Artikel 5 Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden

Uit ArchiefWiki
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
Regeling is per 1 april 2010 vervallen

Tekst[bewerken]

Artikel 5.

  1. Indien een gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging van besturingsprogrammatuur, toepassingsprogrammatuur of andere apparatuur, niet langer voldaan kan worden aan de artikelen 2, 3 en 4, zorgt de zorgdrager ervoor dat conversie dan wel migratie van digitale archiefbescheiden plaatsvindt.
  2. Iedere conversie of migratie van digitale archiefbescheiden die niet geschiedt met inachtneming van de artikelen 2, 3 en 4, is een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995.
  3. De zorgdrager maakt van de conversie of de migratie een verklaring op, die ten minste een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde digitale archiefbescheiden bevat en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de artikelen 2, 3 en 4 is of kan worden voldaan.

Toelichting[bewerken]

De toegankelijke staat (dat wil zeggen de raadpleegbaarheid) en de authenticiteit van digitale archiefbescheiden worden bedreigd door de snelle ontwikkelingen van de informatietechnologie zowel wat de apparatuur als wat de programmatuur betreft. De in een bepaalde omgeving ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden moeten, ook na vervanging van apparatuur en programmatuur, in geordende en toegankelijke staat blijven, terwijl inhoud, structuur en vorm van de archiefbescheiden zoals die waren bij hun ontstaan, leesbaar of waarneembaar gemaakt moeten kunnen worden. Om dit te realiseren is nog geen definitieve oplossing beschikbaar. Vooralsnog wordt getracht dit te bereiken door het voorschrijven van regelmatige conversie dan wel migratie (zie de begripsomschrijvingen in artikel 1).
Conversie vindt, anders dan migratie, plaats binnen dezelfde toepassingsprogrammatuur. Een voorbeeld ervan is het omzetten van een Wordperfect 5.1-document naar Wordperfect 6.0. Mits aan de artikelen 2, 3 en 4 wordt voldaan, is een dergelijke conversie - ook die van een bepaalde toepassing naar een andere, gelijksoortige, toepassing, bijvoorbeeld van Wordperfect naar MSWord - toegestaan. Dit, evenals het maken van veiligheidskopieën, back-ups en dergelijke, wordt niet beschouwd als een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995. Dit standpunt is een nuancering van de in de Nota van toelichting op artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 vertolkte opvatting dat routinematige conversie van informatie in een geautomatiseerde omgeving een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995 zou inhouden. Deze nuancering wordt ingegeven enerzijds door de ontwikkeling van de informatietechnologie en anderzijds door de wens tot beperking van de lasten voor de overheidsorganen verbonden aan de wettelijke vervanging van archiefbescheiden. (zie Zie E.J. Prins, Digitale duurzaamheid: een verloren geschiedenis?, in: De Gerechtsdeurwaarder 109 (1999) 205-214.)
Migratie betekent dat de archiefbescheiden in een nieuwe omgeving terechtkomen, die de functionaliteit (vorm en structuur) ervan kan beïnvloeden. Migratie vindt ook plaats indien een bestaand informatiesysteem wordt vervangen door een nieuw ontworpen systeem. Meestal gaat dit gepaard met een nieuw platform. Het is dus niet alleen een verhuizing van apparatuur en besturingsprogrammatuur, maar het kan ook de vervanging van een informatiesysteem betreffen. Een dergelijke migratie is, mits aan de artikelen 2, 3 en 4 wordt voldaan, toegestaan; deze wordt niet als een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995 beschouwd.
Migratie of conversie waarbij niet aan de artikelen 2, 3 en 4 kan worden voldaan, is een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995: de archiefbescheiden met de in artikel 2 bedoelde inhoud, structuur en vorm worden vervangen door andere. Voor de vervanging van (volgens een selectielijst voor bewaring in aanmerking komende) archiefbescheiden eist de wet een machtiging en stelt het Archiefbesluit 1995 nadere eisen.
Met het begrip `specificatie' wordt, evenals in de artikelen 8 en 9 van het Archiefbesluit 1995, aangegeven dat uit de verklaring duidelijk moet blijken om welke archiefbescheiden het gaat. Het zal, aldus de Nota van toelichting op artikel 8 van het Archiefbesluit 1995, van het geval afhankelijk zijn of een stuksgewijze opsomming moet worden gegeven of dat met een meer algemene specificatie volstaan kan worden.


vorige:
Artikel 4
Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden
H3 Te bewaren digitale archiefbescheiden in het bijzonder
Vervallen per 1 april 2010
volgende:
Artikel 6