Artikel 3 Archiefwet 1995

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Tekst[bewerken]

Artikel 3
De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.


Memorie van Toelichting[bewerken]

Artikel 2 van de bestaande wet verplicht de overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede en geordende staat te bewaren. Het in goede en geordende staat bewaren zijn aspecten van wat elders in de wet wordt verstaan onder de term beheer.
Onder goede staat valt onder meer ook de veilige bewaring. Evenals in de huidige wet worden in het voorstel bepaalde (bestuurlijke) organen belast met de zorg voor archiefbescheiden en andere (ambtelijke) organen met het beheer daarvan. Ook het toezicht op de zorg en het toezicht op het beheer zijn bij of krachtens de wet aan bepaalde organen opgedragen.
Het reeds in de Archiefwet 1918, Stb. 378, gehanteerde begrip 'zorg' heeft zich in de praktijk ontwikkeld. Zorg is de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van de overheidsorganen voor de uitvoering van de wet, elk op eigen terrein. Daaronder zijn zowel begrepen de verantwoordelijkheid voor het beheer van de archiefbescheiden. alsmede die zaken welke noodzakelijk zijn om efficiënt en effectief beheer mogelijk te maken, zoals geschikte huisvesting deskundig personeel en voldoende financiën.
Hoewel in het algemeen archieven in geordende staat ook toegankelijk zullen zijn door middel van inventarissen en andere hulpmiddelen, is het in de praktijk wenselijk gebleken dat de toegankelijke staat uitdrukkelijk als aspect van het beheer wordt genoemd. Dit geldt eveneens voor de verplichting om archiefbescheiden die niet, of niet meer in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren, in die staat te brengen.
De uitdrukkelijke toevoeging van het zorgdragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden doet de bedoeling van de wetgever hieromtrent duidelijker naar voren komen. Deze bedoeling kwam o.a. tot uitdrukking in de Memorie van Antwoord op het Voorlopig Verslag over het ontwerp van de huidige wet, waar werd gesteld dat niet alleen een bevoegdheid tot vernietiging nodig was, maar ook het (daadwerkelijk) gebruik maken daarvan. Ook in de Nota van Toelichting bij het bestaande Archiefbesluit wordt van die gedachte uitgegaan. Er is dan ook een eenheid van opvatting, dat sedert 1968 de formele bevoegdheid om te vernietigen in feite een plicht inhoudt. Hierbij kan nog worden opgemerkt, dat voor de rijksadministratie reeds uitdrukkelijk is neergelegd in artikel 22 van het Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie (besluit van 26 maart 1980, Stb. 182).
Samenhangend met het bovenstaande zijn ook de artikelen, waarin het toezicht op de zorg en het toezicht op het beheer worden geregeld gewijzigd. In de Archiefwet 1962 (artikel 19 en 22, eerste lid) wordt bepaald dat de algemene rijksarchivaris en de provinciaal inspecteur der archieven zijn belast met het toezicht op de zorg voor de archiefbescheiden van resp. de rijksorganen en de provinciale organen. In het onderhavige voorstel is dit gewijzigd in het toezicht op het beheer (artikel 25, tweede lid, onder b en 29, eerste lid), overeenkomstig de huidige bepaling van artikel 25, tweede lid, waarin de gemeentearchivaris wordt belast met het toezicht op het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden.


Opmerkingen[bewerken]

vorige:
Artikel 2a
Archiefwet 1995
H2 Archiefbescheiden in het algemeen
volgende:
Artikel 4