Context (TMLO)

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken


Element 15C. (Ontstaans)context
Definitie
Waardering Verplicht indien van toepassing Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Ja
Toelichting De verwijzing naar de organisatorische context van het archiefstuk vindt in dit 1-entiteitmodel plaats door de entiteiten Actor en Activiteit en een aantal elementen daarvan op te nemen in het Record: de (sub)elementen 15C.1 resp 15C.2.
Waardenverzameling Wordt van waarden voorzien door middel van de subelementen (indien niet overerft).
Voorbeelden


Element 15C.1. Actor
Definitie Een organisatie of persoon verantwoordelijk voor of betrokken bij het opmaken, opnemen van archiefbescheiden en/of processen van informatie- en archiefbeheer.
Waardering Verplicht indien van toepassing Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Ja Overerving: Ja
Toelichting De organisatie of de persoon die formeel verantwoordelijk of gemandateerd is voor het creëren van het record. Op het hoogste aggregatieniveau is dit de archiefvormer.

De actor wordt vastgelegd op het laagst mogelijke niveau in de organisatie, bijvoorbeeld de desbetreffende functionaris. Om te kunnen herleiden om welke organisatie het gaat en/of hoe de verantwoordelijkheden liggen binnen de organisatie, worden als actoren tevens vermeld alle hogere aggregatieniveaus in de organisatie. Dus bijvoorbeeld ook het organisatie-onderdeel waarbinnen de functionaris werkzaam is en de organisatie waarvan dat organisatie-onderdeel deel uit maakt. In dit voorbeeld is er dus sprake van drie actoren bij het record.

Actoren worden zoveel als mogelijk vastgelegd op het hoogste aggregatieniveau van records. Actoren op het niveau van een dossier worden overerfd door de daarvan deel uit makende archiefstukken en hoeven dus niet per archiefstuk vermeld te worden. Het element bestaat uit de subelementen:

  • 15C.1.2 Identificatie-kenmerk
  • 15C.1.3 Aggregatieniveau
  • 15C.1.4.2 Geautoriseerde naam
  • 15C.1.7 Plaats
  • 15C.1.8 Jurisdictie
Waardenverzameling De waarde waarmee een actor wordt geïdentificeerd, hangt af van het aggregatieniveau van de actor:
  • Indien de actor een medewerker is, dan de identificatie die intern, binnen de organisatie, aan deze medewerker gegeven is;
  • Indien de actor een organisatorische eenheid betreft, dan de identificatie of code die intern, binnen de organisatie, aan deze eenheid toegekend is;
  • Indien de actor een organisatie betreft, dan één van de identificaties van de organisatie in het NHR (RSIN, KvK-nummer of Vestigingsnummer), voorafgegaan door een letter die de aard van de identificatie weergeeft (“R”, “K” respectievelijk “V”).
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “M214365” (voorbeeld van een identificatie van een medewerker)
  • “VROM/REG” (voorbeeld van een identificatie van een team)
  • “VROM” (voorbeeld van een identificatie van een afdeling)
  • “K12345678” (voorbeeld van een identificatie van een organisatie)


Element 15C.1.2. Identificatiekenmerk
Definitie Uniek kenmerk van een actor
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Ja
Toelichting Verwijzing naar de actor onder wiens formele verantwoordelijkheid het archiefstuk is gecreëerd
Waardenverzameling De waarde waarmee een actor wordt geïdentificeerd, hangt af van het aggregatieniveau van de actor:
  • Indien de actor een medewerker is, dan de identificatie die intern, binnen de organisatie, aan deze medewerker gegeven is;
  • Indien de actor een organisatorische eenheid betreft, dan de identificatie of code die intern, binnen de organisatie, aan deze eenheid toegekend is;
  • Indien de actor een organisatie betreft, dan één van de identificaties van de organisatie in het NHR (RSIN, KvK-nummer of Vestigingsnummer), voorafgegaan door een letter die de aard van de identificatie weergeeft (“R”, “K” respectievelijk “V”).
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “M214365” (voorbeeld van een identificatie van een medewerker)
  • “VROM/REG” (voorbeeld van een identificatie van een team)
  • “VROM” (voorbeeld van een identificatie van een afdeling)
  • “K12345678” (voorbeeld van een identificatie van een organisatie)


Element 15C.1.3. Aggregatieniveau
Definitie Onderscheidt de niveaus waarop een actor kan worden beschreven.
Waardering Aanbevolen Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Ja
Toelichting Niveau in de hiërarchie van de actor. Van belang voor uitwisselbaarheid. De hogere aggregatieniveaus erven de jurisdictie over op de lagere.
Waardenverzameling Het verdient aanbeveling de aanduiding van het aggregatieniveau te ontlenen aan een waardenlijst.
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “functionaris”
  • “team”
  • “afdeling”
  • “organisatie”


Element 15C.1.4.2. Geautoriseerde naam
Definitie De benaming(en), waaronder een actor bekend is.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Ja
Toelichting Elke overheidsorganisatie heeft een officiële naam die bekend is en waaronder zij gevonden dan wel geciteerd kan worden. De naam kan ook de geautoriseerde naam van een afdeling of functie van een medewerker zijn.
Waardenverzameling Het verdient aanbeveling de naam van de actor te ontlenen aan een waardenlijst.
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “J. Janssen (beleidsmedewerker Regulering)”
  • ”Beleidsmedewerker Regulering”
  • “Team Regulering”
  • “Afdeling VROM”
  • “Gemeente Westerbeek”


Element 15C.1.7. Plaats
Definitie
Waardering Optioneel Richtlijn: Aanbevolen Herhaalbaar: Ja Overerving: Ja
Toelichting Fysieke of virtuele locatie van actor. Er dient een verwijzing te zijn naar de plaats waar nadere informatie over het heden en verleden van de actor kan worden gevonden indien de actor de archiefvormer betreft. Dit vergemakkelijkt de bereikbaarheid, herkenbaarheid en vindbaarheid van de actor, geeft context aan de actor en - geeft toegang tot diensten van de actor. Aanbevolen is om in ieder geval van de actor op het hoogste aggregatienoveau het fysieke adres, het bezoekadres, het postadres of het internetadres te vermelden.
Waardenverzameling Tekst
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “Molenweg 9, 4321BA Westerbeek”
  • “www.westerbeek.nl”
  • “j.janssen@westerbeek.nl”


Element 15C.1.8. Jurisdictie
Definitie Nadere omschrijving van werkingsgebied / bevoegdheden.
Waardering Optioneel Richtlijn: Verplicht indien van toepassing Herhaalbaar: Nee Overerving: Ja
Toelichting Nadere aanduiding waar de bevoegdheden van de betrokken actor of organisatie betrekking op hebben. Geeft inzicht in de legitimiteit van de actor voor de activiteit ad. 15C.2. Alleen van toepassing voor actoren die op basis van regelgeving/statuten een specifiek werkingsgebied hebben. Aan te bevelen is om dit op een zo hoog mogelijk aggregatieniveau (zie element 3) vast te leggen.
Waardenverzameling Indien geen specifiek werkingsgebied dan waarde “geen”. Anders: tekst.
Voorbeelden


Element 15C.2. Activiteit (Werkproces)
Definitie Het geheel van taken, functies, activiteiten en transacties die op basis van een mandaat worden uitgevoerd door een actor.
Waardering Verplicht indien van toepassing Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Ja Overerving: Ja
Toelichting Betreft het proces dat, of de zaak die aan het archiefstuk ten grondslag ligt.

Deze informatie zou ook kunnen worden afgeleid van het classificatieschema (zie element 5), mits dit aansluit op de taken / processen. Dit schema dient echter stabiel in de tijd te zijn en daarom is meer gedetailleerde en actuele informatie noodzakelijk ten aanzien van de feitelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden waarmee een proces of zaak is ingeregeld op het moment dat het archiefstuk wordt opgemaakt, ontvangen en/of gebruikt.

De gegevens kunnen bijvoorbeeld ontleend worden aan een zaaktypecatalogus of een processenhandboek.

De activiteit wordt zoveel als mogelijk vastgelegd op het hoogste aggregatieniveau van records. Een activiteit op het niveau van een dossier wordt overerfd door de daarvan deel uit makende archiefstukken en hoeft dus niet per archiefstuk vermeld te worden.

Het element bestaat uit de subelementen:

  • 15C.2.2 Identificatie-kenmerk
  • 15C.2.3 Aggregatieniveau
  • 15C.2.4 Naam
Waardenverzameling Wordt van waarden voorzien door middel van de sub(sub)elementen (indien niet overerft).
Voorbeelden -


Element 15C.2.2. Identificatiekenmerk
Definitie Uniek kenmerk van een activiteit.
Waardering Aanbevolen Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving:
Toelichting Verwijzing naar het proces of de activiteit waarin het archiefstuk is gecreëerd. Er dient een verwijzing te zijn naar de bron waar nadere informatie over het heden en verleden van de activiteit kan worden gevonden.

Bij zaakgericht werken betreft dit de identificatie van het zaaktype.

Waardenverzameling Het verdient aanbeveling de identificatie van het proces te ontlenen aan een waardenlijst zoals een zaaktypecatalogus.
Voorbeelden “GWTBK123456789-14”


Element 15C.2.3. Aggregatieniveau
Definitie Onderscheidt de niveaus waarop een activiteit kan worden beschreven.
Waardering Aanbevolen Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving:
Toelichting Niveau in de hiërarchie van de activiteit. Van belang voor uitwisselbaarheid.
Waardenverzameling Het verdient aanbeveling de aanduiding van het aggregatieniveau te ontlenen aan een waardenlijst (de onderstaande voorbeelden vormen een aanzet).
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “taakveld” (Een verzameling van samenhangende processen voor een bepaald beleidsterrein)
  • “proces” of “zaak”(Een complex van activiteiten en /of transacties die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid.)
  • “activiteit” (Laagste niveau van business)


Element 15C.2.4. Naam (van het werkproces)
Definitie Kernachtige omschrijving van de activiteit of het proces
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving:
Toelichting Actuele formele benaming van het type activiteit of (bedrijfs)proces. Bij zaakgericht werken betreft dit de naam van het zaaktype.
Waardenverzameling Het verdient aanbeveling om de naam van het proces te ontlenen aan een waardenlijst zoals een zaaktypecatalogus.
Voorbeelden “Behandelen bezwaarschrift”