Artikel 3 Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken
Regeling is per 1 april 2010 vervallen

Tekst[bewerken]

Artikel 3.
De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende documentaire structuurplan, van:

a. de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden; en
b. de bestanden waarin deze bewaard worden, met daarin tenminste de in artikel 9 bedoelde gegevens, alsmede de verblijfplaats van de archiefbescheiden.

Toelichting[bewerken]

Een belangrijke voorwaarde voor toegankelijkheid is een overzicht van de archiefbescheiden en hun verblijfplaats. Het overzicht heeft betrekking op alle soorten archiefbescheiden, zowel digitale als papieren als microfilm en eventuele andere vormen, zodat ook de relatie tussen verschillende archiefstukken naar voren komt. Verder dient het overzicht alle bij een overheidsorgaan berustende archiefbescheiden te omvatten, alsmede de aan derden tijdelijk uitgeleende of ter beschikking gestelde archiefbescheiden.
Het overzicht dient actueel te zijn, dus het dient te worden onderhouden. Dat wil zeggen dat de veranderingen in de informatiehuishouding van een overheidsorganisatie beschreven moeten worden voor zover deze veranderingen relevant zijn voor het behoud van archiefbescheiden die voor bewaring in aanmerking komen. Een voorschrift daartoe is op zijn plaats in de door de zorgdrager vast te stellen beheersregels.

vorige:
Artikel 2
Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden
H2 Te bewaren archiefbescheiden in het algemeen
Vervallen per 1 april 2010
volgende:
Artikel 4