Resolutiestelsel

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken


Omschrijving[bewerken]

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)[bewerken]

Het ordeningsstelsel waarbij het belangrijkste deel van de archiefstukken anders dan resoluties als bijlagen tot de resoluties is geordend heet een resolutiestelsel.


Gerelateerde termen
* Ordeningsstelsel, Archiefstuk, Resolutie, Bijlage
Referentie
* ANV, lemma 77.

Internationale terminologie[bewerken]

Relatie(s)[bewerken]

Verwijzing(en)[bewerken]

Illustratie(s)[bewerken]

Oude terminologie[bewerken]


Omschrijving[bewerken]

Archiefterminologie[bewerken]

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)[bewerken]

Het ordeningsstelsel waarbij het belangrijkste deel van de archiefstukken anders dan resoluties als bijlagen tot de resoluties is geordend heet een resolutiestelsel.

Zie Besluit.

Overgenomen uit

  • ANV, lemma 77.


Lexicon van Nederlandse Archieftermen (1983)[bewerken]

Worden de individuele archiefbescheiden gegroepeerd tot series bijlagen bij de resolutiën of notulen, dan heeft men een "resolutiën- of notulenstelsel"

Overgenomen uit


Nederlandse Archiefterminologie (1962)[bewerken]

Het resolutiën- of notulenstelsel is een seriestelsel, waarbij men ingekomen en minuten van uitgaande stukken rangschikt tot een of meer afzonderlijke series bijlagen tot de resolutiën of notulen.

Toelichting

  • In dit stelsel bepalen de resolutiën of notulen de rangschikking van de ingekomen en minuten van de uitgaande stukken. De stukken kunnen één serie vormen, maar ook in meer series zijn gesplitst (ingekomen en uitgaande stukken, brieven en akten enz.).
  • Het is dit stelsel, dat bij de formulering van § 20 van de Handleiding voor ogen heeft gestaan: „Bij de ordening van een archief houde men in het oog, dat de bescheiden, die de handelingen van het bestuur of een zijner ambtenaren ex officio behelzen, het geraamte van het archief vormen".

Overgenomen uit

  • NAT, lemma 72.


Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (1898)[bewerken]

Bij de ordening van een archief houde men in het oog, dat de serieën resolutiën, protocollen en andere stukken, die seders hunne opneming in het archief in banden, liassen of pakken zijn vereenigd, het geraamte van het archief vormen.

Toelichting

  • In de Vereeniging van archivarissen werd deze stelling in eenigszins afwijkenden vorm aangenomen: Bij de ordening van een archief dient in het oog te worden gehouden, dat de bescheiden, welke de handelingen van het bestuur eener gemeenschap of een harer beambten ex officio behelzen, het geraamte vormen, waarbij de andere stukken zich aansluiten. Deze redactie legt echter te veel den nadruk op de omstandigheid, dat de bedoelde bescheiden de hoofdlijnen aangeven der organisatie van het archief, omdat zij de handelingen van het bestuur behelzen, en komt daardoor in strijd met §16. De laatste woorden der stelling: "waarbij de andere stukken zich aansluiten" zijn uitvoeriger weergegeven in §25.
  • De stelling is een rechtstreeksch uitvloeisel van hetgeen in §16 is uiteengezet. Immers als de indeeling van een archief berust op zijne oude organisatie, dan is het zaak in de eerste plaats de serieën, die ons de hoofdlijnen van den bouw van het archief doen kennen, te herstellen. Eene toelichting tot enkele in de stelling gebezigde termen zal dit, naar wij vertrouwen, volkomen duidelijk maken.
  • De serieën vormen de hoofdlijnen van het archief, zegt de stelling. Intusschen zij hier opgemerkt, dat met eene serie gelijk te stellen is een enkel deel, bestemd om het eerste eener serie te worden, maar dat door toevallige omstandigheden alleen is blijven staan, b.v. omdat het bestuur of de commissie werd ontbonden, voordat het deel was gevuld. Daarentegen geven de resolutiën, protocollen, rekeningen enz., die geene serieën vormen of bestemd waren te vormen, de hoofdlijnen van een archief niet aan; diergelijke losse stukken papier of losse deelen behooren volgens §25 behandeld te worden.
  • In den regel vormen de deelen met resolutiën de hoofdserie van een archief, niet altijd echter. In archieven van kleine waterschappen b.v. is het de gemeenelandsrekening, die op de jaarvergadering wordt afgehoord, die den kern van het archief vormt; de resolutiën worden òf achter deze rekening geregistreerd òf (indien zij op latere vergaderingen werden genomen) geschreven op losse bladen, die dan met al wat op de resolutiën betrekking had of er uit voortvloeide een dossier vormden. Niet de resolutiën, maar de rekeningen vormen dus in dit geval het geraamte van het archief, waaromheen alle andere stukken (niet alleen de acquitten) moeten worden gegroepeerd. Sterker nog komt dit uit, indien men twee serieën waterschapsrekeningen vindt, wier aanwezigheid het dan noodig maakt de stukken betreffende de gemeenelandswerken tot twee rubrieken te brengen, al naarmate de kosten daarvan in eene der serieën werden verantwoord. Doch ook waar, zooals over het algemeen werkelijk het geval is, de resolutiën de ruggegraat van het geraamte vormen, daar is met die ruggegraat zelden of nooit het geraamte geheel compleet. Het komt voor, dat een bestuur twee of meer parallel loopende serieën resolutiën aanlegt; in dit geval geven die twee serieën den bouw van het archief aan. Indien evenwel een bestuur op den inval kwam, de resolutiën in één deel te boeken, maar de bijlagen in twee of meer serieën te verdeelen, dan zouden in dit geval de liassen der inkomende en uitgaande stukken denzelfden dienst bewijzen, dien in het eerste geval de twee serieën resolutiën hadden verricht.
  • De stelling zegt, dat de serieën stukken, die sedert hunne opneming in het archief in banden, liassen of pakken zijn vereenigd, het geraamte van het archief vormen, en sluit daarmede het ook reeds in §16 bestreden beginsel uit, dat de organisatie van het bestuur, ook al valt die niet samen met de oorspronkelijke organisatie van het archief bij de regeling den doorslag moet geven: niet de theoretische overweging, dat het bestuur der gemeenschap vroeger zoo en niet anders was georganiseerd, maar de praktische overweging, dat het archief eenmaal in bepaalde vormen is vastgelegd, moet de aan te brengen organisatie van het archief determineeren.
  • Het geraamte van het archief. (Gerippe). Deze uitdrukking is gekozen, omdat daaruit duidelijk blijkt zoowel dat een archief is een organisch geheel, als dat de hoofdlijnen, waarnaar het archief moet worden gereconstrueerd, onveranderlijk zijn. Daaruit volgt nu echter in geenen deele, dat de archivaris de vrijheid zou missen de fouten te herstellen door onervaren secretarissen in afwijking van de inrichting van het bestuur, in den bouw van het archief aangebracht. Integendeel: de archivaris handelt met het archief zooals de palaeontoloog met de beenderen van een voorwereldlijk dier: hij tracht uit die beenderen het geraamte van het dier weder in elkaar te zetten. Wil hij zich echter eene voorstelling vormen van het dier, welks gebeente hij weder heeft vereenigd, dan gaat hij wel nauwkeurig in het algemeen den bouw van het lichaam en den vorm der beenderen na, maar hij houdt geene rekening met de toevallige omstandigheid, dat b.v. een poot van het dier tengevolge van een breuk is kromgegroeid of dat een der ribben ontbreekt. Zoo mag ook de archivaris, indien hij eenmaal het archief weder in zijn ouden toestand heeft gereconstrueerd, kleine afwijkingen in den bouw herstellen, die het gebruik van het archief bemoeilijken zouden en die te wijten zijn aan de onnadenkendheid van opvolgende secretarissen. Doch slechts onder twee voorwaarden : 1º. de archivaris geve zich rekenschap, dat door de verplaatsing geene andere fouten ontstaan ; 2º. de archivaris moet zich zeer bepaald rekenschap geven, dat er niet vopr de schijnbaar verkeerde plaatsing van het stuk eene goede reden heeft bestaan (resp. de palaeontoloog mag alleen dan verbeteren, als hij daardoor recht laat wedervaren aan de natuur van het organisme zelf)." (Zie hierover § 18.)
  • "Ook in een ander opzicht gelijkt de archivaris op den palaeontoloog: beiden kunnen slechts een bepaalden stand van het gereconstrueerde organisme teruggegeven, terwijl het organisme bij zijn leven telkens een anderen stand aannam. Indien dus opvolgende secretarissen op den duur in onderdeelen niet nauwkeurig hetzelfde systeem van organisatie hebben gevolgd, dan is de archivaris, die slechts ééne bepaalde organisatie in zijn inventaris kan teruggeven, vrij die afwijkingen te normaliseeren. Zoo kan het wenschelijk zijn, verschillende losse stukken, over hetzelfde onderwerp, maar uit verschillende tijden, in één nommer bijeen te brengen; de secretaris, die het jongste stuk afzonderlijk bewaarde, zou dit toch zonder twijfel bij het oudere hebben gevoegd, dat zijn voorganger eveneens afzonderlijk had laten liggen, indien het bestaan daarvan hem bekend was geweest." (Zie hierover § 31.)


Overgenomen uit

  • Handleiding, § 20, tekst voor de Duitse, Franse en Italiaanse editie.


Relaties[bewerken]

UF:

BT:

NT:

RT:

Externe verwijzingen[bewerken]

Voorbeeld[bewerken]