Regeling duurzaamheid archiefbescheiden

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken
deze regeling vervallen per 1 april 2010

Omschrijving[bewerken]

Geschiedenis regeling[bewerken]

  • Regeling van de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van der Ploeg, van 6 september 2001, nr. WJZ/2001/16474 (8079) houdende nadere regels omtrent de duurzaamheid van archiefbescheiden. (Regeling duurzaamheid archiefbescheiden) (Stcrt 2001, nr.180, 18 september 2001)

Juridische basis[bewerken]

Actuele regeling[bewerken]

Toelichting[bewerken]

Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht de overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Ingevolge artikel 21, eerste lid, van die wet worden bij of krachtens algemene maatregel van bestuur regels gesteld met betrekking tot de duurzaamheid van door overheidsorganen op te maken archiefbescheiden. Het Archiefbesluit 1995 draagt in artikel 11, eerste lid, iedere zorgdrager op zodanige voorzieningen te treffen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. Volgens het tweede lid van artikel 11 worden bij ministeriële regeling nadere regels gesteld omtrent de duurzaamheid van de hiervoor bedoelde archiefbescheiden. De onderhavige regeling biedt zodanige regels. Die regels betreffen zowel de gegevensdragers en schrijfstoffen zelf als de verpakkingsmaterialen, voor zover die voor het behoud van de archiefbescheiden aan voorschriften moeten worden gebonden. Daarbij is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van verwijzingen naar bestaande normering door nationale en internationale norminstituten. Dat voorkomt dat de industrie `dubbel' moet testen. Conform artikel 11 van het Archiefbesluit 1995, eerste lid, is de regeling alleen van toepassing op blijvend te bewaren archiefbescheiden. Voor archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, geldt de regeling dus niet. Dat is niet nodig, omdat vrijwel alle typen gegevensdragers kwalitatief goed genoeg zijn om die archiefbescheiden gedurende de volledige, maar beperkte, bewaartermijn raadpleegbaar te houden. De definitie van archiefbescheiden in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995 omvat niet alleen tastbare documenten, maar ook digitale archiefbescheiden. Duurzaamheid van dergelijke archiefbescheiden wordt, zoals de nota van toelichting bij artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 aangeeft, niet alleen bepaald door de duurzaamheid van de gegevensdrager, maar ook door de kwaliteit van de programmatuur. De onderhavige regeling bevat ten aanzien van digitale archiefbescheiden slechts enkele voorschriften, die het behoud van de archiefbescheiden beogen te garanderen voor zover dat door middel van het materiële beheer bereikbaar is. De overige aspecten van het beheer van dergelijke archiefbescheiden komen aan de orde in de regeling ingevolge artikel 12 van het Archiefbesluit 1995.
Met betrekking tot gegevensdragers en schrijfstoffen waarvan geen problemen met de kwaliteit bekend zijn (zoals schrijfmachinelinten) is volstaan met summiere regels. Waar de problemen onoplosbaar zijn door de toepassing van chemisch instabiele procédés, zoals producten van verschillende typen inkjetprinters, diazo-lichtdrukken, vloeistofkopieën en thermische papieren, voorziet de regeling in een verplichting tot hetzij conservering, hetzij tijdige vervanging door reproducties. Onder meer voor kleurenfotografie bestaan geen relevante kwaliteitseisen, hoewel uit de vakliteratuur blijkt dat er duidelijke verschillen zijn in houdbaarheid en stabiliteit. Het is echter om uiteenlopende redenen ongewenst om bepaalde merken en typen voor te schrijven. Producten van inkjetprinters die voor het opmaken van archiefbescheiden worden gebruikt, zijn niet watervast, maar wellicht komt daar in de nabije toekomst verandering in; voor diverse grafische toepassingen bestaan er namelijk al watervaste inkjetprocédés. De in de regeling genoemde normen kunnen daarbij zonder meer worden toegepast.
De onderhavige regeling bouwt voort op een tweetal rapporten met vrijwel dezelfde inhoud over de duurzaamheid van archiefbescheiden (Om de kwaliteit van het behoud. Normen goede en geordende staat bij overname door de Rijksarchiefdienst/PIVOT van archieven van ministeries en daaronder ressorterende rijksorganen, het Kabinet der Koningin, de Hoge Colleges van Staat, Commissarissen der Koningin, provinciale organen en andere organen of personen bekleed met enig publiek gezag, uitgave door de Rijksarchiefdienst/PIVOT, 's-Gravenhage 1993, en: Normen goede en geordende staat en Criteria bewerking code-archieven, geldend voor archieven van provincies, gemeenten, waterschappen en organen van gemeenschappelijke regelingen, uitgave door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (Haarlem) 1994.). Al sinds de invoering van de Archiefwet 1962 zijn door de colleges van gedeputeerde staten regels gehanteerd in het kader van het wettelijk toezicht op de lagere overheidsorganen. Deze regels zijn in 1994 samengevat in het laatstgenoemde rapport en vervolgens als beleidsregels gehanteerd. Juist omdat de regels aan de betrokkenen reeds bekend zijn, is het niet nodig overgangsrechtelijke bepalingen in deze regeling op te nemen. Dat betekent dat de regeling onmiddellijke werking heeft.
Een ontwerp van deze regeling is voorgelegd aan (vertegenwoordigers van) de onderscheiden zorgdragers: de ministeries, het Interprovinciaal Overleg, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de Unie van Waterschappen. Tevens is het voorgelegd aan de onderscheiden disciplines van de archiefwereld. De commentaren hebben geleid tot een (groot) aantal technische en redactionele verbeteringen. Ook het advies van de Raad voor Cultuur is gevraagd. Dat advies is in belangrijke mate opgevolgd en heeft onder meer geleid tot een verbeterde afstemming tussen deze regeling, de regeling ingevolge artikel 13 van het Archiefbesluit 1995 en (een ontwerp van) een regeling ingevolge artikel 12 van het Archiefbesluit 1995.
Sommige voorschriften in de regeling kunnen aanvankelijk tot een verhoging van kosten leiden. Aangezien bij het achterwege laten of veronachtzamen van de voorschriften de zorgdragers na korte of langere tijd met hoge conserveringskosten zullen worden geconfronteerd, is de regeling uiteindelijk waarschijnlijk kostenverlagend. Zoals reeds in de memorie van toelichting bij de Archiefwet 1995 werd aangegeven, zal door aanpak bij de bron tengevolge van de voorgestelde regels, `bespaard kunnen worden op de kosten van conservering van het in de archiefbewaarplaatsen berustende culturele erfgoed' (Kamerstukken II 1992/93, 22 866, nr. 3, blz. 31.).
Deze regeling past zonder meer in het systeem van kwaliteitszorg inzake de archiefbescheiden van de rijksoverheid, dat ik samen met de Minister van Grote Steden- en Integratiebeleid in mijn brief van 16 augustus 1999 aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal heb aangekondigd. (Kamerstukken II 1998/99, 25 809, nr. 12.) De rijksarchiefinspectie is op rijksniveau belast met de handhaving van deze regels. Ten aanzien van de overige overheidsorganen zal de regeling door de bij de wet ingestelde toezichthoudende organen gehandhaafd worden.
Teneinde de technische ontwikkelingen bij te houden ben ik voornemens een of meer ambtelijke werkgroepen in te stellen, die tot taak zullen krijgen de regelingen ingevolge de artikelen 11, 12 en 13 van het Archiefbesluit 1995 continu op hun actualiteitswaarde te bezien. Deze werkgroepen kunnen adviseren omtrent wijziging van normen en standaarden en vaststelling van nieuwe. Zij kunnen de bestaande bovendien toetsen op bruikbaarheid en effectiviteit. De regeling is op 1 december 2000 gemeld aan de Commissie van de Europese Gemeenschappen (notificatienummer 2000/0691/NL) ter voldoening aan artikel 8, eerste lid, van richtlijn nr. 98/34/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 22 juni 1998 betreffende een informatieprocedure op het gebied van normen en technische voorschriften en regels betreffende de diensten van de informatiemaatschappij (PbEG L 204), zoals gewijzigd bij richtlijn nr. 98/48/EG van 20 juli 1998 (PbEG L 217). Naar aanleiding van die kennisgeving zijn geen opmerkingen gemaakt. Naar aanleiding van de gelijktijdige kennisgeving van een ontwerp ministeriële regeling op grond van artikel 13 van het Archiefbesluit 1995 is evenwel van de zijde van het ministerie van Binnenlandse Zaken van Italië een opmerking gemaakt die geleid heeft tot aanvulling van artikel 1, tweede lid, van de desbetreffende regeling en wel in die zin, dat alsnog duidelijk is gemaakt welke certificaties van producten worden aanvaard, ook indien het certificaties van organen betreft die daartoe zijn aangewezen door andere lidstaten. Ook voor de onderhavige regeling is een dergelijke aanvulling van belang. Artikel 1, tweede lid, van de onderhavige regeling is om die reden eveneens op dezelfde wijze aangevuld.

Artikelen[bewerken]