Ordenen

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken


Omschrijving[bewerken]

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)[bewerken]

Ordenen is het

Rangschikken van archiefbescheiden, archiefbestanddelen en archiefafdelingen binnen een archief overeenkomstig een systeem.

Toelichting
*

  • Het begrip heeft zowel betrekking op de periode van archiefvorming als op afgesloten archieven, waar men voor de keuze kan staan de oorspronkelijke ordening (oude orde, zie onder structuurbeginsel) te herstellen of de latere ingrepen geheel of gedeeltelijk als verbeteringen te beschouwen.
  • Het rangschikken behoeft niet noodzakelijkerwijs materieel plaats te vinden, maar kan ook plaatsvinden in de vorm van abstracte schema's zoals een archiefcode of een boekhoudsysteem, zo nodig met verwijzingen door middel van een nummersysteem: fysieke ordening en logische ordening behoeven niet samen te vallen. Ook het gebruik van blanco nummers is een aspect van logische ordening. Met digitale hulpmiddelen kan men zelfs meer logische ordeningen tegelijk creëren.
  • De ordening volgens organisatie ontleent de hoofdindeling van het archief aan de (hiërarchische) organisatie van een instelling: ieder onderdeel van het archief komt overeen met een onderdeel van de organisatie van de instelling.
  • De ordening naar functies ontleent de hoofdindeling van het archief aan de taken en activiteiten van een organisatie, impliciet of expliciet omschreven in reglementen of wettelijke regels; hieronder is ook te rekenen de indeling volgens (categorieën van) handelingen. De functies van een organisatie kunnen de organisatorische indeling ervan doorkruisen.
  • De ordening naar onderwerpen ontleent de hoofdindeling van het archief aan de onderwerpen van bemoeienis van een organisatie.
  • De afbakening tussen ordening naar organisatieonderdelen, functies of onderwerpen is niet altijd scherp, omdat deze drie aspecten elkaar tenminste gedeeltelijk overlappen.
  • Er zijn bijna altijd secundaire ordeningscriteria binnen een van deze drie aspecten ordening aanwezig, bijvoorbeeld serievorming.
  • Als oneigenlijke ordeningsmethode wordt beschouwd de ordening volgens pertinentie: ordening achteraf volgens onderwerpen die niet ontleend zijn aan de organisatie, functies of activiteiten van de archiefvormende organisatie, maar op een achteraf gekozen onderwerpsindeling gebaseerd op onderzoeksvragen. Een variant hiervan is een ordening achteraf naar geografische plaatsaanduidingen.
  • Zie voor zaaksgewijze ordening ook onder dossier.
  • Het vervaardigen van toegangen wordt niet als ordening beschouwd: ordening, beschrijving en ontsluiting zijn verschillende begrippen.


Gerelateerde termen
* archiefbescheiden, archiefbestanddeel, archiefafdeling, archiefvorming, structuurbeginsel, archiefcode, serie, archief, blanco nummer, reglement, toegang, pertinentiebeginsel, zaaksgewijze ordening, dossier, beschrijving, ontsluiting
Referentie
* ANV, lemma 120.

Remano (2004)[bewerken]

Proces van het archiefsysteem. Het logisch (en voor papieren documenten doorgaans ook fysiek) rangschikken volgens door het archiefsysteem gestelde regels.


Gerelateerde termen
* archiefsysteem, document
Referentie
* Remano

Internationale terminologie[bewerken]

Relatie(s)[bewerken]

Verwijzing(en)[bewerken]

Illustratie(s)[bewerken]

Oude terminologie[bewerken]


Omschrijving[bewerken]

Archiefterminologie[bewerken]

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)[bewerken]

Ordenen is het

Rangschikken van archiefbescheiden, archiefbestanddelen en archiefafdelingen binnen een archief overeenkomstig een systeem.

Toelichting

  • Het begrip heeft zowel betrekking op de periode van archiefvorming als op afgesloten archieven, waar men voor de keuze kan staan de oorspronkelijke ordening (oude orde, zie onder structuurbeginsel) te herstellen of de latere ingrepen geheel of gedeeltelijk als verbeteringen te beschouwen.
  • Het rangschikken behoeft niet noodzakelijkerwijs materieel plaats te vinden, maar kan ook plaatsvinden in de vorm van abstracte schema's zoals een archiefcode of een boekhoudsysteem, zo nodig met verwijzingen door middel van een nummersysteem: fysieke ordening en logische ordening behoeven niet samen te vallen. Ook het gebruik van blanco nummers is een aspect van logische ordening. Met digitale hulpmiddelen kan men zelfs meer logische ordeningen tegelijk creëren.
  • De ordening volgens organisatie ontleent de hoofdindeling van het archief aan de (hiërarchische) organisatie van een instelling: ieder onderdeel van het archief komt overeen met een onderdeel van de organisatie van de instelling.
  • De ordening naar functies ontleent de hoofdindeling van het archief aan de taken en activiteiten van een organisatie, impliciet of expliciet omschreven in reglementen of wettelijke regels; hieronder is ook te rekenen de indeling volgens (categorieën van) handelingen. De functies van een organisatie kunnen de organisatorische indeling ervan doorkruisen.
  • De ordening naar onderwerpen ontleent de hoofdindeling van het archief aan de onderwerpen van bemoeienis van een organisatie.
  • De afbakening tussen ordening naar organisatieonderdelen, functies of onderwerpen is niet altijd scherp, omdat deze drie aspecten elkaar tenminste gedeeltelijk overlappen.
  • Er zijn bijna altijd secundaire ordeningscriteria binnen een van deze drie aspecten ordening aanwezig, bijvoorbeeld serievorming.
  • Als oneigenlijke ordeningsmethode wordt beschouwd de ordening volgens pertinentie: ordening achteraf volgens onderwerpen die niet ontleend zijn aan de organisatie, functies of activiteiten van de archiefvormende organisatie, maar op een achteraf gekozen onderwerpsindeling gebaseerd op onderzoeksvragen. Een variant hiervan is een ordening achteraf naar geografische plaatsaanduidingen.
  • Zie voor zaaksgewijze ordening ook onder dossier.
  • Het vervaardigen van toegangen wordt niet als ordening beschouwd: ordening, beschrijving en ontsluiting zijn verschillende begrippen.

Bron

  • ANV, lemma 120.


Lexicon van Nederlandse archieftermen (1983)[bewerken]

Ordenen is het rangschikken van archiefbestanddelen naar hun archivistische kenmerken.

Toelichting

  • De werkzaamheden, die onder het begrip ordenen gebracht kunnen worden, zijn velerlei. Niet alleen moet men daartoe rekenen het archivistisch verantwoord sorteren van de bestanddelen van een archief, maar evenzeer het aanbrengen en handhaven van een strikte scheiding tussen de verschillende archieven en verzamelingen, die in één archiefbewaarplaats berusten.
  • Vermenging of splitsing van archieven wordt door de Handleiding ten strengste ontraden en de archivaris wordt aanbevolen, waar mogelijk, steeds de eenheid van een archief als afzonderlijk geheel te herstellen. Dit houdt in, dat van een archief afgedwaalde archiefbescheiden weer moeten worden ingevoegd (het zgn. "aanvullen") en daaraan vreemde stukken moeten worden verwijderd.
  • Ook het zgn. "uitschiften of uitschieten" behoort tot de ordeningswerkzaamheden. Tegenwoordig wordt dit het selecteren ter vernietiging genoemd.
  • De formulering van de definitie van het begrip ordenen is meer in het bijzonder toegespitst op het ordenen van de afzonderlijke bestanddelen, nadat zij naar hun archivistische kenmerken zijn beschreven. Onder archivistische kenmerken dient men te verstaan zulke, die voor het wezen van de bescheiden als archiefbestanddelen bepalend zijn. (...) In de regel zal de rangschikking op grond van meer dan één archivalisch kenmerk geschieden, maar een rangschikking naar een enkel kenmerk (b.v. uitsluitend naar de datering is denkbaar (toelichting op NAT nr. 114 archiefgids).
  • Mogelijk is, dat binnen een archief reeds een ordening aanwezig is, aangebracht door degene, die het gevormd heeft. Op grond van het structuurbeginsel zal men zich naar die ordening hebben te richten. Met het ineenzetten van het archiefschema en de archiefinventaris en met het toekennen van de definitieve nummering aan de beschreven bestanddelen van het archief, welke nummers ook feitelijk behoren te worden aangebracht, nemen de ordeningswerkzaamheden een einde.

Bron

Nederlandse Archiefterminologie (1962)[bewerken]

Ordenen is het rangschikken van archiefbescheiden naar hun archivalische kenmerken.

Toelichting

  • De omschrijving van dit begrip is zo ruim gekozen, dat elke vorm van rangschikking, mits naar archivalische kenmerken, daaronder valt.
  • Onder archivalische kenmerken versta men zulke, die voor het wezen van de bescheiden als archiefbestanddelen bepalend zijn. Daartoe rekene men dus b.v. wel de herkomst, de datering, de redactionele vorm, de inhoud, het ontwikkelingsstadium, maar niet het formaat en meestal ook niet de uiterlijke vorm.
  • In de regel zal de rangschikking op grond van meer dan één archivalisch kenmerk geschieden, maar een rangschikking naar een enkel kenmerk (b.v. uitsluitend naar de datering) is denkbaar.

Bron

  • NAT, lemma 114.


Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (1898)[bewerken]

Ordenen is het

Sorteeren der archiefstukken: een archief moet systematisch worden ingedeeld.

  • Deze regel werd door de Vereeniging van archivarissen aangenomen.
  • Behalve aan eene systematische indeeling zou men kunnen denken aan eene alphabetische en aan eene chronologische indeeling. Reeds uit deze tegenstelling blijkt, dat hier, evenals elders, het woord "systematische" in beperkten zin is gebezigd: zoo men de stukken chronologisch of alphabetisch indeelt, volgt men ook een systeem, maar die meer algemeene beteekenis van "systeem" en "systematisch" is hier natuurlijk niet bedoeld.
  • De alphabetische indeeling vindt, naar het schijnt, geene voorstanders. De eenige archiefinventarissen, die min of meer alphabetisch zijn ingericht, zijn die van Deventer en van Vlissingen. In den eersten zijn de stukken geplaatst in de orde, waarin ze toevallig in de kasten werden gevonden, terwijl achter deze geheel ordelooze opsomming eene zeer uitvoerige alphabetisch gerangschikte lijst der stukken volgt, zoodat de alphabetische orde feitelijk de eenige is, die in den inventaris aanwezig is. Een gedeelte van den Vlissingschen inventaris is zuiver alphabetisch gerangschikt.
    • Het is echter niet noodig, over deze indeeling vele woorden te verspillen. Op het archief zelf is zij, zoover ons bekend is, nooit toegepast. Ook de alphabetische indeeling van den inventaris schijnt geene voorstanders te hebben. Het springt dan ook in het oog, dat een alphabetische index op den inventaris dezelfde voordeelen aanbiedt, die een alphabetisch gerangschikte inventaris zou hebben; zulk een index kan, als de stukken behoorlijk zijn beschreven en geordend, betrekkelijk kort en dus gemakkelijk te gebruiken zijn.
  • Veel meer voorstanders heeft de chronologische indeeling van het archief; althans de inventarissen der archieven van Groningen, Overijsel, Zeeland, Kampen en Middelburg, (om van kleinere niet te spreken) zijn aldus ingericht. En dit is geen wonder, want inderdaad heeft deze indeeling een groot voordeel. Voor de beschrijvers der politieke geschiedenis zijn aldus ingerichte inventarissen gemakkelijk in het gebruik; want men vindt daarin met een oogopslag alles bijeen, wat op eene bepaalde periode betrekking heeft.
    • Archivarissen echter, die uit den aard der zaak de samenstelling van den inventaris meer van nabij bezien, zijn minder blind voor de aan deze indeeling verbondene bezwaren. Werkelijk zijn die bezwaren zeer groot. Bestaat een archief (of liever een archiefje) bij groote uitzondering uitsluitend uit losse stukken, dan is het althans mogelijk de chronologische rangschikking consequent toe te passen. Maar ook dan nog bestaat een bezwaar : het systeem eischt, dat elk stuk een bepaalden datum hebbe. De in elk archief zeer talrijke ongedateerde stukken kunnen dus slechts bij gissing worden ondergebracht en zullen natuurlijk in tal van gevallen verkeerd geplaatst en bij een onderzoek over het hoofd gezien worden. Daar het gestelde geval zich natuurlijk alleen kan voordoen bij zeer weinig omvangrijke archieven, is dit bezwaar dan echter niet overwegend.
    • Veel ernstiger wordt het, wanneer men met eenigszins omvangrijke archieven te doen heeft. Tegelijk doen zich dan tal van andere bezwaren op. Het meest in het oog vallende bezwaar is wel, dat de gebondene deelen, die in elk archief verreweg het hoofdbestanddeel (meestal 9/10 van den omvang) uitmaken, niet, zooals de zooeven aangeduide losse stukken, geen datum, maar meer dan één datum hebben. Zij kunnen dus in een chronologisch ingedeeld archief geen plaats vinden. Reeds dadelijk verkrijgt men dus het eenigszins ridicule resultaat, dat het belangrijkste deel van het archief (de gebondene deelen) buiten den inventaris wordt gesloten en òf verbannen naar eene rubriek Handschriften, die in een archiefinventaris alle reden van bestaan mist, òf zelfs feitelijk geheel uitgesloten, zooals nog onlangs in den inventaris van het archief van Leeuwarden is geschied. Immers het is onmogelijk de gebondene deelen uit elkaar te nemen.
    • Bij de serieën rekeningen, de liassen met brieven, de dossiers met stukken enz. is dat uiteennemen wel mogelijk, en teneinde het chronologische systeem althans zooveel mogelijk consequent door te voeren, moet men daartoe ook wel komen, wit men de rekeningen, brieven enz. stuksgewijze in de chronologische rangschikking opnemen. Doet men dit echter inderdaad (sommigen zijn begrijpelijkerwijze daarvoor teruggedeinsd), dan wordt allereerst de beschrijving zoo ontzettend omvangrijk, dat de voltooiing van den inventaris nauwelijks kan worden gehoopt. Maar dit is niet het grootste bezwaar.
    • Ernstiger is het, dat het bij een zuiver chronologisch ingericht archief absoluut onmogelijk is een overzicht van den inhoud te verkrijgen: men denke slechts aan de moeielijkheid, om b.v. na te zien, of de serie rekeningen eener stad compleet is.
    • Verreweg het ergste bezwaar is evenwel, dat men door het uiteennemen der talrijke dossiers het natuurlijk verband der stukken verstoort. Een voorbeeld, dat indertijd voortdurend werd herhaald door den betrokken leeraar aan de Parijsche Ecole des chartes (waar steeds met aandrang "le respect des fonds" wordt gepredikt), zal dit duidelijk maken. Er bevonden zich in verschillende afdeelingen dezer archieven talrijke losse papieren uit het laatst der 18e eeuw, meestal ongedateerd en ongeteekend, grootendeels niet zeer begrijpelijk, maar steeds handelende over zaken van belang. Uit eene aanteekening bleek toevallig, dat al deze ter wille eener chronologische orde verspreide papieren waren gevonden in het kabinet van Lodewijk XVI. Men haastte zich natuurlijk ze bijeen te zoeken en te vereenigen, hetgeen door uiterlijke kenteekenen toevallig nog mogelijk was. En nu bleek het, toen het eene stuk het andere toelichtte, toen de data door vergelijking der stukken aan het licht kwamen en de meeste handen daardoor te herkennen waren, dat men eene verzameling stukken bezat, die, toegelicht door het feit dat zij in het koninklijk kabinet was gevonden, voor de kennis der politiek van Lodewijk XVI in zijne laatste regeeringsjaren van het grootste gewicht was.
    • Het is waarschijnlijk, dat dit voorbeeld (dat elke archivaris uit zijne ondervinding met tallooze andere zou kunnen vermeerderen) de meeste historici zal doen aarzelen, om aan een chronologisch ingericht archief op den duur hunne voorkeur te schenken. Trouwens het is niet waarschijnlijk, dat die voorkeur zou blijven bestaan, indien het getal der chronologisch ingerichte archiefinventarissen aanzienlijk was. Wat zou men b.v. wel zeggen van een inventaris, die alle in het Algemeene rijksarchief geborgene archieven (dat van de Staten-Generaal, van den Raad van State, van de Indische Compagnieën, van de Staten van Holland, de rechterlijke archieven enz.) in eene enkele chronologische volgorde stuksgewijze beschreef ? vooral wanneer die inventaris werd vervolgd tot het jaar 1813 toe ? De voorkeur der historici schijnt daarom verklaarbaar, omdat de chronologisch ingerichte inventarissen zich bijna allen tot de middeleeuwen bepalen, wanneer de betrekkelijk kleine voorraad stukken en vooral de nagenoeg totale afwezigheid van deelen en liassen eene dergelijke inrichting van het archief weinig bezwaarlijk maakt. De bezwaren komen eerst opdagen, wanneer in latere tijden de deelen en liassen zich op den voorgrond dringen. En dit is dan ook blijkbaar de reden, dat de bewerking der chronologisch ingerichte inventarissen zoo dikwijls met het einde der middeleeuwen wordt gestaakt.
    • De systematische indeeling (het schijnt uit het voorgaande te volgen) is dus de meest aanbevelenswaardige. Daarmede is echter niet gezegd, dat het niet zeer nuttig en zeer aanbevelenswaardig kan zijn, om van een systematisch ingericht archief chronologisch ingerichte lijsten van regesten der belangrijkste stukken (b.v. der oorkonden) uit te geven (zie § 72 en vlg.). Daardoor komt men aan de wenschen der historici op zeer doelmatige wijze tegemoet. Maar deze lijsten bedoelen iets anders als de inventaris.
  • De inventaris moet de systematische indeeling van het archief voor goed vaststellen; eerst daarna kan men zonder gevaar voor die orde de regestenlijsten gaan bewerken.

Bron


Remano[bewerken]

Proces van het archiefsysteem. Het logisch (en voor papieren documenten doorgaans ook fysiek) rangschikken volgens door het archiefsysteem gestelde regels.

Bron


Relaties[bewerken]

Externe verwijzingen[bewerken]

Voorbeeld[bewerken]