Relatie met de Archiefregeling

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken

artikel 16[bewerken]

Kwaliteitssysteem

De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.


Relatie tot ED3 : Nadere eisen beleid en procedures, A 3.2

artikel 17[bewerken]

Context en authenticiteit

De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:

a. de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces;
b. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt;
c. de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden;
d. de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten; en
e. de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden worden bewaard of beheerd.


Relatie tot ED3 : Beheerinformatie, Contextinformatie, Herkomstinformatie

Nadere eisen opname ADA, B 1.1 en B 1.4

Nadere eisen creatie ODA, B 2.4

artikel 18[bewerken]

Overzicht en ordeningsstructuur

  1. De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur.
  2. Indien de ordeningsstructuur tussentijds wordt aangepast, wordt de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie bewaard.


Relatie tot ED3 : Relatie-informatie

Nadere eisen opname ADA, B 1.1

Nadere eisen creatie ODA, B 2.3

artikel 19[bewerken]

Metagegevensschema en metagegevens

  1. De zorgdrager legt een metagegevensschema als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006 vast.
  2. De zorgdrager koppelt aan archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde de aspecten, bedoeld in artikel 17, kunnen worden herleid.


Relatie tot ED3 : Beheerinformatie

Nadere eisen opname ADA, B 1.2

artikel 20[bewerken]

Toegankelijke staat

De zorgdrager zorgt ervoor dat het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden waarborgt, zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn

a. kan worden gevonden
1°. aan de hand van de daaraan gekoppelde metagegevens; of
2°. door middel van een andere ontsluitingsmethode; en
b. leesbaar of waarneembaar te maken is.


Relatie tot ED3 : Ontsluitingsinformatie, Representatie-informatie, Verwijzingsinformatie

Nadere eisen creatie ODA, B 2.1

Nadere eisen informatiemanagement, B 5.1

artikel 21[bewerken]

Gedrag van digitale archiefbescheiden

In aanvulling op artikel 17, aanhef en onderdeel a, zorgt de zorgdrager ervoor, dat van elk van de digitale archiefbescheiden te allen tijde het gedrag kan worden vastgesteld.


Relatie tot ED3 : Nadere eisen opname ADA, B 1.1

artikel 22[bewerken]

Functionele eisen

De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de digitale archiefbescheiden de functionele eisen worden vastgelegd van:

a. de inhoud, structuur en verschijningsvorm, bedoeld in artikel 17, onderdeel a; en
b. het gedrag, voor zover dit noodzakelijk is voor het waarborgen van de authenticiteit van de digitale archiefbescheiden.


Relatie tot ED3 : Herkomstinformatie

Nadere eisen opname ADA, B 1.1

artikel 23[bewerken]

Identificeerbaarheid digitale bestanden

In aanvulling op artikel 18, eerste lid, zorgt de zorgdrager ervoor, dat aan de hand van het in dat lid bedoelde overzicht alle relevante digitale bestanden te identificeren zijn waarmee de bij hem berustende digitale archiefbescheiden leesbaar of waarneembaar zijn te maken.


Relatie tot ED3 : Representatie-informatie

Nadere eisen creatie ODA, B 2.1

artikel 24[bewerken]

Metagegevens bij digitale archiefbescheiden

In aanvulling op de metagegevens, bedoeld in artikel 19, tweede lid, koppelt de zorgdrager aan digitale archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde gegevens over het navolgende kunnen worden herleid:

a. de oorspronkelijke technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan;
b. de actuele technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan, zodanig dat reproductie ervan te allen tijde mogelijk is; en
c. voor zover gebruik is gemaakt van een digitale handtekening:
1°. de houder van de digitale handtekening;
2°. het moment van validatie van de digitale handtekening, alsmede het resultaat daarvan;
3°. de voor de validatie verantwoordelijke functionaris; en
4°. voor zover bekend ten tijde van het werkproces: de identificatie van het certificaat van de digitale handtekening.


Relatie tot ED3 : Beheerinformatie, Integriteitsinformatie, Representatie-informatie, Toegangsinformatie

Nadere eisen opname ADA, B 1.3

artikel 25[bewerken]

Conversie, migratie of emulatie

  1. Indien gerede kans bestaat dat als gevolg van wijziging of in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur niet langer voldaan kan worden aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden, zorgt de zorgdrager ervoor dat conversie of migratie van die digitale archiefbescheiden plaatsvindt, dan wel dat die digitale archiefbescheiden door toepassing van emulatie kunnen worden gebruikt of geraadpleegd overeenkomstig de wijze ten tijde van het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan.
  2. De zorgdrager maakt van de conversie of migratie een verklaring op, die ten minste een specificatie bevat van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat is of kan worden voldaan.


Relatie tot ED3 : Representatie-informatie

Nadere eisen bewaarstrategie, B 3.1

Nadere eisen opslag en beheer ODA, B 4.1

artikel 26[bewerken]

Algemene eisen aan opslagformaten voor digitale archiefbescheiden

  1. Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. Alsdan vindt met de beheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.
  2. Voor zover op het tijdstip van overbrenging gebruik wordt gemaakt van encryptietechniek, wordt aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de bijbehorende decryptiesleutel verstrekt.
  3. Gebruikmaking van compressietechniek is slechts toegestaan, voor zover daarbij niet zodanig verlies van informatie optreedt, dat niet langer aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden kan worden voldaan.


Relatie tot ED3 : Integriteitsinformatie

Nadere eisen opname ADA, B 1.3

artikel 26a[bewerken]

Onder vervanging wordt in dit hoofdstuk niet begrepen conversie, migratie of emulatie.


Relatie tot ED3 : Nadere eisen bewaarstrategie, B 3.2

artikel 26b[bewerken]

De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:

a. de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;
b. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;
c. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;
d. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;
e. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;
f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;
g. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;
h. de kwaliteitsprocedures.


Relatie tot ED3 : Beheerinformatie

Nadere eisen bewaarstrategie, B 3.2

Nadere eisen opslag en beheer ODA, B 4.2