Relatie (TMLO)

Uit ArchiefWiki
Naar navigatie springen Naar zoeken springen


Element 15. Relatie
Definitie Element waarmee een relatie gelegd kan worden met andere records (op verschillende aggregatieniveaus).
Waardering Verplicht indien van toepassing Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Ja
Toelichting In het 1-entiteitmodel wordt het element Relatie gebruikt voor het koppelen van een record aan andere records op hetzelfde of een hoger aggregatieniveau. Relaties naar records op een lager niveau hoeven daardoor niet gelegd te worden, zij zijn af te leiden uit de ‘omgekeerd’ gelegde relaties.

Invulling is verplicht m.u.v. het hoogste aggregatieniveau.

De meest voor de hand liggende relatie is die van een record zijnde een archiefstuk naar het record zijnde het dossier waarvan dat archiefstuk deel uit maakt.

Relaties kunnen tevens gelegd worden tussen dossiers van zaken oftewel processen die successievelijk op elkaar volgden. Het gaat hier telkens om twee onafhankelijke zaken waarbij elke zaak geleid heeft tot één zaakdossier. Voorbeelden zijn een bezwaarzaak volgend op een vergunningzaak en een handhavingszaak volgend op een controle- oftewel toezichtzaak. Een andere mogelijkheid betreft relaties tussen zaken oftewel processen waarbij de ene zaak een bijdrage levert aan de andere zaak. Op een hoger abstractieniveau gaat het hier om één proces dat in 'deelprocessen' uitgevoerd wordt. Die processen hebben dus een onderling verband, ze dienen hetzelfde doel.

Een ander voorbeeld betreft een document dat een rol speelt in twee of meer zaken oftewel processen. Bijvoorbeeld het verslag van de hoorzitting waarin drie bezwaren aan de orde zijn geweest die behandeld worden in evenzoveel bezwaarzaken met evenzoveel zaakdossiers. De archiefvormende organisatie kan er voor kiezen het desbetreffende archiefstuk te relateren aan de drie zaakdossiers. Een andere mogelijkheid is het betreffende document vast te leggen als drie afzonderlijke archiefstukken, in elk dossier één. In dit geval dient een relatie gelegd te worden tussen die drie archiefstukken die aangeeft dat het om hetzelfde document gaat. In het eerste geval dienen bij het record zijnde het archiefstuk alle elementen van een waarde voorzien te worden omdat het niet duidelijk is van welk dossier kenmerken worden overerft. Door op deze wijze records aan elkaar te relateren wordt duidelijk hoe records, die ontstaan zijn binnen een zaak of proces of in verschillende zaken of processen, zich tot elkaar verhouden.

Het element bestaat uit de subelementen:

  • 15.1 Relatie-ID
  • 15.2 Type relatie
  • 15.3 Datum/Periode
Waardenverzameling Wordt van waarden voorzien door middel van de subelementen.
Voorbeelden -


Element 15.1. Relatie-ID
Definitie Identificatie van het record waarnaar de relatie gelegd wordt.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting De relatie wordt gelegd door middel van het identificatiekenmerk van het gerelateerde record zoals een dossier (de dossiers) of een archiefstuk in een ander dossier.
Waardenverzameling De identificaties van records. Dit kan de volledige identificatie zijn (inclusief land- en organisatiecode), hetgeen de voorkeur heeft, of alleen de organisatiespecifieke identificatie. In het laatste geval moet de landelijk unieke identificatie hiervan afgeleid kunnen worden uit de combinatie van de land- en organisatiecode van het onderhavige record (element 2) met de Relatie-ID.
Voorbeelden ”2003/Zyx/2301”

”NL-K12345678-2003/Zyx/2301”


Element 15.2. Type relatie
Definitie Nadere aanduiding van aard van de relatie.
Waardering Verplicht Richtlijn: Verplicht Herhaalbaar: Nee Overerving: Nee
Toelichting Er bestaand diverse typen relaties, zowel hiërarchisch, volgtijdelijk als functioneel. Bijvoorbeeld het archiefstuk dat deel uit maakt van een dossier (“Maakt deel uit van”). Ook kan worden aangegeven dat binnen een dossier het ene stuk een besluit is op het voorstel in een ander stuk ( ‘Besluit op’). En zo zijn er meer typen relaties.
Waardenverzameling Het verdient aanbeveling de type-aanduiding te ontlenen aan een, daartoe op te stellen, waardenlijst. Bijvoorbeeld

uit de van toepassing zijnde zaaktypecatalogus of het RGBZ.

Voorbeelden