Artikel 25 Archiefregeling 2009

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Tekst[bewerken]

Artikel 25. Conversie, migratie of emulatie

  1. Indien gerede kans bestaat dat als gevolg van wijziging of in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur niet langer voldaan kan worden aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden, zorgt de zorgdrager ervoor dat conversie of migratie van die digitale archiefbescheiden plaatsvindt, dan wel dat die digitale archiefbescheiden door toepassing van emulatie kunnen worden gebruikt of geraadpleegd overeenkomstig de wijze ten tijde van het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan.
  2. Iedere conversie of migratie van digitale archiefbescheiden die niet geschiedt met inachtneming van de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat, is een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995.
  3. De zorgdrager maakt van de conversie of migratie een verklaring op, die ten minste een specificatie bevat van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat is of kan worden voldaan.

Toelichting[bewerken]

Eén van de belangrijkste zaken om duurzame toegankelijkheid te realiseren, is systematisch beheer en planning van de bewaring van digitale objecten, in dit geval de archiefbescheiden en bijbehorende digitale bestanden. Dat vereist informatie over die objecten, methoden om ze in stand te houden en hulpmiddelen in de vorm van ondersteunende software voor planning en software voor conversie en migratie.
Er is op dit moment nog weinig gestandaardiseerd op het gebied van digitale bewaring. Er is wel een referentiemodel: het Open Archival Information System (OAIS). Dit is zelfs een ISO-standaard (ISO 14721:2003), maar deze is tamelijk abstract en het wijkt in principe niet af van de eisen die aan informatie- en archiefmanagement (NEN-ISO 15489) gesteld worden. Het verschil is dat het OAIS gericht is op bewaring voor de langere termijn. Een gemeenschap bestaande uit bibliotheken, wetenschappelijke informatie (NASA), universiteiten en archiefdiensten besteedt veel aandacht aan het ontwikkelen en inrichten van digitale depots (e-depots), audits en certificering ervan.
De snelle ontwikkelingen in informatietechnologie bedreigen de toegankelijke staat en de authenticiteit van digitale archiefbescheiden. Dit betreft zowel de apparatuur als de programmatuur. De ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden moeten in geordende en toegankelijke staat blijven, ook na vervanging van apparatuur en programmatuur, terwijl de oorspronkelijke inhoud, structuur en vorm van de archiefbescheiden leesbaar of waarneembaar gemaakt moeten kunnen worden. Voor dit gegeven bestaat nog geen definitieve oplossing. Vooralsnog wordt getracht dit te bereiken door het voorschrijven van regelmatige conversie of migratie. Emulatie is een nog weinig toegepast alternatief, maar kan op termijn een alternatief worden.
Anders dan migratie, vindt conversie plaats binnen dezelfde toepassingsprogrammatuur. Een voorbeeld van conversie is het omzetten van een MS Word 95 document naar MS Word 97-2002. Mits aan de in deze regeling gestelde eisen ten aanzien van geordendheid en toegankelijke staat wordt voldaan, is deze conversie toegestaan. Evenals het maken van veiligheidskopieën en back-ups wordt dit niet beschouwd als een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995. (Deze nuancering van hetgeen in de nota van Toelichting bij het Archiefbesluit 1995 is vermeld over het daarin vervatte artikel 6, is eerder al verwoord in de toelichting bij de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden) Een conversie van bijvoorbeeld WordPerfect naar MS Word voldoet echter niet aan de eisen, aangezien hiermee het oorspronkelijke document ‘verminkt’ wordt en er te veel informatie verloren gaat.
Migratie betekent dat de archiefbescheiden in een nieuwe omgeving terechtkomen, die de functionaliteit (vorm en structuur) ervan kan beïnvloeden. Migratie vindt ook plaats indien een bestaande applicatie wordt vervangen door een nieuw ontworpen applicatie. Meestal gaat dit gepaard met een nieuw platform. Migratie is dus niet alleen een verhuizing van apparatuur en besturingsprogrammatuur, maar kan ook de vervanging van een applicatie of computersysteem betreffen. Zo’n migratie is geen vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995 en is toegestaan, mits wordt voldaan aan de in deze regeling gestelde eisen ten aanzien van geordendheid en toegankelijke staat.
Emulatie is vooral gericht op het behoud van de oorspronkelijke functionaliteit van computerprogramma’s met als doel de oorspronkelijke weergave (en functionaliteit) te kunnen realiseren. Daarmee wordt de authenticiteit – verschijningsvorm, structuur en gedrag – gewaarborgd. Voorbeelden waarbij dat succesvol is gedaan, zijn computerspelletjes. Bij archiefbescheiden kan emulatie zinvol zijn voor bepaalde databaseomgevingen, zoals GIS (geografische informatiesystemen) of interactieve en multimediale documenten.
Er zijn enkele experimenten uitgevoerd met de UVC-methode (Universal Virtual Computer), onder andere door Testbed Digitale Bewaring. Deze hadden betrekking op enkele meer complexe bestandsformaten, zoals MS Excel en Lotus Notes.42
Met het begrip ‘specificatie’ in het derde lid wordt, evenals in de artikelen 8 en 9 van het Archiefbesluit 1995, aangegeven dat uit de verklaring duidelijk moet blijken om welke archiefbescheiden het gaat. Het zal, aldus de nota van toelichting op artikel 8 van het Archiefbesluit 1995, van het geval afhankelijk zijn of een stuksgewijze opsomming moet worden gegeven of dat met een meer algemene specificatie volstaan kan worden.


Opmerkingen[bewerken]

vorige:
Artikel 24
Archiefregeling 2009
H3 Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden
§2 Bijzondere voorschriften voor te bewaren digitale archiefbescheiden
volgende:
Artikel 26