Rekening

Uit ArchiefWiki
(Doorverwezen vanaf Rekening (I))
Ga naar: navigatie, zoeken


qp有内容qp


Internationale terminologie[bewerken]

qp有内容qp

Omschrijving[bewerken]

Archiefterminologie[bewerken]

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)[bewerken]

Een Rekening (I) is een

Staat waarin een bestuursorgaan of functionaris verantwoording aflegt van zijn financiële handelingen over een bepaalde periode.

Toelichting

  • Een rekening (I) wordt vaak ondersteund door bijlagen; een verouderde term hiervoor is acquitten.

Bron

  • ANV, lemma 74.

Een Rekening (II) is een

Staat van verschuldigde kosten wegens geleverde goederen, diensten of werkzaamheden.

Zie Declaratie.

Bron

  • ANV, lemma 86.


Lexicon van Nederlandse Archieftermen (1983)[bewerken]

Een rekening is:

  • a. een geschrift, waarin inkomsten en/of uitgaven over een bepaalde periode of wegens een bepaalde zaak worden verantwoord;
  • b. een schriftelijke opgave betreffende verschuldigde kosten, wegens geleverde goederen of verrichte diensten.

Toelichting

  • De rekening bedoeld onder a wordt opgemaakt door een comptabel ambtenaar; die bedoeld onder b door degene, die iets te vorderen heeft (nota, declaratie).
  • In de rekening onder a. treft men veelal, los inliggend, een uittreksel aan, bevattend de getallen van inkomsten en uitgaven, ook wel borderel genaamd.
  • Een bijzondere vorm van de rekening onder b. is de factuur.
  • Synoniem voor de rekening in de betekenis onder b. is declaratie.

Overgenomen uit


Nederlandse Archiefterminologie (1962)[bewerken]

Een rekening is:

  • a. een staat, waarin de inkomsten en uitgaven over een bepaald tijdvak worden verantwoord;
  • b. een verklaring betreffende de kosten van geleverde goederen of bewezen diensten.

Toelichting

  • De rekening bedoeld onder a wordt opgemaakt door een comptabel ambtenaar; die bedoeld onder b door degene, die iets te vorderen heeft (nota, declaratie).

Overgenomen uit

  • NAT, lemma 33.


Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (1898)[bewerken]

Bij rekeningen onderscheide men:

  • a. het concept, d.i. de nog niet goedgekeurde rekening;
  • b. de afgehoorde rekening. Onder deze uitdrukking versta men zoowel de origineele afgehoorde rekening als authentieke afschriften, zoo deze laatste, dadelijk na het afhooren der rekening opgemaakt, bestemd zijn om te worden uitgereikt hetzij aan den rendant, hetzij aan degenen, die de rekening afhooren. Het is wenschelijk bij de beschrijving te doen uitkomen, voor wie het exemplaar der afgehoorde rekening bestemd was;
  • c. andere, al of niet authentieke, afschriften.

Toelichting

  • Rekeningen worden door den rekenplichtigen ambtenaar ontworpen. De door hem ontworpen, maar nog niet goedgekeurde rekening wordt het concept genoemd. Daarna wordt de rekening door het college of de ambtenaren, met de afhooring belast, onderzocht en in den regel weinig of niet gewijzigd goedgekeurd, waarvan blijkt door eene onder de rekening gestelde verklaring, onderteekend door degenen, die met de afhooring belast zijn geweest.
  • Naast dit exemplaar der rekening, dat met de minuut van de resoluties overeenstemt, komen echter altijd een of meer afschriften voor. Immers twee exemplaren der rekening zijn altijd noodig, een voor het afhoorend college, waaronder de rekening blijft berusten, en een voor den rendant zelf.
  • Het sluiten eener rekening is eene dubbele handeling; de rendant legt rekening af aan zijn committent en wordt tevens gedechargeerd; beide partijen behooren dus in het bezit van een exemplaar er van te worden gesteld. Toch wordt in den regel slechts één exemplaar door de afhoorende personen goedgekeurd en onderteekend, het tweede exemplaar wordt verkregen door het nemen van een door den secretaris geauthentiseerd afschrift.
  • Het komt meermalen voor, dat het college, dat met het afhooren der rekening is belast, slechts ad hoc uit afgevaardigden van verschillende lichamen is samengesteld. Zoo werden in de provincie Utrecht verschillende lasten over de uit meer dorpen bestaande kerspelen omgeslagen, de rekeningen werden dan door de afgevaardigden der verschillende dorpsbesturen gezamenlijk afgehoord, en elk dorpsbestuur ontving een exemplaar der rekening. Elders werden de armenrekeningen door de vertegenwoordigers van het dorpsbestuur en den kerkeraad gezamenlijk afgehoord. Ook van andere rekeningen ontvingen verschillende belanghebbende colleges een exemplaar. Van de rekeningen der admiraliteit van Zeeland werden b.v. exemplaren gedeponeerd in het archief der admiraliteit, in de rekenkamer van Zeeland, onder den ontvanger-generaal der Unie en onder den rendant.
  • In al deze gevallen is het wel regel, dat een bepaald college het oorspronkelijke exemplaar en de anderen een afschrift ontvangen, maar die regel lijdt talrijke uitzonderingen. Vooral bij dorpsadministraties komt het herhaaldelijk voor, dat de origineele rekening nu eens in dit archief, dan in dat berust, en soms aan den rendant teruggegeven is. Nu gaat het niet aan in zulk een geval de doorloopende serie rekeningen, die onder hetzelfde college berust, te splitsen, al naarmate de rekeningen origineelen of authenthieke afschriften zijn. Waar de administraties zelven blijkbaar geen onderscheid maakten, heeft ook de archivaris het niet te doen. In plaats van de rekeningen dus in origineelen en afschriften te onderscheiden, onderscheide men ze naar de autoriteiten, voor wie elk exemplaar van de rekening bestemd was, wat hetzij uit de opschriften: "voor den rendant", "voor de kamer" enz., hetzij uit het archief, waarin zij gevonden worden, kan blijken.
  • Bij rekeningen valt dus de bij resoluties gemaakte onderscheiding tusschen afschriften, net-exemplaar en minuut weg.
  • Daarentegen kan men bij rekeningen nog eene categorie onderscheiden, die overeenkomt met wat bij de resoluties de memorialen zijn.

Overgenomen uit


Relaties[bewerken]

Externe verwijzingen[bewerken]

Voorbeeld[bewerken]