Beschrijvingselement

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken


Inhoud

Omschrijving

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)

Een beschrijvingselement is een

Gegeven betreffende de context, de geschiedenis en de inhoud van een archief, archiefafdeling, archiefbestanddeel en archiefstuk.

Toelichting
* Synoniem is archivistische metagegevens. Zie ook onder informatiesysteem.

  • De gegevens kunnen op hun meest globale of meest gedetailleerde beschrijvingsniveau worden vastgelegd, respectievelijk betreffende:
    • 1. Een archief: de naam van de archiefvormer, een opgave van zijn taken, competentie in relatie tot andere archiefvormers en geschiedenis, de periode waarover archiefbescheiden aanwezig zijn, de mate waarin het in goede, geordende en toegankelijke staat verkeert, de plaats waar het berust en zo mogelijk de omvang in strekkende meters planklengte.
    • 2. Een archiefafdeling: een zo nauwkeurig mogelijke opgave van de taken en onderwerpen van bemoeienis die binnen de archiefafdeling voorkomen, in relatie tot die van andere archiefafdelingen en indien de afzonderlijke archiefbestanddelen niet beschreven zijn, de periode waarover zich archiefbescheiden binnen de archiefafdeling bevinden en hun omvang in een voor de raadpleging relevante afmeting.
    • 3. Een archiefbestanddeel: een opgave van de gemeenschappelijke kenmerken van de archiefbescheiden binnen het archiefbestanddeel, en indien de afzonderlijke archiefbescheiden niet beschreven zijn, de periode waarover zich deze zich binnen de archiefafdeling bevinden en hun omvang in een voor de raadpleging relevante afmeting.
    • 4. Een archiefstuk: tenzij zulks uit de context blijkt de persoon, groep personen of organisatie die het archiefstuk heeft opgemaakt, de geadresseerde, de afzender, het ontwikkelingsstadium, de datering, de uiterlijke vorm, de redactionele vorm, de inhoudsomschrijving en een codering of andere aanduiding voor de vindplaats. Een op het archiefstuk voorkomende oorspronkelijke titel of benaming die onduidelijk is of strijdig met de archiefterminologie plaatst men bij de beschrijving tussen aanhalingstekens, voorafgaande aan de eigenlijke beschrijving.
  • Andere gegevens omtrent een van de vier niveaus worden in een noot aan de beschrijvingselementen toegevoegd, bijvoorbeeld gegevens omtrent de openbaarheid en beperkingen daarop, verwijzingen naar toegangen en nadere toegangen, de materiële staat.
  • Zie voor de relatie van deze definitie en toelichting met ISAD(G) onder beschrijving.
  • Zie ook onder blanco nummer.


Gerelateerde termen
* Gegeven, Context, Archief, Archiefafdeling, Archiefbestanddeel, Archiefstuk, Informatiesysteem, Beschrijvingsniveau, Archiefvormer, Datering, Archiefbescheiden, Goede staat, Geordende staat, Toegankelijke staat, Raadpleging, Ontwikkelingsstadium, Uiterlijke vorm, Redactionele vorm, Inhoudsomschrijving, Titel, Beschrijving, Openbaarheid, Toegang, Nadere toegang, Materiële staat, ISAD(G), Blanco nummer
Referentie
* ANV, lemma 127

Internationale terminologie

Relatie(s)

Verwijzing(en)

Illustratie(s)

Oude terminologie


Omschrijving

Archiefterminologie

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)

Een beschrijvingselement is een

Gegeven betreffende de context, de geschiedenis en de inhoud van een archief, archiefafdeling, archiefbestanddeel en archiefstuk.

Toelichting

  • Synoniem is archivistische metagegevens. Zie ook onder informatiesysteem.
  • De gegevens kunnen op hun meest globale of meest gedetailleerde beschrijvingsniveau worden vastgelegd, respectievelijk betreffende:
    • 1. Een archief: de naam van de archiefvormer, een opgave van zijn taken, competentie in relatie tot andere archiefvormers en geschiedenis, de periode waarover archiefbescheiden aanwezig zijn, de mate waarin het in goede, geordende en toegankelijke staat) verkeert, de plaats waar het berust en zo mogelijk de omvang in strekkende meters planklengte.
    • 2. Een archiefafdeling: een zo nauwkeurig mogelijke opgave van de taken en onderwerpen van bemoeienis die binnen de archiefafdeling voorkomen, in relatie tot die van andere archiefafdelingen en indien de afzonderlijke archiefbestanddelen niet beschreven zijn, de periode waarover zich archiefbescheiden binnen de archiefafdeling bevinden en hun omvang in een voor de raadpleging relevante afmeting.
    • 3. Een archiefbestanddeel: een opgave van de gemeenschappelijke kenmerken van de archiefbescheiden binnen het archiefbestanddeel, en indien de afzonderlijke archiefbescheiden niet beschreven zijn, de periode waarover zich deze zich binnen de archiefafdeling bevinden en hun omvang in een voor de raadpleging relevante afmeting.
    • 4. Een archiefstuk: tenzij zulks uit de context blijkt de persoon, groep personen of organisatie die het archiefstuk heeft opgemaakt, de geadresseerde, de afzender, het ontwikkelingsstadium, de datering, de uiterlijke vorm, de redactionele vorm, de inhoudsomschrijving en een codering of andere aanduiding voor de vindplaats. Een op het archiefstuk voorkomende oorspronkelijke titel of benaming die onduidelijk is of strijdig met de archiefterminologie plaatst men bij de beschrijving tussen aanhalingstekens, voorafgaande aan de eigenlijke beschrijving.
  • Andere gegevens omtrent een van de vier niveaus worden in een noot aan de beschrijvingselementen toegevoegd, bijvoorbeeld gegevens omtrent de openbaarheid en beperkingen daarop, verwijzingen naar toegangen en nadere toegangen, de materiële staat.
  • Zie voor de relatie van deze definitie en toelichting met ISAD(G) onder beschrijving.
  • Zie ook onder blanco nummer.

Bron

  • ANV, lemma 127.


Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (1898)

Elk nummer van den inventaris bevatte:

Verdere mededeelingen omtrent de inhoud of den vorm kunnen in noten worden gedaan.

Toelichting

  • Het in de eerste plaats geponeerde, dat het wenschelijk is den ouden titel van een inventarisnummer bij de beschrijving te vermelden, wordt gerechtvaardigd door de overweging, dat een deel, zoodra het in een ander archiefstuk of bij een ouden schrijver wordt geciteerd, wordt genoemd met den titel, dien het vroeger droeg. Wil men hen, die het archief raadplegen, in de gelegenheid stellen, die citaten na te slaan, dan is het vermelden van den ouden titel noodzakelijk. In den regel staat die titel afgeschreven op den band of den omslag, soms ook op het eerste folio van het deel. Het kan echter ook zijn, dat het deel later opnieuw is gebonden, of dat de eerste bladen er van verloren zijn, en dan blijkt de titel niet altijd uit het register zelf. Zoo intusschen met zekerheid vaststaat — b.v. uit verwijzingen naar dit deel — welken titel het vroeger in het archief heeft gevoerd, dan behoort ook die titel vermeld (en op den band geschreven) te worden. Het is niet noodig, dat de titel uit denzelfden tijd dagteekent als het register zelf; in den regel wordt de titel eerst later bijgeschreven en voert het deel reeds zijn naam, voordat die er op geschreven is. Zoo komt het vaak voor, dat de oorspronkelijke naam in verbasterden vorm op het deel zelf wordt neergeschreven of door een nieuwen wordt vervangen. Het Wijksche rechtboek b.v. heette oorspronkelijk het Poortboek en onder dien naam wordt het vaak geciteerd, maar het verbasterde opschrift noemt het Poorterboek. Zoo heette het Utrechtsche rechtboek, dat thans nog als het Liber albus bekend is en ook dat opschrift voert, oorspronkelijk Der stat boec, dier dre alleens zijn. In zulk een geval behooren beide namen in de beschrijving opgenomen te worden, of de meest gebruikelijke naam worde aan het hoofd der beschrijving geplaatst, de andere in eene noot vermeld. Eveneens komt het bij eene serie registers voor, dat de namen der verschillende deelen niet geheel gelijkluidend zijn: het is dan het beste, den meest kenmerkenden titel in de beschrijving op te nemen en de afwijkingen van beteekenis in eene noot te vermelden. Natuurlijk kan men de verschillende oude titels ook in de beschrijving zelve opnemen, maar als het eene serie van verscheidene deelen geldt, zal dat soms te omslachtig zijn.
  • Daar is ook de plaats om mede te deelen, zoo verschillende deelen derzelfde serie elk eene bijzondere onderscheiding hebben, b.v. zoo het eerste deel met A, het tweede met B enz. is aangeduid. Tot die onderscheidingen behooren ook de volgnummers der rekeningen van denzelfden rendant. Aangezien niet alle nummers van den inventaris een ouden titel voeren, is het wenschelijk duidelijk te doen uitkomen, dat de medegedeelde titel een oude titel is; daarom bezige men de oorspronkelijke spelling en plaatse den ouden titel tusschen aanhalingsteekens.
  • Ook naast den ouden titel zal eene algemeene beschrijving van den inhoud van het nummer noodig zijn. Inderdaad is die algemeene beschrijving van den inhoud hetgeen, waarop het het meeste aankomt. Die beschrijving behoort zoodanig te zijn ingericht, dat de gebruiker van den inventaris dadelijk weet, welke stukken hij hier vinden zal. Aan de andere zijde behoort de beschrijving alleen rekening te houden met het verband der stukken onderling in den inventaris. Wanneer b.v. meer stukken in een nummer zijn vereenigd, behoort te blijken, waarom die vereeniging heeft plaats gehad, op welke gemeenschappelijke zaak zij betrekking hebben, of van welke functie van bet bestuur zij een uitvloeisel zijn. Zoo dus verschillende stukken zijn vereenigd, omdat zij allen minuten van transporten zijn, dan behoort juist dit laatste in de beschrijving te worden opgenomen; zoo andere stukken een dossier of een bundel vormen, omdat zij alle betrekking hebben op zeker proces, dan behoort de beschrijving dit te vermelden. Zoo verschillende stukken of handelingen in een deel zijn bijeengevoegd, dan heeft de archivaris in zijn beschrijving het motief, dat tot het opnemen juist van die stukken in dit deel heeft geleid, te doen uitkomen.
  • Omtrent het derde punt (datering) kunnen wij kort zijn. Reeds elders (zie § 43) is opgemerkt, dat het jaar (of de jaren), waarop het bij de beschrijving aankomt, den tijd moet aanduiden, waarop de stukken in het archief zijn opgenomen of deze zijn opgemaakt. Daar is toen tevens uiteengezet, wanneer nog andere jaren moeten worden vermeld. Hier zij nog alleen opgemerkt, dat, zoo in eene serie een hiaat van een of meer jaren voorkomt, daarop opmerkzaam behoort te worden gemaakt. Eene nauwkeurige vermelding van den datum van een stuk is in den inventaris in den regel overbodig, het jaar alleen is voldoende.
  • Het is ook wenschelijk, in de beschrijving van een nummer eenige aanwijzing omtrent den vorm daarvan op te nemen. Dit wordt beoogd door het sub d gegeven voorschrift. Daardoor is de beheerder van het archief te allen tijde in de gelegenheid te constateeren, of al de tot een nummer behoorende deelen enz. aanwezig zijn, en is hij, die eenig nummer van den inventaris heeft te raadplegen, van te voren reeds in de gelegenheid na te gaan, of het door hem beoogde onderzoek meer of minder omvangrijk zal zijn. De beteekenis der sub d genoemde uitdrukkingen zal in de laatste afdeeling van deze handleiding nader worden opgehelderd.
  • Eindelijk kan het voorkomen, dat de beschrijving van den inhoud, hoewel vermeldende het motief, dat tot de bijeenvoeging van een deel of van een nummer heeft geleid, echter niet den geheelen inhoud van het dossier of het deel weergeeft. Het kan zijn, dat b.v. aan de stukken betreffende zekere quaestie eenige retroacta zijn toegevoegd, bij eene rekening eenige acquitten zich bevinden, in een register nog het een of ander staat opgeteekend, dat men er niet zou hebben verwacht. Zal de inventaris praktisch bruikbaar zijn, dan moet op al die bijzonderheden de aandacht worden gevestigd. Natuurlijk behoort dan ook de datum dier afzonderlijk vermelde stukken te worden medegedeeld b.v. "Stukken betreffende het bouwen eener nieuwe sluis. 1692. Met retroacta uit 1672-1675", of "Doopboek. 1650-1677. Achterin eene lijst der nieuw aangenomen lidmaten. 1651-1663". De omstandigheden moeten beslissen, of het wenschelijk is hiervan in de beschrijving zelf of in eene noot mededeeling te doen. Maar altijd zal het noodig zijn, dat de bedoelde stukken, waarop op die wijze de aandacht wordt gevestigd, buiten het verband van den overigen inhoud van het nummer staan. Het mededeelen van bijzonderheden omtrent den inhoud der stukken, hoe belangrijk overigens ook, behoort niet in den inventaris thuis. Zoo dus de beschrijving van een nummer luidt: "Ingekomene brieven", is het niet geoorloofd in den inventaris mede te deelen: "Hierbij een belangrijke brief van prins Willem I". Het ligt toch voor de hand dien brief daar te plaatsen en daar te zoeken. Door dergelijke bijzonderheden somtijds op te nemen, wettigt men bij den gebruiker de veronderstelling, dat de stukken, waarop niet zoo bijzonder de aandacht wordt gevestigd, niet bijzonder belangrijk zijn, terwijl toch den archivaris, die de stukken niet van a tot z doorleest, licht de belangrijkheid van een stuk kan ontgaan. Bovendien laat men eens diergelijke opmerkingen toe, dan is eene wijde deur voor persoonlijke willekeur opengezet, de eene archivaris zal opteekenen wat hem uit een historisch, de andere wat hem uit een genealogisch oogpunt belangrijk toeschijnt. Wil men op zulke bijzonderheden wijzen en dit in den inventaris zelf doen, dan is eene inleiding daarvoor de aangewezene plaats.
  • Het kan wenschelijk zijn omtrent een archiefnummer nog andere bijzonderheden mede te deelen, hetzij omtrent den vorm (b.v. dat het stuk door het water, door het vuur of door de muizen heeft geleden, dat uit een deel een of meer bladzijden zijn gescheurd), hetzij omtrent den inhoud. De inrichting van een register kan soms mededeeling verdienen (in een register van scabinale akten zijn soms de verschillende soorten van akten afzonderlijk geregistreerd) of de gegeven beschrijving eene toelichting vereischen, die om hare uitvoerigheid niet in de beschrijving zelve past (b.v. de uiteenzetting van het geschilpunt in een proces). Grenzen voor dergelijke mededeelingen, waarvoor noten de aangewezene plaats zijn, zijn niet te stellen. Alleen is het noodig, dat zij thuis behooren in het kader van een inventaris.

Overgenomen uit


Relaties

UF:

BT:

NT:

RT:

Externe verwijzingen

Voorbeeld

Persoonlijke instellingen
Naamruimten
Varianten
Handelingen
Navigatie
Projecten
Hulpmiddelen
Delen