Identificatiekenmerk (TMLO)

Uit ArchiefWiki
Naar navigatie springen Naar zoeken springen


Element 2. Identificatiekenmerk
Definitie Uniek kenmerk van een record
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Uniek kenmerk van een record zoals daaraan toegekend door de archiefvormende organisatie. Een unieke identificatie is randvoorwaardelijk om records van elkaar te kunnen onderscheiden. Binnen een organisatie is de uniciteit veelal nog wel gewaarborgd, maar zodra het daarbuiten wordt gepubliceerd wordt een identificerend kenmerk van de organisatie toegevoegd aan het Identificatie-kenmerk. Bij gebruik van records tussen organisaties of van een andere organisatie kunnen deze daarmee onderscheiden worden van de eigen records en ontstaan en er geen records met dezelfde identificatie.

Een eenmaal toegekende identificatie wijzigt niet meer, ook niet bij overbrenging of migratie. Records kunnen onderling naar elkaar verwijzen (zie bijvoorbeeld element 15). Wijziging van de identificatie zou de verwijzingen incorrect maken.

Het Identificatiekenmerk is opgebouwd uit drie delen, gescheiden door een liggend streepje, achtereenvolgens:

  • de landcode volgens ISO 3166-1, in dit geval “NL”;
  • het tweede deel van de toepasselijke ISIL-code (ISO 15511) (vanaf het streepje na de landcode) dan wel één van de identificaties van de organisatie in het NHR (RSIN, KvK-nummer of Vestigingsnummer), voorafgegaan door een letter die de aard van de identificatie weergeeft (“R”, “K” respectievelijk “V”);
  • de unieke identificatie van het record binnen de organisatie.

De eerstgenoemde twee delen zijn bij uitwisseling van records binnen een organisatie niet persé nodig, bij uitwisseling tussen organisaties wel.

Waardenverzameling
Voorbeelden ”NL-HaHGB-2003/Zyx/2301.13” ; “NL-K12345678-2003/Zyx/2301.13”