Artikel 2 Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden

Uit ArchiefWiki
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
Regeling is per 1 april 2010 vervallen

Tekst[bewerken]

Artikel 2.
De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:

a. de inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan, één en ander voor zover de inhoud, structuur en vorm kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces;
b. op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt; en
c. de samenhang met de andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden.

Toelichting[bewerken]

Voor de toegankelijkheid van archiefbescheiden is (zoals de toelichting op artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 aangeeft) de zogenaamde contextinformatie essentieel. Deze informatie stelt de gebruiker van archiefbescheiden in staat deze te interpreteren, ook als de oorspronkelijke omgeving waarin ze zijn ontstaan en een rol hebben vervuld, niet meer bestaat. Het begrip context betreft zowel de samenhang met het werkproces, als de samenhang met de andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden. Deze contextgegevens zijn tevens van belang voor de authenticiteit van archiefbescheiden. Authenticiteit wil zeggen dat archiefbescheiden dezelfde inhoud, vorm en structuur hebben als op het moment dat zij zijn ontstaan.
Van papieren archiefbescheiden zijn inhoud, structuur en vorm fysiek aanwezig in het document en in de fysieke ordening. Van digitale archiefbescheiden echter zijn inhoud, structuur en vorm in wezen vluchtig; de kenmerkende elementen dienen in zogenaamde metadata te worden beschreven.
De aan inhoud, structuur en vorm van digitale archiefbescheiden te stellen eisen zullen afzonderlijk moeten worden vastgelegd en bewaard, als norm waaraan de mate van (behoud van) authenticiteit na conversie en migratie (zie de toelichting op artikel 5) getoetst kan worden. Hierover handelt artikel 8, eerste lid.

vorige:
Artikel 1
Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden
H2 Te bewaren archiefbescheiden in het algemeen
Vervallen per 1 april 2010
volgende:
Artikel 3