitale archiefbescheiden
In aanvulling op de metagegevens, bedoeld in artikel 19, tweede lid, koppelt de zorgdrager aan digitale archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde gegevens over het navolgende kunnen worden herleid:

a. de oorspronkelijke technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan;
b. de actuele technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan, zodanig dat reproductie ervan te allen tijde mogelijk is; en
c. voor zover gebruik is gemaakt van een digitale handtekening:
1°. de houder van de digitale handtekening;
2°. het moment van validatie van de digitale handtekening, alsmede het resultaat daarvan;
3°. de voor de validatie verantwoordelijke functionaris; en
4°. voor zover bekend ten tijde van het werkproces: de identificatie van het certificaat van de digitale handtekening.


Toelichting[bewerken]

In dit artikel gaat het om een beschrijving van de technische aspecten voor zover die relevant zijn voor het herleiden of reproduceren van archiefbescheiden (de onderdelen a en b), alsmede door middel van de authenticatie van de opsteller(s) of afzender(s) voor het kunnen vaststellen van wie een document afkomstig is (onderdeel c). Naast de gegevens over inhoud, structuur, vorm en gedrag moeten bij digitale archiefbescheiden ook de technische kenmerken (bijv. bestandsformaat, soft- of hardwareafhankelijkheden) worden vastgelegd en bewaard. Ter verduidelijking: artikel 19, tweede lid, juncto artikel 17, aanhef en onderdeel e, heeft betrekking op het kunnen herleiden en vaststellen van actuele computersystemen en applicaties, waarmee archiefbescheiden worden beheerd. Dat zijn niet per se de applicaties die nodig zijn om de archiefbescheiden te reproduceren.
De eis in onderdeel a van het beschrijven van de oorspronkelijke technische omgeving of platform (onder dat laatste wordt verstaan het geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur werkt) is van belang om te kunnen herleiden, als originele digitale bestanden zijn bewaard, maar ook om een beeld te krijgen hoe archiefbescheiden ooit zijn gemaakt. En het is zeker van belang, indien emulatie wordt toegepast. Enkele voorbeelden:

  • Voor tekstdocumenten kan in het algemeen worden volstaan met de vermelding van de naam van het softwarepakket waarmee ze zijn gemaakt en correct zijn te presenteren, inclusief het versienummer. Bijvoorbeeld MS Word 95, MS Word versie 1.0 (2002), MS Excel 2002, Acrobat Reader 7.0 of Adobe Professional 7.0;
  • Bij databases wordt het al iets gecompliceerder. Deze bieden immers de mogelijkheid specifieke toepassingen voor het uitvoeren van een bepaalde taak te ontwikkelen. Dan volstaat niet langer alleen de naam van de databaseapplicatie, maar is het ook noodzakelijk de (functionaliteit van de) applicatie te beschrijven om aan de eisen van artikel 17 te voldoen.

Beschrijving van de actuele technische omgeving (onderdeel b) is noodzakelijk om archiefbescheiden te kunnen reproduceren. Meestal, zeker bij documenten, is de vermelding van het (type) bestandsformaat voldoende als het gaat om algemeen bekende opslagformaten. In sommige gevallen kan het nodig zijn ook gegevens over de applicatie (naam en versie) vast te leggen. Samen met de conversie- of migratiehistorie van de archiefbescheiden biedt deze beschrijving ook informatie over de authenticiteit. In de regel geldt: hoe dynamischer de archiefbescheiden, hoe meer er van de functionaliteit moet worden gedocumenteerd en bewaard. Uiteraard hangt dit af van de eisen die de authenticiteit van archiefbescheiden stelt.
Bij databases speelt de vraag in hoeverre de functionaliteit om gegevens te manipuleren en te representeren moet worden bewaard. Er zijn bijvoorbeeld ontwikkelingen om dat met behulp van XML te documenteren en het mogelijk te maken om op basis van die documentatie de database te reconstrueren. Websites zijn in de regel gemaakt met behulp van open standaarden zoals HTML of XHTML, CSS en Java applets. Niettemin is het van belang zorgvuldig na te gaan wat er bewaard moet worden om de authenticiteit te waarborgen.
De in dit artikel bedoelde gegevens over de technische omgeving zijn noodzakelijk:

  1. om de bestanden te kunnen beheren in administratieve en technische zin;
  2. met het oog op het behoud van de oorspronkelijke inhoud, verschijningsvorm en structuur (en gedrag) van archiefbescheiden;
  3. om toekomstig gebruik mogelijk te maken (dit geldt met name voor de documentatie over de functionaliteit van de toepassingsprogrammatuur).

Met onderdeel c is ten opzichte van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden een vast te leggen element toegevoegd, dat betrekking heeft op digitale handtekeningen. Hierover bestaat tot op heden in de praktijk veel verwarring. De digitale handtekening zélf hoeft ingevolge de Archiefwet 1995 niet te worden bewaard. Dat neemt niet weg, dat in voorkomende gevallen wel steeds de gegevens moeten kunnen worden herleid, bedoeld in onderdeel c, onder 1° tot en met 4°.
Eén van de doelen van de digitale handtekening is vaak om te kunnen vaststellen van wie een document afkomstig is. Het gaat dan om authentificatie van de opsteller(s) of afzender(s) van het document. Na controle en validatie van de handtekening verliest deze zijn rol en hoeft ten behoeve van archivering niet te worden bewaard. In de regel is validatie van een digitale handtekening na verloop van tijd niet meer mogelijk, enerzijds om technische redenen (niet meer te reproduceren), anderzijds om organisatorische redenen, omdat de gegevens over functionaris en bijbehorende handtekening niet meer beschikbaar zijn of gewijzigd.
Er kunnen echter andere redenen zijn, bijvoorbeeld juridische, om toch de digitale handtekening te bewaren. Ook in dat geval is er de plicht om de handtekening te valideren en moeten de validatiegegevens zoals beschreven in dit artikel bewaard worden, omdat deze een bewijs zijn van wie het document wanneer heeft verstuurd.


Opmerkingen[bewerken]

vorige:
Artikel 23
Archiefregeling 2009
H3 Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden
§2 Bijzondere voorschriften voor te bewaren digitale archiefbescheiden
volgende:
Artikel 25