Formaat (TMLO)

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken


Element 21. Formaat
Definitie Fysieke/technische aspecten van een record.
Waardering Verplicht i.v.t. Richtlijn: Verplicht i.v.t. Herhaalbaar: Ja Overerving: Nee
Toelichting Nadere beschrijving van de digitale kenmerken van een record, zijnde een archiefstuk, teneinde dat record oftewel de bestanden waaruit het bestaat, te kunnen herkennen, gebruiken en bewaren. Deze moet van waarden worden voorzien indien het record een archiefstuk betreft (zie element 3) en de inhoud van het archiefstuk in één of meer digitale bestanden is vervat.

Per digitaal bestand worden de subelementen van waarden voorzien d.w.z. het element Formaat komt bij een archiefstuk even vaak voor als het aantal bestanden waaruit het archiefstuk is opgebouwd. Bij een bestand dat is opgebouwd uit andere bestanden (type ‘Samengesteld’, ‘Container’ of ‘Enveloppe’; zie element 21.10) wordt het element Formaat afzonderlijk van waarden voorzien voor zowel het ‘overkoepelende bestand’ als voor elk bestand dat daarvan deel uit maakt. Het element bestaat uit de subelementen:

  • 21.1 Identificatiekenmerk
  • 21.2 Naam
  • 21.3 Type
  • 21.4 Omvang
  • 21.5 Bestandsformaat
  • 21.6 Creatieapplicatie
  • 21.7 Fysieke integriteit
  • 21.8 Datum aanmaak
  • 21.9 Event plan formaat
  • 21.10 Relatie

Sommige subelementen bestaan weer uit subsubelementen.

Waardenverzameling Wordt van waarden voorzien door middel van de betreffende subelementen.
Voorbeelden


Element 21.1. Identificatiekenmerk
(van Formaat)
Definitie Uniek kenmerk van digitaal bestand.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Betreft de unieke sleutel waaronder het bestand eenduidig gevonden kan worden op de fysieke of virtuele locatie zoals aangeduid met element 7: Plaats. Dit kan de bestandsnaam zijn mits deze uniek is of, door middel van voorloopkenmerken of aanvullende kenmerken (zoals een ‘pad-beschrijving), uniek gemaakt is.

Daar waar het bij element 2 gaat om de identificatie van een record, gaat het hier om de identificatie (van de vindplaats) van telkens één bestand dat deel uit maakt van een record, zijnde een archiefstuk. Bij bepaalde gebeurtenissen zoals genoemd in het Event plan (migratie, conversie, overdracht e.a.) kan de identificatie wijzigen.

Waardenverzameling Tekst
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “//archfs02/westerbeek/vergunningen/2003/Besluit_2003_Zyx_2301.13_20090223.doc”
  • “//archfs09/zuidveen/2009/B&W_20090630_F&O.1”
  • “3F2504E0-4F89-11D3-9A0C-0305E82C3301” (een zgn. GUID: Globally Unique IDentifier)


Element 21.2. Bestandsnaam
 (van Formaat)
Definitie Korte omschrijving van een digitaal bestand of benaming.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Het betreft de naam van het bestand waaronder dit is vastgelegd op een gegevensdrager (‘harde schijf’ of ander digitaal opslagmedium).

Het element bestaat uit de subsubelementen:

  • 21.2.1 Naam
  • 21.2.2 Extensie
Waardenverzameling Wordt van waarden voorzien door middel van de betreffende subsubelementen.
Voorbeelden


Element 21.2.1. Naam
 (van Bestandsnaam van Formaat)
Definitie Korte omschrijving van een digitaal bestand of benaming zonder aanduiding van het bestandsformaat.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Dit element betreft de naam van het bestand, zonder de formaat-extensie (zoals .pdf), waarmee de inhoud van het bestand gekenschetst wordt.
Waardenverzameling Tekst
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “Besluit_2003_Zyx_2301.13_20090223”
  • “Herinrichting_openbare_ruimte_Ooievaarstraat”
  • “Opstellen_en_vaststellen_Garage_verordening”
  • “Opstellen_keur”
  • “Kapvergunning Van de Spiegelstraat 12 Den Haag februari 2009”
  • “Raadsvergadering 20140122 – tijdcodering opname sprekers”


Element 21.2.2. Extensie
 (van Naam van Formaat)
Definitie Aanduiding van bestandsformaat.
Waardering Optioneel Richtlijn: Optioneel Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting De formaat-extensie van de bestandsnaam is een aanduiding van het bestandsformaat. Bij Windows-bestanden is dit de, meestal drieletterige, code na de meest rechtse punt.

Let op: de extensie op zich kan valse informatie geven en niet overeenkomen met het eigenlijke bestandsformaat. Het daadwerkelijke bestandsformaat wordt vastgelegd met element 21.5.

Waardenverzameling Letters
Voorbeelden Voorbeelden:
  • ”pdf”
  • ”xml”
  • ”docx”
  • “odt”


Element 21.3. Type
 (van Formaat)
Definitie Wijze van groepering van bestanden omwille van samenhang of verpakking. Typering van digitaal bestand.
Waardering Verplicht i.v.t. Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Het element moet van een waarde voorzien worden indien het bestand opgebouwd is uit andere bestanden. Het gaat dan om een groeptypering naar de technische aard van bestanden, niet naar inhoud en ook niet naar bestandsformaat. Bestanden kunnen op verschillende manieren gegroepeerd en bij elkaar gehouden worden voor verschillende doeleinden:
  • structuur voor samenhang of als pakket: via een container (wrapper), bijv. met XML, TAR, zip-file
  • voor samenhang als een enveloppe, waarbij deze zelf ook een inhoudelijke/ begeleidend bericht kan omvatten, bijv. een email met bijlagen
  • als logisch samengesteld geheel, bijeengehouden door een script (bijv. een website) of anderszins (bijv. database).

Zie de bijlage voor een uitleg over bestanden bij een record. De hieronder genoemde waarden voor dit element zijn niet hiërarchisch, maar geven verschillende vormen van digitale bestanden aan.

Waardenverzameling - “Samengesteld” (bijv. website, XML-bestand met stylesheet)

- “Container” (bijv. zip, tar, jar) - “Enveloppe (bijv. e-mail, METS-bestand)” - “Enkelvoudig” (bestand dat niet onderverdeeld is in bestanden)

Voorbeelden


Element 21.4. Omvang 
(van Formaat)
Definitie Ruimtebeslag op medium, meestal uitgedrukt in bytes of een veelvoud ervan.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Gegevens over het ruimtebeslag zijn van belang voor het bepalen van opslagcapaciteit en bij het verzenden van het bestand (benodigde bandbreedte).

Omvang is meestal beschikbaar als bestandseigenschap in het desbetreffende besturingssysteem.

Waardenverzameling Getal in Mb (Megabytes) met optioneel één decimaal.
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “2” (2 Mb)
  • “0,3” (ca. 307 Kb)


Element 21.5. Bestandsformaat
 (van Formaat)
Definitie Code volgens welke gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Geeft de benodigde informatie over de applicatie waarmee het archiefstuk kan worden geraadpleegd.
Waardenverzameling De bestandsformaataanduidingen zoals benoemd in het PRONOM-register.
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “fmt/40” (Microsoft Word 97-2003 document; extensie: .doc)
  • “fmt/83” (Drawing Interchange File Format (Binary) R14; extensie: .dxf)
  • “fmt/276” (Acrobat PDF 1.7 - Portable Document Format 1.7; extensie: .pdf)


Element 21.6. Creatieapplicatie (van Formaat)
Definitie Omschrijving van de applicatie waarmee het bestand oorspronkelijk gemaakt is.
Waardering Verplicht i.v.t. Richtlijn: Verplicht i.v.t. Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Betreft de applicatie waarmee het bestand gemaakt is dat nu deel uitmaakt van het record. Indien het bestand met MS-Word gecreëerd is en later omgezet is naar .pdf, dan wordt de applicatie vermeld waarmee het pdf-bestand gegenereerd is. Voorgaande creatie-applicaties kunnen met element 12 (Event geschiedenis) vastgelegd worden. Verschaft extra informatie over de mogelijkheid het archiefstuk te raadplegen wanneer dit op basis van de informatie over het bestandsformaat niet mogelijk blijkt. Dit kan worden veroorzaakt door incompatibiliteit van bestandsformaten. Verplicht indien bekend.

Het element bestaat uit de subsubelementen:

  • 21.6.1 Naam
  • 21.6.2 Versie
  • 21.6. 4Datum aanmaak
Waardenverzameling Wordt van waarden voorzien door middel van de betreffende subsubelementen.
Voorbeelden


Element 21.6.1. Naam (van Creatieapplicatie van Formaat)
Definitie Benaming van de applicatie waarmee het oorspronkelijke bestand is gemaakt.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Het verdient aanbeveling om de waarde te ontlenen aan het PRONOM-register. Dat vult een randvoorwaarde in voor het betrouwbaar en geautomatiseerd converteren van bestanden.
Waardenverzameling Tekst
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “fmt/412” (PRONOM-id voor Microsoft Word for Windows, versie 2007)
  • “fmt/291” (PRONOM-id voor OpenDocument Text 1.2)
  • “Microsoft Excel”
  • “X-metal” (xml-editor)
  • “Esri ArcGIS” (voor bijvoorbeeld een dxf-bestand)


Element 21.6.2. Versie (van Creatieapplicatie van Formaat)
Definitie Nadere aanduiding van de versie van de creatieapplicatie.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Het verdient aanbeveling om de waarde te ontlenen aan het PRONOM-register.
Waardenverzameling Versiegetal of –aanduiding
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “5.1”
  • “9.0”
  • “2010”


Element 21.6.3. Datum aanmaak (van Creatieapplicatie van Formaat)
Definitie Datum, waarop het oorspronkelijke digitale bestand met de creatie applicatie is gemaakt.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Deze datum kan verschillen met de datum in element 21.8 (Datum aanmaak). Dat betreft de datum waarop de laatst bekende versie van het bestand is gecreëerd. Dat kan bijvoorbeeld de datum zijn van latere migratie naar een nieuwere versie van de creatie-applicatie. De datum van element 21.6.3 is dan ook gelijk aan of ligt voor de datum in element 21.8.
Waardenverzameling Datum (jjjjmmdd)
Voorbeelden Voorbeeld:
  • “20090920”


Element 21.7. Fysieke integriteit (van Formaat)
Definitie Uitdrukking van mate van volledigheid en onbeschadigd zijn van digitaal bestand.
Waardering Verplicht i.v.t. Richtlijn: Verplicht i.v.t. Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Een waarde waarmee in een later stadium de integriteit kan worden gecontroleerd. Bijvoorbeeld door berekening van de checksum, of door middel van een digitale handtekening of digitaal watermerk. Verplicht in de digitale omgeving.

Het element bestaat uit de subsubelementen:

  • 21.7.1 Algoritme (type)
  • 21.7.2 Waarde
  • 21.7.3 Datum

N.B. Dit element is meer te vergelijken met element 19: Vorm dan met element 20: Integriteit. In de Richtlijn heet het element fysieke integriteit, in TPR heet het Integriteit. Vanwege de mogelijke verwarring met element 20, (logische) Integriteit, is gekozen voor Fysieke integriteit.

Waardenverzameling Wordt van waarden voorzien door middel van de betreffende subsubelementen.
Voorbeelden


Element 21.7.1. Algoritme (type) (van Fysieke integriteit van Formaat)
Definitie Aanduiding van algoritme, gebruikt om de checksum te maken.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting De aanduiding van het algoritme maakt het mogelijk de checksum te controleren.
Waardenverzameling Tekst
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “Longitudinal parity check”
  • “Fletcher’s checksum”
  • “Cyclic redundancy checks (CRCs)”


Element 21.7.2. Waarde (van Fysieke integriteit van Formaat)
Definitie De waarde van de checksum.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting De waarde van de checksum, het controlegetal, maakt het mogelijk te controleren of het bestand niet gecorrumpeerd is.
Waardenverzameling Numerieke waarde
Voorbeelden Voorbeeld:
  • “51”


Element 21.7.3. Datum (van Fysieke integriteit van Formaat)
Definitie Datum waarop de checksum is gemaakt.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting
Waardenverzameling Datum (jjjjmmdd)
Voorbeelden Voorbeeld:
  • “20140102”


Element 21.8. Datum aanmaak (van Formaat)
Definitie Datum waarop het huidige digitale bestand is aangemaakt.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Dit kan de datum zijn waarop het bestand met de oorspronkelijke creatie-applicatie (element 21.6) is gemaakt. Ook kan het een latere datum zijn. Bijvoorbeeld omdat het oorspronkelijke bestand is gemigreerd naar een nieuwere versie van de creatie-applicatie, wat resulteerde in een nieuw bestand.
Waardenverzameling Datum (jjjjmmdd)
Voorbeelden


Element 21.9. Event plan formaat (van Formaat)
Definitie Activiteit of gebeurtenis die aangeeft wat in de toekomst moet / zal gebeuren.
Waardering Verplicht i.v.t. Richtlijn: Verplicht i.v.t. Herhaalbaar: Ja Overerving: Nee
Toelichting Te gebruiken voor bijvoorbeeld het jaarlijkse overzetten op een andere drager of het periodiek controleren van de integriteit. Is een ander element dan element 13 dat ook Eventplan heet. Bij dat element gaat het om het event plan voor het gehele record dus ook voor alle bestanden die van dat record deel uitmaken. Hier gaat het daarentegen om events die gelden voor een specifiek bestand van dat record en niet voor alle bestanden van dat record. Aan te bevelen is om (ook) ‘bestands-events’ op een zo hoog mogelijk aggregatieniveau vast te leggen met element 13. Bijvoorbeeld de conversie van alle bestanden van een serie die gemaakt zijn met MS-Word, versie 2007. Afgehandelde events, ongeacht of die gepland zijn met element 13 of 21.9, worden vermeld met element 12: Geschiedenis.

Het element bestaat uit de subsubelementen:

  • 21.9.1 Datum
  • 21.9.2 Type
  • 21.9.3 Beschrijving
  • 21.9.4 Aanleiding
Waardenverzameling Wordt van waarden voorzien door middel van de betreffende subsubelementen.
Voorbeelden


Element 21.9.1. Datum (van Event plan Formaat)
Definitie Datum of periode waarop / -in iets zal plaatsvinden.
Waardering Verplicht i.v.t. Richtlijn: Verplicht i.v.t. Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting
Waardenverzameling Datum activiteit (jjjjmmdd) dan wel datum begin periode (jjjjmmdd) en Datum einde periode (jjjjmmdd) gescheiden door een liggend streepje.
Voorbeelden Voorbeelden:
  • ”20160101”
  • “20160101-20160331”


Element 21.9.2. Type (van Event plan Formaat)
Definitie Soort activiteit of gebeurtenis.
Waardering Verplicht i.v.t. Richtlijn: Verplicht i.v.t. Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting
Waardenverzameling Het verdient aanbeveling de type-aanduiding te ontlenen aan een waardenlijst die is afgestemd met de event-typen bij Eventplan (13.2) en Eventgeschiedenis (element 12.2).
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “conversie”
  • “migratie”


Element 21.9.3. Beschrijving
 (van Event plan Formaat)
Definitie Nadere omschrijving van de gebeurtenis
Waardering Verplicht i.v.t. Richtlijn: Verplicht i.v.t. Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Nadere uitleg van Type, zoals: wat houdt het event in? Eventueel een technische specificatie van de actie.
Waardenverzameling Tekst
Voorbeelden


Element 21.9.4. Aanleiding
 (van Event plan Formaat)
Definitie Indicatie van mechanisme waarop gebeurtenis in gang wordt gezet
Waardering Verplicht i.v.t. Richtlijn: Verplicht i.v.t Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Beschreven wordt wat de aanleiding inhoudt. Bijvoorbeeld de vervanging van de server of de upgrade van software.
Waardenverzameling Tekst
Voorbeelden


Element 21.10. Relatie
 (van Formaat)
Definitie Definieert de samenhang met andere digitale bestanden.
Waardering Verplicht i.v.t. Richtlijn: Verplicht i.v.t. Herhaalbaar: Ja Overerving: Nee
Toelichting Bij formaat relatie gaat het om de relatie van het bestand tot andere digitale bestanden bij het record. Het is verplicht dit element van waarden te voorzien indien het nodig is om de relatie met andere digitale bestanden aan te duiden. Dit is gerelateerd aan het type bestand (element 21.3):
  • Bij type ‘Samengesteld’ is het verplicht om de onderliggende bestanden aan te geven (interne structuur).
  • Bij type ‘Container’ is het verplicht om de onderliggende bestanden aan te geven (interne structuur).
  • Bij type ‘Enveloppe’ is het verplicht om de onderliggende bestanden aan te geven (interne structuur).

Het element moet dus van een waarde voorzien worden indien het bestand samengesteld is uit andere bestanden. Zie de bijlage voor een uitleg over bestanden bij een record.

Waardenverzameling De identificatiekenmerken van de andere bestanden bij hetzelfde record en de identificatiekenmerken van de bestanden in de ‘container’, aangevuld met de aard van de relatie.
Voorbeelden Voorbeelden:
  • “//archfs02/westerbeek/vergunningen/2003/Besluit_2003_Zyx_2301.13_20090223.doc; besluit”
  • “//archfs02/westerbeek/vergunningen/2003/Besluit_2003_Zyx_2301.13_20090223_bijl.doc; bijlage bij besluit”
  • “Besluit_2003_Zyx_2301.13_20090223.doc; bestand in container”
  • “Besluit_2003_Zyx_2301.13_20090223_bijl.doc; bestand in container”