Event plan (TMLO)

Uit ArchiefWiki
Naar navigatie springen Naar zoeken springen


Element 13. Specificatie
Definitie Geeft activiteiten of gebeurtenissen weer die in de toekomst van belang zijn voor het record
Waardering Verplicht i.v.t. Richtlijn: Aanbevolen Herhaalbaar: Ja Overerving: Ja
Toelichting Bepaalde activiteiten liggen van tevoren al vast, zoals overbrenging, vernietiging, verandering van openbaarheidsregime e.d.. Het is nuttig voor deze activiteiten een eventplan in de records op te nemen, waardoor de toekomstige verandering van status kan worden beheerd en – wellicht - geautomatiseerd.

Alleen die activiteiten worden vermeld die specifiek zijn voor het individuele record. Activiteiten die gelden voor een groep records op een hoger aggregatieniveau, worden alleen bij het record op dat aggregatieniveau vermeld. Zo wordt een activiteit die geldt voor een dossier en alle daartoe behorende archiefstukken, vermeld bij het record zijnde het dossier. Alle tot dat dossier behorende records (archiefstukken) overerven deze activiteit. Zo kan voor een record zijnde een dossier één vernietigingstermijn gelden die van toepassing is op alle in dat dossier aanwezige records zijnde archiefstukken. Mocht voor een specifiek archiefstuk in dat dossier een andere termijn gelden, of moet dat archief juist overgedragen worden, dan wordt alleen bij dat ene archiefstuk in dat dossier element 13 van waarden voorzien. De planning van bepaalde activiteiten, zoals vernietiging en overbrenging, kunnen veelal geautomatiseerd afgeleid worden uit een procesondersteunend systeem zoals een zaaksysteem. Dat vereist overigens wel overeenstemming in semantiek tussen procesondersteunend systeem en archiefbeheersysteem. Bij element 13 gaat het om activiteiten die betrekking hebben op het gehele record, zoals een dossier met alle daarbij behorende archiefstukken en een archiefstuk met alle bestanden waarin dat archiefstuk inhoudelijk is vastgelegd. Geplande activiteiten die specifiek betrekking hebben op een enkel bestand, dat deel uitmaakt van een record, worden gepland met element 21.9: Event plan formaat. Dat betreft bijvoorbeeld de conversie naar een ander bestandsformaat. Migratie kan daarentegen zowel op record- als bestandsniveau plaatsvinden (voor alle bestanden van een record resp. een specifiek bestand van een record). Van elke geplande activiteit wordt de datum (of periode) vastgelegd waarop deze gepland staat, het soort activiteit, de aanleiding voor de activiteit en wordt een beschrijving gegeven van de activiteit. Dit vindt plaats met de volgende subelementen: - 13.1 Datum/periode - 13.2 Type - 13.3 Beschrijving - 13.4 Aanleiding.

Waardenverzameling Wordt van waarden voorzien door middel van de subelementen (indien niet overerft).
Voorbeelden -


Element 13.1. Datum/Periode
Definitie datum of periode waarop / -in iets zal plaatsvinden
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht i.v.t. Herhaalbaar: Nee Overerving: Ja
Toelichting Per geplande activiteit wordt een datum toegevoegd op basis van algemene voorschriften of specifieke besluiten. De datum van het geplande event wordt uitgerekend op basis van de datum van de creatie van een archiefstuk dan wel een andere aanleiding, zoals de afsluiting van een zaak of het vervallen van het belang, en de periode waarna de activiteit moet plaatsvinden, zoals overbrenging na 20 jaar, vernietiging na 5 jaar, einde rubricering na 10 jaar.
Waardenverzameling Datum en evt. tijd gebeurtenis (jjjjmmdd resp. jjjjmmddhhmmss) dan wel datum begin periode (jjjjmmdd) en Datum einde periode (jjjjmmdd) gescheiden door een liggend streepje.
Voorbeelden ”20210229”

”20210229-20210531”


Element 13.2. Type
Definitie Soort activiteit of gebeurtenis.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht i.v.t. Herhaalbaar: Nee Overerving: Ja
Toelichting
Waardenverzameling Het verdient aanbeveling de type-aanduiding te ontlenen aan een waardenlijst die ook geldt voor event-typen bij Eventgeschiedenis (element 12.2).
Voorbeelden • “conversie”

• “migratie” • “overbrenging” • “publicatie” • “vervallen beperkingen openbaarheid” • “overdracht • “vernietiging”


Element 13.3. Beschrijving
Definitie Nadere omschrijving van de gebeurtenis of activiteit.
Waardering Optioneel Richtlijn: Optioneel Herhaalbaar: Nee Overerving: Ja
Toelichting Toelichting op Type, zoals: wat houdt het event in? Wat is de (eventueel wettelijke) grondslag voor de geplande gebeurtenis?
Waardenverzameling Tekst
Voorbeelden


Element 13.4. Aanleiding
Definitie Indicatie van mechanisme waarop gebeurtenis of actie in gang wordt gezet.
Waardering Optioneel Richtlijn: Optioneel Herhaalbaar: Nee Overerving: Ja
Toelichting Beschreven wordt wat de aanleiding inhoudt. Bijvoorbeeld, de datum waarop het dossier wordt gesloten kan i.c.m. een bewaartermijn de aanleiding zijn voor vernietiging op een bepaalde datum. Ook kan hier vermeld worden het resultaat van het proces of de zaak dat tot het record geleid heeft en het type proces of zaaktype, als het om activiteiten als vernietiging en overbrenging gaat. Deze combinatie bepaalt veelal de beheerhandeling en bijbehorende termijn.
Waardenverzameling Tekst
Voorbeelden