Dossier

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken


Omschrijving[bewerken]

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)[bewerken]

Archiefbestanddeel bestaande uit alle archiefbescheiden in één archief, die dezelfde zaak betreffen.

Toelichting
*

  • Elk dossier kent een eigen inwendige rangschikking van afzonderlijke archiefstukken en zij kunnen ten opzicht van elkaar volgens verschillende criteria worden gerangschikt, bijvoorbeeld volgens een archiefcode, alfabetisch op persoons- of geografische naam, chronologisch op de datum van het eerste of het laatste archiefstuk van een zaak.
  • Een zaak wordt meestal gedefinieerd als een in de tijd begrensd complex handelingen betreffende een bepaald geval.
  • Een dossier kan geheel of gedeeltelijk digitaal zijn, maar blijft niettemin één dossier.
  • Een dossier kan uit meer dan één verpakkingseenheid bestaan.
  • Het ordeningsstelsel waarbij de rangschikking van archiefstukken in dossiers de belangrijkste ordeningsmethode is, heet het dossierstelsel of zaaksgewijze ordening. De dossiers worden meestal logisch gerangschikt volgens een archiefcode. Van het stelsel maken tevens deel uit een postregistratiesysteem (zie onder indicateur) en een dossierinventaris (zie onder nadere toegang).
  • Eén omslag dat meer dan één zaak bevat heet een verzameldossier. Persoonsdossiers, die meestal meer zaken betreffende een persoon, personeelslid of cliënt bevatten, zijn in feite meestal verzameldossiers.


Gerelateerde termen
* Archiefbestanddeel, Archiefbescheiden, Archief, Archiefstuk, Archiefcode, Zaak, Ordeningsstelsel, Dossierstelsel, Zaaksgewijze ordening, Postregistratiesysteem, Indicateur, Dossierinventaris, Nadere toegang, Omslag, Zaak, Verzameldossier, Persoonsdossier
Referentie
* ANV, lemma 110.

Remano (2004)[bewerken]

Logisch geheel (aggregaat) van documenten die betrekking hebben op een zaak of een object. Zie ook archiefbestanddeel.


Gerelateerde termen
* aggregaat, archiefbestanddeel

Internationale terminologie[bewerken]

Relatie(s)[bewerken]

Verwijzing(en)[bewerken]

Illustratie(s)[bewerken]

Oude terminologie[bewerken]


Omschrijving[bewerken]

Een dossier is een logisch geheel van documenten die gaan over dezelfde zaak.

Archiefterminologie[bewerken]

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)[bewerken]

Een dossier is een

Archiefbestanddeel bestaande uit alle archiefbescheiden in één archief, die dezelfde zaak betreffen.

Toelichting

  • Elk dossier kent een eigen inwendige rangschikking van afzonderlijke archiefstukken en zij kunnen ten opzicht van elkaar volgens verschillende criteria worden gerangschikt, bijvoorbeeld volgens een archiefcode, alfabetisch op persoons- of geografische naam, chronologisch op de datum van het eerste of het laatste archiefstuk van een zaak.
  • Een zaak wordt meestal gedefinieerd als een in de tijd begrensd complex handelingen betreffende een bepaald geval.
  • Een dossier kan geheel of gedeeltelijk digitaal zijn, maar blijft niettemin één dossier.
  • Een dossier kan uit meer dan één verpakkingseenheid bestaan.
  • Het ordeningsstelsel waarbij de rangschikking van archiefstukken in dossiers de belangrijkste ordeningsmethode is, heet het dossierstelsel of zaaksgewijze ordening. De dossiers worden meestal logisch gerangschikt volgens een archiefcode. Van het stelsel maken tevens deel uit een postregistratiesysteem (zie onder indicateur) en een dossierinventaris (zie onder nadere toegang).
  • Eén omslag dat meer dan één zaak bevat heet een verzameldossier. Persoonsdossiers, die meestal meer zaken betreffende een persoon, personeelslid of cliënt bevatten, zijn in feite meestal verzameldossiers.

Overgenomen uit

  • ANV, lemma 110.

Lexicon van Nederlandse Archieftermen (1983)[bewerken]

Een dossier is het geheel van archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt door een instelling, een persoon of een groep personen, bij de behandeling van één zaak.

Toelichting

  • De dossiers worden algemeen wanneer de zaaksgewijze ordening zijn intrede doet.
  • In de praktijk zijn er in de administratie, bij de toepassing van de zaaksgewijze ordening, drie soorten "dossiers" ontstaan.
    • In het eerste geval heeft men de stukken betreffende één zaak in één map opgeborgen.
    • In het tweede geval heeft men op verschillende zaken betrekking hebbende stukken in één map opgeborgen, waarbij de stukken betreffende de verschillende zaken door scheidingsstroken van elkaar zijn gescheiden.
    • In het derde geval heeft men de op verschillende zaken betrekking hebbende stukken ook in een map opgeborgen, waarbij de stukken chronologisch zijn geordend.
  • In de beide laatste gevallen hebben de in één map opgeborgen stukken meestal betrekking op een onderwerp. Het kan echter ook voorkomen dat een dossier over meerdere mappen is verdeeld.
  • Bij bet beschrijven van deze "dossiers" dient men in zijn beschrijving dit verschil tot uitdrukking te brengen.
    • In het eerste geval beschrijve men: "Dossier inzake . . .";
    • in het tweede geval: "Dossiers inzake . . ."
    • en in het derde geval: "Stukken betreffende . . .".

Bron


Nederlandse Archiefterminologie (1962)[bewerken]

Een dossier is een reeks archiefbescheiden, die door een bestuur of functionaris zijn ontvangen en opgemaakt in de behandeling van een bepaalde zaak.

Toelichting

  • Zie de toelichting bij de term bundel.
  • De beperking van het begrip dossier tot archiefbescheiden betreffende een bepaalde zaak is in overeenstemming met de vermoedelijke oorsprong ervan, die in de processuele sfeer (de rechtszaak) moet worden gezocht.
  • Over het gebruik van de term dossier bestaat dagelijks misverstand. Oorspronkelijk was het dossier een omslag met rugopschrift; het gemeenschappelijk kenmerk van de bescheiden werd echter niet scherp naar zijn aard onderscheiden (zie de toelichting bij de term reeks). In de praktijk noemt men ook kleine series en bundels wel dossiers, wat tot verwarring leidt.
  • Buiten de archivistiek wordt dossier gebruikt in de zin van: alle bescheiden, die ongeacht hun bestemming naar het oordeel van degene, die ze verzamelt, voor een bepaald doel kunnen dienen. In de archivistiek binnengedrongen, heeft de aan dit begrip ten grondslag liggende documentatie-gedachte geleid tot het pertinentiebeginsel.
  • Om een dossier te kunnen zijn, moeten de bescheiden behoren tot één en hetzelfde archief (vgl. bestemmingsbeginsel) en hebben gediend in één zaak; dit houdt in, dat retroacta, die in originali bij een dossier zijn gevoegd, op hun oorspronkelijke plaats in hun archief behoren te worden teruggebracht (vgl. herkomstbeginsel).

Bron

  • NAT, lemma 64.


Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (1898)[bewerken]

Men onderscheide tusschen een dossier en een bundel stukken. Een dossier is gevormd, terwijl het archief nog leefde; een bundel is, nadat het is afgestorven, door een lateren beheerder gevormd.

Toelichting

  • De bovenstaande onderscheiding heeft weder hoofdzakelijk een praktisch doel. Als in een inventaris wordt gesproken van een dossier, dan worden daarmede uitsluitend bedoeld stukken, die zijn bijeengevoegd en tot een pak vereenigd, toen het archief nog leefde. Hierbij is het niet bepaald noodzakelijk, dat de stukken reeds zijn vereenigd, vóórdat of onmiddellijk nadat zij in het archief zijn gedeponeerd; de dossiers kunnen later zijn gevormd, zoo zij slechts zijn gevormd in den tijd, toen het bestuur of de ambtenaar, die het archief heeft gevormd, nog fungeerde en het archief nog onder zich had.
  • Bundels worden daarentegen gevormd door den archivaris, die bij de ordening van het archief volgens § 31 eenige stukken in een nummer bijeenvoegt en beschrijft. Een archivaris kan dus wel een bundel maken, niet een dossier. Hij kan alleen, zoo een dossier uit elkaar gevallen is, het herstellen.
  • Het is niet overbodig er hier nog eens uitdrukkelijk op te wijzen, dat niet alle in een archiefnummer vereenigde stukken bundels of dossiers vormen. Daarvoor is het noodig, dat de bijeengevoegde stukken op één onderwerp betrekking hebben. Stukken, die alleen zijn vereenigd om hun aard, b.v. omdat het alle ingekomene stukken of rekeningen van een bepaalden tak van dienst zijn, vormen bundels noch dossiers, maar liassen, omslagen of pakken.

Bron

Remano[bewerken]

Dossier is:

Logisch geheel (aggregaat) van documenten die betrekking hebben op een zaak of een object. Zie ook archiefbestanddeel.

Overgenomen uit

Relaties[bewerken]

BT: Archiefbestanddeel

NT: Verzameldossier, Persoonsdossier, Zaakdossier, fysiek dossier, digitaal dossier, bundel

RT: Archief, Archiefcode, Archiefstuk, Dossierstelsel

Voorbeeld[bewerken]

Commentaar

  • Het begrip dossier wordt ook wel in ruimere zin gebruikt, bijvoorbeeld: het dossier Betuwelijn of het dossier OV-chipkaart. Het gebruik in deze zin wordt ontraden omdat het in beide voorbeelden om projecten gaat en niet om dossiers. Een project is een conglomeraat van veel afzonderlijke zaken, welke alle tot dossiers leiden. Bijvoorbeeld de "onteigening van een perceel grond (kad. A, nr 1098) in de gemeente Hardinxveld, 1996-1997" of de "aanbesteding van koperdraad voor de aanleg van de bovenleiding in de sectie Kijfhoek - Sliedrecht, 1999-2000" binnen het project Betuweroute of de "oprichting van Trans Link Systems, 2000-2002" binnen het project Invoering OV-chipkaart.
  • Het gebruik van deze term is vanuit de politiek het gewone taalgebruik binnengedrongen, en wordt ook geassocieerd met hoofdpijn: hoofdpijndossiers.
  • De uitspraak in Nederland en Vlaanderen is verschillend: in Vlaanderen wordt het tweede deel van het woord uitgesproken met de i-klank en afgesloten met een rollende r. In Nederland gebruikt men een Frans-achtige uitspraak: dossjeej.