Minuut

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken


Omschrijving[bewerken]

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)[bewerken]

Concept vastgesteld door een bevoegde persoon of groep personen binnen de organisatie van een archiefvormer.

Toelichting
*

  • De vaststelling blijkt uit parafen of andere vormen van waarmerking en aantekeningen omtrent de afhandeling op het archiefstuk zelf of op of in begeleidende archiefstukken op papier of in digitale vorm.
  • Zie voor de notariële minuut onder net en voor de kadastrale minuut of minuutplan onder kaart.
  • In oudere archiefinventarissen vindt men de in het verleden gepropageerde term nieuwe minuut
een gewaarmerkte kopie van de expeditie, bestemd om te dienen als minuut. Deze term heeft nooit ingang gevonden.
  • In de negentiende eeuw werd bij de ministeries de term geärresteerd gebruikt voor vastgesteld, en, als pars pro toto, voor de vastgestelde minuut van het besluit of de uitgaande brief.]]


Gerelateerde termen
* Concept, archiefvormer, aantekening, archiefstuk, net, kaart, archiefinventaris, nieuwe minuut, expeditie
Referentie
* ANV, lemma 48.


Terminologie voor grafische archivalia (1989)[bewerken]

De vastgestelde versie van een afbeelding, waarnaar de expeditie of het net-exemplaar wordt opgemaakt.

Toelichting
*

  • De termen 'net-exemplaar' of 'gedrukte kaart' worden niet gebruikt.


Gerelateerde termen
* Net, Kaart, Afbeelding, Expeditie
Referentie
* Terminologie grafische archivalia, lemma 29

Internationale terminologie[bewerken]

Relatie(s)[bewerken]

Verwijzing(en)[bewerken]

zzz郵件內容zzz


Oude terminologie[bewerken]


Omschrijving[bewerken]

Archiefterminologie[bewerken]

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)[bewerken]

Een minuut is een

Concept vastgesteld door een bevoegde persoon of groep personen binnen de organisatie van een archiefvormer.

Toelichting

  • De vaststelling blijkt uit parafen of andere vormen van waarmerking en aantekeningen omtrent de afhandeling op het archiefstuk zelf of op of in begeleidende archiefstukken op papier of in digitale vorm.
  • Zie voor de notariële minuut onder net en voor de kadastrale minuut of minuutplan onder kaart.
  • In oudere archiefinventarissen vindt men de in het verleden gepropageerde term nieuwe minuut: een gewaarmerkte kopie van de expeditie, bestemd om te dienen als minuut. Deze term heeft nooit ingang gevonden.
  • In de negentiende eeuw werd bij de ministeries de term geärresteerd gebruikt voor vastgesteld, en, als pars pro toto, voor de vastgestelde minuut van het besluit of de uitgaande brief.

Overgenomen uit

  • ANV, lemma 48.


Terminologie voor grafische archivalia (1989)[bewerken]

Een minuut

Is de vastgestelde versie van een afbeelding, waarnaar de expeditie of het net-exemplaar wordt opgemaakt.

Toelichting

  • De termen 'net-exemplaar' of 'gedrukte kaart' worden niet gebruikt.

Overgenomen uit


Lexicon van Nederlandse Archieftermen (1983)[bewerken]

Een minuut is de vastgestelde versie van een geschrift, waarnaar de expeditie of het net-exemplaar wordt opgemaakt.

Toelichting

  • Aan minuten kunnen concepten voorafgaan. Zelfs is het mogelijk, dat concepten de functie van minuut krijgen. Nodig is dit alles echter niet. Een minuut kan ook naar dictaat, naar een formulier of zelfs à l'improviste worden geredigeerd. Een concept ontbreekt dan geheel en al. Dit verschijnsel doet zich vooral voor in administraties, waar veel zaken routinematig worden afgewerkt.
  • Vaak is het moeilijk te onderscheiden, of een bepaald stuk een minuut of een concept is. Het al dan niet ondertekend zijn is hierbij geen doorslaggevend criterium. Vergelijking met de expeditie of het net-exemplaar, indien voorhanden, kan in dergelijke gevallen uitkomst brengen.
  • Wegens de slechte leesbaarheid en moeilijke hanteerbaarheid van de vaak op losse vellen geschreven minuten, ontstond bij verschillende administraties al vroeg de gewoonte, deze voor eigen gebruik in het net te laten overschrijven (bijvoorbeeld de net-exemplaren van de resoluties).
  • Met de komst van het carbonpapier werd het mogelijk, tegelijk en eensluidend met de expeditie, een doorslag te vervaardigen, waarmee voor de administratie kon worden vastgelegd, wat in feite aan de belanghebbende(n) was uitgereikt of toegezonden. Met het oog hierop werden de doorslagen geparafeerd door degene, die de expedities ondertekende.
  • In de laatste jaren worden de doorslagen op hun beurt steeds meer vervangen door afdrukken. De afdrukken van de expedities kunnen evenals de doorslagen worden geparafeerd. Hoewel het afschriften zijn, vullen deze (geparafeerde) doorslagen en afdrukken in zekere zin de minuten aan. Vaak zijn zij zelfs bedoeld om de functie van de minuut, die dan als overbodig wordt vernietigd, over te nemen.
  • In sommige administraties is voor deze doorslagen of afdrukken met minuutfunctie de benaming "nieuwe minuut"' ingeburgerd geraakt. Het gebruik van deze term wordt echter ontraden.

Overgenomen uit


Nederlandse Archiefterminologie (1962)[bewerken]

Een minuut is een goedgekeurd en vastgesteld concept van een geschrift.

Toelichting

  • Handleiding § 89: "Bij resoluties en notulen onderscheide men: (a. het klad; b. het concept;) c. de minuut of lap. Dit is het stuk, gelijk het door de vergadering is vastgesteld; ...".
  • Handleiding § 91 : "Bij akten onderscheide men: (a. het concept;) b. de minuut, d.i. de akte, zooals zij is vastgesteld; ... ".
  • Ook andere typen van archiefbescheiden komen in minuut voor. De bestemming van de minuut geeft de toelichting op § 91 van de Handleiding blz. 150 weer met "De minuut blijft dus berusten in het archief van het college of den ambtenaar, van wien de akte uitgaat, de grosse onder dengene, die de akte ontvangt".
  • In oudere archieven is vaak niet gemakkelijk te onderscheiden, of een bepaald stuk een concept of een minuut is. Handleiding t.a.p.: "Het spreekt van zelf, dat ook bij akten het concept dikwijls minuut werd zonder opnieuw te worden opgeschreven, en dat in de weinige gevallen, waarin het concept geheel werd afgekeurd, het in den regel is verloren gegaan.
  • Evenmin als bij resoluties kan men bij akten aan de onderteekening herkennen, of een stuk een concept of eene minuut is: ook minuut-akten, behalve notariëele, werden in den regel niet onderteekend".
  • De moderne minuten van uitgaande stukken dragen meestal het bewijs van de vaststelling in de vorm van parafen van de functionarissen, die voor de definitieve redactie verantwoordelijk zijn.

Overgenomen uit

  • NAT, lemma 39.


Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (1898)[bewerken]

Bij resoluties en notulen onderscheide men:

  • a. het klad of memoriaal. Dit wordt tijdens de vergadering zelve opgemaakt;
  • b. het concept. Dit is het stuk, na de vergadering opgemaakt, maar niet goedgekeurd;
  • c. de minuut of lap. Dit is het stuk, gelijk het door de vergadering is vastgesteld;
  • d. het net. Dit is een afschrift der minuut, bestemd om onder het college, waarvan het de resoluties of notulen bevat, te blijven berusten;
  • e. afschriften.

Toelichting

  • In den regel doorloopen resoluties en notulen tot en met hare definitieve vaststelling drie phasen. Op de vergadering zelve wordt door den daarmede belasten ambtenaar eene korte aanteekening van het verhandelde gemaakt (klad of memoriaal); daarna worden door dien beambte de resoluties of notulen meer uitgewerkt neergeschreven (concept); eindelijk wordt dit stuk, al of niet gewijzigd, in de volgende vergadering vastgesteld (minuut of lap).
  • Hier zij er aan herinnerd, dat de vaststelling der resoluties of notulen vroeger in den regel niet geschiedde door onderteekening van voorzitter en secretaris. Het onderscheid tusschen concept en minuut is dus niet hierin te vinden, dat de eerste niet, en de tweede wel was geteekend.
  • Niet altijd komen die drie verschillende redacties voor; het kan zijn, dat de secretaris op de vergadering zelve de resoluties zoo uitvoerig neerschrijft, dat hij ze niet later behoeft uit te werken: memoriaal en concept vallen dan samen. Het kan ook zijn, dat het concept ongewijzigd wordt goedgekeurd of dat de veranderingen op het concept zelf worden aangebracht, zoodat hetzelfde stuk eerst concept daarna minuut is; dit laatste is zelfs in den regel het geval. Bovendien verloren klad en concept, al waren zij ook elk op een afzonderlijk vel geschreven, alle beteekenis zoodra eens de minuut was vastgesteld; zij waren niet, gelijk de laatste, bestemd om bewaard te blijven en werden dan ook in den regel vernietigd. Wat er van memorialen en concepten thans in archieven berust, is dan ook onbeduidend.
  • Daar het gebruikelijk was, in het concept de noodige wijzigingen aan te brengen en dat zoo tot minuut te maken, hadden de minuten of de lappen niet altijd een even oogelijk aanzien.

Overgenomen uit


Bij akten onderscheide men:

  • a. het concept, d. i. de nog niet vastgestelde akte;
  • b. de minuut, d.i. de akte, zooals zij is vastgesteld;
  • c. de grosse, d. i. de akte, die bestemd is om aan partijen te worden afgegeven.

Toelichting

  • Eene dergelijke onderscheiding als gemaakt is tusschen de verschillende phasen, waarin resoluties en rekeningen achtereenvolgens verkeeren, is ook te maken voor de akten. De niet vastgestelde akte heel de concept-akte, evenals boven van concept-resoluties en concept-rekeningen is gesproken.
  • Het concept wordt dikwijls niet opgesteld door dengeen, van wien de akte uitgaat, maar door een hem ondergeschikten beambte, soms ook door dengene, aan wien de akte moet worden uitgereikt. De geconcipieerde akte wordt dan onderworpen aan de goedkeuring van het college, den bestuurder of den ambtenaar, van wien de akte moet uitgaan; deze brengt er zoo noodig veranderingen in aan en stelt de akte vast. De vastgestelde akte wordt de minuut genoemd.
  • Daarna wordt het stuk in het net geschreven, en dit net-exemplaar (grosse) wordt uitgereikt aan dengene, voor wien de akte is bestemd. De minuut blijft dus berusten in het archief van het college of den ambtenaar, van wien de akte uitgaat, de grosse onder dengene, die de akte ontvangt.
  • Het spreekt van zelf, dat ook bij akten het concept dikwijls minuut werd zonder opnieuw te worden opgeschreven, en dat in de weinige gevallen, waarin het concept geheel werd afgekeurd, het in den regel is verloren gegaan. Evenmin als bij resoluties kan men bij akten aan de onderteekening herkennen, of een stuk een concept of eene minuut is: ook minuutakten, behalve notariëele, werden in den regel niet onderteekend.
  • De verschillende phasen, die hier voor eene akte zijn medegedeeld, komen bij alle uitgaande stukken voor, bij brieven even goed als bij akten: men spreekt van een concept-brief en van de minuut van een brief.

Overgenomen uit


Wet- en regelgeving[bewerken]

Wet op het notarisambt 1995[bewerken]

Een minuut is het originele exemplaar van een notariële akte.

Overgenomen uit

  • Wet op het notarisambt, art. 1, lid c.


Toelichting

  • De term "minuut" (...) is in het wetsvoorstel gehandhaafd, omdat het in het notariaat een zeer ingeburgerd begrip is. Voor buitenstaanders behoeft de van het Latijnse "minuta scriptura" afkomstige term echter nadere toelichting, te weten het originele exemplaar van een notariële akte. Vroeger werd de oorspronkelijke akte met kleinere letters geschreven dan de afschriften. Omdat de afschriften met grote letters werden geschreven, werden zij grossen genoemd. Thans wordt de term "grosse" alleen gebruikt voor afschriften en uittreksels van notariële akten die in executoriale vorm zijn afgegeven.

Overgenomen uit

  • MvT II, 23 706, nr. 3, p. 15

Relaties[bewerken]

Externe verwijzingen[bewerken]

Voorbeeld[bewerken]