Classificatie (TMLO)

Uit ArchiefWiki
Naar navigatie springen Naar zoeken springen


Element 5. Classificatie
Definitie Samenvoeging van archiefbestanddelen tot één nieuw geheel met een eigen identiteit.
Waardering Verplicht i.v.t. Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Ja Overerving: Ja
Toelichting Pas zoveel mogelijk classificatie op dossierniveau toe (vandaar dat de subelementen verplicht indien van toepassing zijn, d.w.z. indien van overerving geen sprake is).Laat het classificatieschema herkenbaar aansluiten op de processen en activiteiten. Maar zorg tegelijkertijd voor een stabiel classificatieschema, dat niet bij iedere wijziging van de processen hoeft te worden aangepast (zie ook 15C-2).

Koppel aan de klassen in het classificatieschema bewaar- en vernietigingstermijnen. Een archiefstuk erft de termijn van de klasse waarin het wordt geplaatst. Deze termijn kan op stukniveau worden aangepast, wanneer de situatie daartoe aanleiding geeft. Advies: Tracht aan de klassen op vergelijkbare wijze ook andere informatie-eigenschappen te koppelen (Gebruiksrechten, Vertrouwelijkheid, Openbaarheid, etc.). Hiermee wordt bereikt dat dergelijke eigenschappen automatisch aan stukken worden toegekend. Het element bestaat uit de subelementen:

  • 5.1 Code
  • 5.2 Omschrijving
  • 5.3 Bron
  • 5.4 Datum

Wanneer op een bepaald moment een nieuw classificatieschema wordt ingevoerd, worden bestaande stukken naar het nieuwe schema geconverteerd, waarbij de oude classificatie-informatie bewaard blijft. Dat betekent dat bij elk record waarbij de bestaande classificatie vermeld is, element 5.4 van een einddatum voorzien wordt en een tweede set aan elementen 5.1 – 5.4 van waarden voorzien wordt overeenkomstig de nieuwe classificatie. Element 5 is immers herhaalbaar.

Waardenverzameling Wordt van waarden voorzien door middel van de subelementen (indien niet overerft).
Voorbeelden


Element 5.1. Code
Definitie Kenmerk waaronder het record wordt ingedeeld / geklasseerd
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving:
Toelichting Geef hier aan welke classificatiecode van toepassing is uit het classificatieschema dat in element 5.3 vermeld is.
Waardenverzameling Coderingen uit het geldende classificatieschema.
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “1.85” (betreft Onderwijs)
  • “1.731.212” (betreft Bestemmingsplannen)


Element 5.2. Omschrijving
Definitie Nadere omschrijving van classificatie[code]
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Ja
Toelichting De omschrijving van de gebruikte code zoals gegeven in het classificatieschema. De omschrijving wordt dus automatisch afgeleid van de code.

Waarschijnlijk werd in de definitie in de Richtlijn classificatiecode bedoeld. Dit is hier toegevoegd.

Waardenverzameling Omschrijvingen uit het geldende classificatieschema.
Voorbeelden Omschrijving

- ”Onderwijs”

  • "Bestemmingsplannen"
  • "Handhaving van de openbare orde"
  • "Naturalisatie en eerste inschrijvingen"
  • "Exploitatievergunningen"
  • "Beheer van onroerend goed"


Element 5.3. Bron
Definitie Verwijzing naar het geldende classificatieschema/ ordeningsplan
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Ja
Toelichting Hier wordt ingevuld welke versie van welke classificatie gebruikt wordt / is.
Waardenverzameling Namen van het gehanteerde classificatieschema’s
Voorbeelden Bron:
  • “Basisarchiefcode - versie 1997”
  • “Model-Documentair Structuur Plan, versie 2007”
  • “Universele Decimale Classificatiecode”