RODIN

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken


Inleiding[bewerken]

1.1 Digitale overheidsinformatie moet ook beheerd worden[bewerken]

De meeste overheidsinstellingen besteden veel tijd aan het managen van de papieren poststroom en de papieren dossiers, terwijl deze steeds minder geraadpleegd worden.
Tegelijkertijd worden digitale documenten steeds belangrijker als medium voor het vastleggen van bedrijfskritische informatie. Het ontbreekt echter veelal aan waarborgen voor de betrouwbaarheid, volledigheid, authenticiteit en duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie. Cruciale informatie zit verstopt in persoonlijke mailboxen, netwerkschijven, vakapplicaties en is niet beschikbaar en bruikbaar als bewijsmateriaal bij geschillen, voor WOB-aanvragen van burgers of als bron voor verantwoording bij audits, enquêtes en onderzoeken.<ref>Zie onder andere het recente rapport van de Algemene Rekenkamer: Informatiehuishouding van het Rijk, februari 2010</ref>
Gelukkig zien steeds meer overheidsorganisaties dit in. Zij zijn volop bezig met het invoeren van systemen voor digitaal werken en archiveren, om digitale informatie te structureren, duurzaam te bewaren en organisatiebreed toegankelijk te maken. Zij worden daarbij geconfronteerd met een veelheid aan wet- en regelgeving, normen en standaarden. Zeker kleinere organisaties zien vaak door de bomen het bos niet meer. RODIN biedt een rode draad door dit bos.

1.2 Doel van het referentiekader[bewerken]

Het hier gepresenteerde referentiekader is nadrukkelijk niet bedoeld als weer een nieuwe set met eisen, maar als een handzame, begrijpelijke samenvatting van alle relevante weten regelgeving, normen en standaards. En dat onder het motto: denk na voor je begint. Het biedt een handvat voor inrichting, gebruik en beoordeling van een (in ontwikkeling zijnde) digitale beheeromgeving, waarin digitale archieven duurzaam en toegankelijk worden beheerd. Het kan worden gebruikt door informatiemanagers, adviseurs DIV en interne auditors in overheidsorganisaties die onder de Archiefwet vallen, maar ook door archiefinspecteurs en externe auditors. Ook niet-overheidsorganisaties, die hun digitale informatie duurzaam toegankelijk willen beheren, kunnen er gebruik van maken. RODIN kan gebruikt worden als checklist en daarmee dienen als instrument voor good governance (adequate sturing, beheersing, verantwoording en toezicht) en inzicht geven in de mate waarin de organisatie op dit gebied ‘in control’ is.

1.3 Toepassingsgebied[bewerken]

Het referentiekader heeft betrekking op de gehele digitale beheeromgeving, oftewel:

Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

De digitale beheeromgeving is een systeem in organisatiekundige zin, en omvat naast hardware, software, en bestanden, ook beleid, degelijke organisatie, goed opgeleid en voldoende personeel, vastgelegde procedures en financiële soliditeit. De eisen van RODIN kunnen dan ook onderdeel uitmaken van een kwaliteitssysteem of van kwaliteitsmanagement. Het is niet alleen toepasbaar op documentbeheer in Document Management Systemen/Record Management Applicaties, maar ook op beheer van informatie en documenten in alle procesgebonden (vak)applicaties, Enterprise Content Managementsystemen, of een samenspel van deze typen applicaties. RODIN is niet bedoeld als referentiekader voor digitale depots (Trusted Digital Repositories), bestemd voor blijvende bewaring van digitale archiefbescheiden. Hiervoor gelden zwaardere eisen, geformuleerd in het referentiemodel voor digitale depots OAIS (ISO-14721: 2002) en de daarvan afgeleide checklists TRAC en ED3<ref>ED3, Eisen Duurzaam digitaal depot, toetsingskader voor de beheersomgeving van blijvend te bewaren digitale informatie, LOPAI 2208, www.lopai.nl</ref>.

1.4 Opzet van Rodin[bewerken]

Het referentiekader is gebaseerd op de Archiefwet 1995, de Archiefregeling, de normenfamilie voor archief- en informatiebeheer NEN-ISO 15489, NEN 2082 en ISO 23081, de Informatiebeveiligingsnorm NEN-ISO/IEC 27002, en delen van het referentiemodel voor digitale depots OAIS (ISO-14721:2002) en de daarvan afgeleide checklists TRAC en ED3 (zie voor een volledige lijst paragraaf 1.7). Deze worden als bron vermeld bij de betreffende eisen in het referentiekader. Voor een meer gedetailleerde uitwerking van de eisen is het raadzaam om de oorspronkelijke bron te raadplegen.
De eisen zijn ingedeeld in de volgende hoofdstukken:

  1. Beleid en organisatie;
  2. Informatiebeheer;
  3. ICT-beheer en -beveiliging.


In de praktijk zullen voor deze drie onderwerpen vaak drie verschillende organisatie-onderdelen verantwoordelijk zijn.


1.5 Verantwoording[bewerken]

vertegenwoordigers van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI), Werkverband Gemeentelijke Archiefinspectie (WGA) en Het Expertise Centrum (HEC):

1.6 Definities[bewerken]

Aggregatieniveau
Niveau binnen de ordeningsstructuur, bijvoorbeeld: het individuele stuk, het dossier of de zaak, het zaaktype of het onderwerp.
Archiefbestanddeel
Geheel van archiefstukken met onderlinge samenhang, zoals een dossier, een rubriek, een serie, een zaak, een zaaktype.
Archiefstukken
Documenten die door een organisatie in het kader van haar werkprocessen worden opgemaakt en ontvangen; archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995.
Classificatieschema of ordeningsstructuur
logisch plan waarmee archiefstukken of archiefbestanddelen systematisch worden geordend, nauw aansluitend aan de werkprocessen.
Systeem
Het geheel van apparatuur en besturings- en toepassingsprogrammatuur. ((met name in Hoofdstuk 2: Informatiebeheer)

1.7 Bronnen[bewerken]

Hier is de volledige titel weergegeven met tussen haakjes de weergave in de checklist.
Wettelijke regelingen

Normen

  • ISO-14721:2003 - Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS)
  • NEN 2082 – Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur (2082)
  • NEN 3434:2007 - Applicatiemanagement - Eisen aan applicatiemanagement (3434)
  • NEN-ISO 15489-1:2001 – Informatie- en archiefmanagement – Deel 1 (15489)
  • NEN-ISO/IEC 27002:2007 - Informatietechnologie - Beveiligingstechnieken - Code voor informatiebeveiliging (NEN-ISO/IEC 27002)

Referentiekaders

  • Business Information Services Library (BiSL)
  • ED3 Eisen duurzaam digitaal depot. Toetsingskader voor de beheersomgeving van blijvend te bewaren digitale informatie, LOPAI 2008 (ED3)
  • Information Technology Infrastructure Library (ITIL)
  • TRAC: OCLC and CRL, Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and Checklist Version 1.0 February 2007 (TRAC)

RODIN Referentiekader[bewerken]

Hier na volgt de checklist: RODIN Referentiekader