Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken
deze regeling vervallen per 1 april 2010

Omschrijving[bewerken]

Geschiedenis regeling[bewerken]

Juridische basis[bewerken]

Actuele regeling[bewerken]

De wet is inwerking getreden op 20 september 2001 en was geldig tot 1 april 2010, toen hij is vervallen door de inwerkingtreding van zijn opvolger de Archiefregeling 2009. De laatst geldende tekst van deze regeling is hier te vinden.

Inleiding[bewerken]

Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht de overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Ingevolge artikel 21, eerste lid, van die wet worden bij of krachtens algemene maatregel van bestuur regels gesteld omtrent de bouw, verbouwing, inrichting en verandering van inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, alsmede omtrent de ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefruimte of archiefbewaarplaats. Archiefruimten zijn bestemd voor bewaring door de overheidsorganen van te zijner tijd naar een archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden, doorgaans na 20 jaar. Onder de ingetrokken Archiefwet 1962 vielen ook de ruimten bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun eventuele vernietiging onder het begrip archiefruimte. Archiefbewaarplaatsen zijn bestemd voor de bewaring van overgebrachte archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Het Archiefbesluit 1995 draagt in artikel 13, eerste lid, iedere zorgdrager op zijn archiefruimten en archiefbewaarplaatsen zodanig te situeren, te bouwen en in te richten alsmede bij verbouwing en verandering van inrichting zodanige maatregelen te treffen dat de zich daarin bevindende archiefbescheiden in geval van een calamiteit zo min mogelijk gevaar lopen. Volgens het tweede en het derde lid beveiligt de zorgdrager zijn archiefruimten en archiefbewaarplaatsen op toereikende wijze tegen brand, inbraak en wateroverlast en is hij verplicht in zijn archiefruimten en archiefbewaarplaatsen het klimaat zodanig te beheersen en de lucht zodanig te zuiveren dat het natuurlijk verval en de aantasting door milieu-invloeden van archiefbescheiden worden beperkt. Volgens artikel 13, vierde lid, worden bij ministeriële regeling, in overeenstemming met de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, nadere regels gesteld omtrent de bouw, verbouwing, inrichting en verandering van archiefruimten en bewaarplaatsen, alsmede omtrent de ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefruimte of archiefbewaarplaats. Deze nadere regels zijn vervat in de onderhavige ministeriële regeling.

Gevolgde procedure[bewerken]

Een ontwerp van deze regeling is voorgelegd aan de (vertegenwoordigers van) onderscheiden zorgdragers: de ministeries, het Interprovinciaal Overleg, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de Unie van Waterschappen. Tevens is het voorgelegd aan de onderscheiden disciplines in de archiefwereld en de Raad voor Cultuur. De commentaren hebben geleid tot een aantal technische en redactionele verbeteringen. Het advies van de Raad voor Cultuur heeft bovendien geleid tot een verbeterde afstemming tussen deze regeling en die ingevolge artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 en tot een overgangsbepaling. Ook andere suggesties van de Raad voor Cultuur zijn opgevolgd. De Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer heeft ingestemd met deze regeling. De regeling is op 1 december 2000 gemeld aan de Commissie van de Europese Gemeenschappen (notificatienummer 2000/0692/NL) ter voldoening aan artikel 8, eerste lid, van richtlijn nr. 98/34/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 22 juni 1998 betreffende een informatieprocedure op het gebied van normen en technische voorschriften en regels betreffende de diensten van de informatiemaatschappij (PbEG L 204), zoals gewijzigd bij richtlijn nr. 98/48/EG van 20 juli 1998 (PbEG L 217). Naar aanleiding van die kennisgeving is van de zijde van het ministerie van Binnenlandse Zaken van Italië een opmerking gemaakt die geleid heeft tot aanvulling van artikel 1, tweede lid, en wel in die zin, dat alsnog duidelijk is gemaakt welke certificaties van producten worden aanvaard, ook indien het certificaties van organen betreft die daartoe zijn aangewezen door andere lidstaten.

Normen[bewerken]

De in deze regeling vermelde NEN-normen zijn verkrijgbaar bij het Nederlands Normalisatie Instituut, Vlinderweg 6, 2623 AX Delft, postbus 5059, 2600 GB Delft. In beginsel bestaat er geen aanleiding voor de zorgdragers om de onderhavige normen te kopen. De zorgdragers kunnen over het algemeen volstaan met het testrapport dat door de leverancier wordt geleverd dan wel met een door de leverancier over te leggen conformiteitsverklaring. Bij ingrijpende of principiële wijzigingen van normen is het gebruikelijk dat deze worden vervangen door een nieuwe norm met een ander nummer. De onderhavige regeling zal in dat geval worden gewijzigd. Hierna volgt een omschrijving van de gehanteerde normen.

  • ISO-DIS 7031: Concrete hardened; determination of the depth of penetration of water under pressure;
  • NEN-EN 671-1: Vaste brandblusinstallaties. Slangsystemen. Vaste slanghaspels met vormvaste slang;
  • NEN-EN 779: Luchtfilters voor algemene ventilatie. Eisen , beproevingsmethoden, merken;
  • NEN 1775: Bepaling van de bijdrage tot brandvoortplanting van vloeren;
  • NEN 2535: Brandveiligheid van gebouwen. Brandmeldinstallaties. Systeem- en kwaliteitseisen en projecteringsrichtlijnen;
  • NEN 2778: Vochtwering in gebouwen. Bepalingsmethoden;
  • NEN 6065: Bepaling van de bijdrage tot brandvoortplanting van bouwmateriaal (combinaties);
  • NEN 6066: Bepaling van de rookproduktie bij brand van bouwmateriaal (combinaties);
  • NEN 6069: Experimentele bepaling van brandwerendheid van bouwdelen;
  • NEN 6071: Rekenkundige bepaling van de brandwerendheid van bouwdelen. Betonconstructies;
  • NEN 6072: Rekenkundige bepaling van de brandwerendheid van bouwdelen. Staalconstructies;
  • NEN 6073: Rekenkundige bepaling van de brandwerendheid van bouwdelen. Houtconstructies;
  • NEN 6077: Experimentele bepaling van de brandwerendheid van ventilatiekanalen voorzien van brandkleppen;
  • NEN 6720: Voorschriften beton. Constructieve eisen en rekenmethoden;
  • NEN-EN-ISO/IEC 17025: Algemene eisen voor de competentie van beproevings- en kalibratielaboratoria/General requirements for the competence of testing and calibration laboratories.

Overige onderwerpen[bewerken]

De regeling past zonder meer in het systeem van kwaliteitszorg, dat ik samen met de Minister van Grote Steden- en Integratiebeleid in mijn brief van 16 augustus 1999 aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal1, heb aangekondigd ten aanzien van de rijksoverheid. De Rijksarchiefinspectie is belast met de handhaving van de regels door de rijksoverheid. Ten aanzien van de overige overheidsorganen zal de regeling eveneens door de bij de wet ingestelde toezichthoudende organen gehandhaafd worden.

Teneinde de technische ontwikkelingen bij te houden ben ik voornemens een of meer ambtelijke werkgroepen in te stellen, die tot taak krijgen de regelingen ingevolge de artikelen 11, 12 en 13 van het Archiefbesluit 1995 op hun actualiteitswaarde te bezien. Deze werkgroepen kunnen adviseren omtrent wijziging van normen en standaarden en vaststelling van nieuwe. Zij kunnen deze bovendien toetsen op bruikbaarheid en effectiviteit. Vooral kleinere gemeenten en waterschappen hebben slechts één ruimte die als archiefbewaarplaats en als archiefruimte in gebruik is. Op deze ruimten zijn de zwaardere voorschriften betreffende archiefbewaarplaatsen van toepassing. Gebouwen, die archiefbewaarplaatsen en archiefruimten bevatten, vallen uiteraard ook onder het vergunningregime van de Woningwet. Een archiefgebouw in zijn geheel en een gebouw met archiefbewaarplaats vallen onder het Arbeidsomstandighedenbesluit. Voorzieningen die op grond van dat besluit vereist worden, zijn in deze regeling niet afzonderlijk opgenomen. Wanneer op grond van genoemd besluit de aantallen tewerkgestelden van invloed zijn op te treffen voorzieningen, moet onder het aantal tewerkgestelden mede begrepen worden het normale aantal bezoekers dat gelijktijdig gebruik maakt van de faciliteiten van bedoeld archiefgebouw. De archiefruimte en de archiefbewaarplaats zijn geen werkruimte in de zin van de wetgeving op het gebied van de arbeidsomstandigheden.

Bepalingen[bewerken]

Aanhef[bewerken]

Regeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van der Ploeg, van 2001, nr. WJZ/2001/34059 (8081), houdende nadere regels omtrent de bouw, verbouwing, inrichting en verandering van inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen alsmede omtrent de ingebruikneming van gebouwen als archiefruimte of archiefbewaarplaats (Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen)

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van der Ploeg, handelende in overeenstemming met de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer;
Gelet op artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995;
Besluit:

Hoofdstuk 1. Algemeen[bewerken]

Hoofdstuk 2. Archiefruimten[bewerken]

Uit de nota van toelichting bij de artikelen 11 en 13 van het Archiefbesluit 1995 blijkt, dat er onderscheid gemaakt moet worden in eisen te stellen aan de archiefbewaarplaatsen enerzijds en de archiefruimten anderzijds. In archiefruimten berusten de archiefbescheiden maximaal 20 jaar. Archiefbescheiden die op enige termijn voor vernietiging in aanmerking komen, behoeven niet in een speciale archiefruimte te worden bewaard; de zorgdragers dienen deze slechts gedurende de bewaartermijn in goede, geordende en toegankelijke staat te houden. De meerderheid van de voor Handleiding bij de Regeling Archiefruimten en Archiefbewaarplaatsen 37 vernietiging in aanmerking komende bescheiden heeft een bewaartermijn van 1 tot 10 jaar. Een minimale beveiliging en klimaatregeling zijn daarvoor voldoende en de overheidsorganen moeten op grond van de algemene zorgverplichting van artikel 3 van de Archiefwet 1995 hierin voorzien. De minderheid van de archiefbescheiden, namelijk de voor permanente bewaring in aanmerking komende stukken, verdient echter zo goed mogelijke bewaarcondities in afwachting van overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Door het verkorten van de overbrengingstermijn is de verblijfstijd van permanent te bewaren archiefbescheiden in de archiefruimte aanzienlijk beperkt en daarmee ook de noodzakelijke omvang van de archiefruimte. Uit de toelichting bij artikel13 blijkt voorts dat het in de bedoeling lag van de wetgever (in casu de kroon) om zoveel mogelijk uit te gaan van bestaande regelgeving. De hier gegeven regeling bouwt dan ook voor archiefruimten voort op het per 1 januari 1996 vervallen Voorschrift inrichtingseisen voor nieuwe archiefruimten in Nederland (Stcrt. 1983, nr. 172). Dit voorschrift, gebaseerd op artikel 25 van het inmiddels ingetrokken Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie (Stb. 1980, 182), was een afgezwakte versie van het hierna te noemen Eindrapport. Het gold alleen voor de rijksdienst, maar werd door de andere overheden als leidraad gebruikt. Daar het totaal aan benodigde archiefruimten zoals boven aangegeven aanzienlijk beperkter kan zijn dan onder de oude archiefwetgeving en er voor de bewaring van te zijner tijd vernietigbare archiefbescheiden veel goedkopere ruimten zijn toegestaan, is deze nieuwe regeling aanzienlijk goedkoper dan het vervallen voorschrift. Voor het onderdeel archiefruimten zijn de eisen ingevolge het Archiefbesluit 1995 als volgt te preciseren. De archiefruimte beschermt zijn inhoud door het beperken van het natuurlijk of milieubepaald verval van archiefbescheiden zoveel als volgens de huidige technische inzichten voor een redelijke prijs mogelijk is. Het gaat daarbij om de volgende aspecten:

  1. te hoge of te lage temperaturen en relatieve luchtvochtigheid en de schommelingen in temperaturen en relatieve luchtvochtigheid:
  2. luchtverontreiniging;
  3. daglicht en kunstlicht;
  4. schadelijke dieren, micro-organismen en stof.

§ 1. Algemeen[bewerken]

§ 2. Bouwkundige voorzieningen[bewerken]

§ 3. Brandpreventie[bewerken]

§ 4. Klimaat[bewerken]

§ 5. Inrichting[bewerken]

Hoofdstuk 3. Archiefbewaarplaatsen[bewerken]

De regeling voor archiefbewaarplaatsen bouwt voort op het Eindrapport van de Commissie regeling archiefruimten, gepubliceerd in het Nederlands Archievenblad 86 (1982) pagina’s 131-172. Deze commissie was ingesteld door de Vereniging van Archivarissen in Nederland op verzoek van de toenmalige Staatssecretaris van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk werk. Zij bestond uit vertegenwoordigers van het archiefwezen, de Inspectie voor het brandweerwezen, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en het Centraal Laboratorium voor Onderzoek van Voorwerpen van Kunst en Wetenschap, thans deel uitmakende van het Instituut Collectie Nederland. De commissie kon voor haar werk voortbouwen op voorschriften voor archiefbewaarplaatsen vanaf 1937, die 38 Handleiding bij de Regeling Archiefruimten en Archiefbewaarplaatsen nog onder de werking van de Archiefwet 1918 waren toegepast. Het Eindrapport uit 1982 is sindsdien als leidraad gehanteerd door de Rijksgebouwendienst bij de nieuwbouw van rijksarchiefbewaarplaatsen, met hun dienst- en publieksruimten. (Wanneer in deze regeling verwezen wordt naar het begrip “rijksarchiefbewaarplaats” dient daaronder tevens het ‘rijksgedeelte’ van de zogenaamde Regionale Historische Centra te worden verstaan.) De provinciale archiefinspecteurs hebben eveneens in 1982 een uittreksel gemaakt voor het onderdeel archiefbewaarplaatsen, dat regelmatig is geactualiseerd, laatstelijk in 1995. Dit onderdeel archiefbewaarplaatsen is door de provinciale besturen sindsdien gehanteerd als beleidsregels. Na 1 januari 1998 hebben de meeste provinciale besturen een sterk gemoderniseerde redactie van dit stuk vastgesteld als beleidsregel in de zin van de Algemene wet bestuursrecht bij de goedkeuring van de aan hen door de lagere overheden voorgelegde plannen tot bouw, verbouwing, inrichting en wijziging van de inrichting van archiefbewaarplaatsen op grond van de Archiefwet 1995. Die beleidsregels hebben aan het onderdeel archiefbewaarplaatsen van de onderhavige regeling ten grondslag gelegen. Vergeleken met de editie1995 van de provinciale voorschriften is de omschrijving van eisen op het gebied van betonconstructies en brandwerendheid gepreciseerd, wat in feite heeft geresulteerd in een verlichting van het geheel van eisen. Alleen artikel 7, onder b en e, bevat een verzwaring van eisen ten opzichte van de regelingen van 1982-1995. Daarop is echter een uitzondering mogelijk wanneer de zorgdrager in zijn program van eisen het vermelde in artikel 7, onder f, verwerkt. In dat geval is eveneens een verlichting het resultaat. De hier gegeven regeling is aldus een bijgewerkte vorm van de beide genoemde stukken en is afgestemd op de voorschriften van het Bouwbesluit, dat onder verantwoordelijkheid van de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer tot stand is gekomen. Voor het onderdeel archiefbewaarplaatsen zijn de eisen in het Archiefbesluit 1995 als volgt te preciseren. De archiefbewaarplaats beschermt zijn inhoud tegen de volgende calamiteiten:

  1. instorting van een of meer gedeelten van het gebouw, waarvan de archiefbewaarplaats deel uitmaakt;
  2. aanrijding door voertuigen;
  3. explosies in de onmiddellijke nabijheid, zoals omschreven in de toelichting bij artikel 7;
  4. oorlogshandelingen en terroristische aanslagen met conventionele wapens, niet zijnde voltreffers van zware wapens, zoals omschreven in de toelichting bij artikel 7.

De archiefbewaarplaats beschermt zijn inhoud tegen brand, inbraak en wateroverlast als volgt:

  1. brand in de aangrenzende ruimte, ook wanneer deze niet of niet tijdig door de brandweer kan worden geblust;
  2. brandstichting en inbraak, niet door professionele criminelen ondernomen;
  3. overstroming als gevolg van brandblussing, lekkage van waterleiding of riolering in het gebouw;
  4. overstroming als gevolg van overvloedige neerslag, gepaard aan verstoorde waterafvoer;
  5. overstroming als gevolg van doorbraak van de dijken van de polder waarin de archiefbewaarplaats is gelegen, onderscheidenlijk te hoge waterstand in waterlopen, grenzend aan het gebied, waarin de archiefbewaarplaats is gelegen; in afwijking hiervan behoeft men geen rekening te houden met doorbraak van dijken, die op deltahoogte zijn gebracht, en van dijken van rivieren en van het IJsselmeer, voor zover het berekende overstromingsrisico niet groter is dan eenmaal per 1000 jaar. Voor de wijze van berekening wordt verwezen naar de Wet op de

waterkering.

De archiefbewaarplaats, ook bij een (kantoor)gebouw, moet bij voorkeur voor zover het de opslagcapaciteit betreft toereikend zijn voor 40 jaren, aangezien een archiefbewaarplaats zeer moeilijk inpandig is uit te breiden en gebouwen doorgaans veel langer in gebruik zijn dan de gebruikelijke afschrijvingstermijn van 30 jaren of minder. De archiefbewaarplaats is niet bestemd als werkruimte voor het personeel of onderzoekers. Daarvoor dienen aparte ruimten te worden gecreëerd, die op zichzelf niet onder deze regeling vallen. Voor het behoud van de archiefbescheiden dienen deze ruimten, met name studiezalen en dergelijke, aan enkele minimale eisen te voldoen:

  1. Er mag geen UV- of direct zonlicht op de archiefbescheiden kunnen vallen;
  2. De temperatuur moet bij voorkeur 20-21°C bedragen en mag niet boven de 23°C uitkomen;
  3. Er dient ambtelijk toezicht uitgeoefend te kunnen worden bij de raadpleging en kopiëring van archiefbescheiden.


§ 1. Constructieve eisen[bewerken]

§ 2. Afwerking, diverse bouwkundige voorzieningen[bewerken]

§ 3. Bouwkundige maatregelen tegen overstroming[bewerken]

§ 4. Ontvangst- en quarantaineruimte[bewerken]

§ 5. Brandbestrijding met eigen middelen, preventie en melding[bewerken]

§ 6. Overige beveiligingsaspecten[bewerken]

§ 7. Meubilering archiefbewaarplaats[bewerken]

§ 8. Klimaat, milieu en verlichting[bewerken]

Hoofdstuk 4. Overgangs- en slotbepalingen[bewerken]

Ondertekening[bewerken]

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,
dr. F. van der Ploeg