Structuurbeginsel

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken


Omschrijving[bewerken]

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)[bewerken]

Het structuurbeginsel is het

Beginsel dat ieder archief een geheel is met een structuur, bepaald door de archiefvorming.

Toelichting
*

  • De oorspronkelijke, door de archiefvormer bepaalde structuur heet ook de oude orde; deze kan afwijken van de oorspronkelijke opzet van een expliciet of impliciet ordeningsplan. Een aldus afwijkende structuur wordt in het algemeen bepaald door de laatste ordeningsactiviteit van de archiefvormer.
  • Het verstoren van de structuur leidt tot een verlies van informatie doordat archiefbescheiden van hun context worden losgemaakt en daardoor niet meer juist kunnen worden geïnterpreteerd. Ook aan deze definitie was in het verleden dan ook een voorschrift tot restauratie (I) verbonden (zie onder bestemmingsbeginsel). Zie voor restauratie (II).
  • Bestemmingsbeginsel en structuurbeginsel gezamelijk worden in het buitenland als één begrip weergegeven: respect des fonds, Provenienzprinzip, principle of provenance.


Gerelateerde termen
* archief, archiefvorming, archiefvormer, oude orde, ordeningsplan, restauratie (I), bestemmingsbeginsel, restauratie (II)
Referentie
* ANV, lemma 22.

Internationale terminologie[bewerken]

Relatie(s)[bewerken]

Verwijzing(en)[bewerken]

Illustratie(s)[bewerken]

Oude terminologie[bewerken]


Omschrijving[bewerken]

Archiefterminologie[bewerken]

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)[bewerken]

Het structuurbeginsel is het

Beginsel dat ieder archief een geheel is met een structuur, bepaald door de archiefvorming.

Toelichting

  • De oorspronkelijke, door de archiefvormer bepaalde structuur heet ook de oude orde; deze kan afwijken van de oorspronkelijke opzet van een expliciet of impliciet ordeningsplan. Een aldus afwijkende structuur wordt in het algemeen bepaald door de laatste ordeningsactiviteit van de archiefvormer.
  • Het verstoren van de structuur leidt tot een verlies van informatie doordat archiefbescheiden van hun context worden losgemaakt en daardoor niet meer juist kunnen worden geïnterpreteerd. Ook aan deze definitie was in het verleden dan ook een voorschrift tot restauratie (I) verbonden (zie onder bestemmingsbeginsel). Zie voor restauratie (II).
  • Bestemmingsbeginsel en structuurbeginsel gezamelijk worden in het buitenland als één begrip weergegeven: respect des fonds, Provenienzprinzip, principle of provenance.

Overgenomen uit

  • ANV, lemma 22.

Lexicon van Nederlandse archieftermen (1983)[bewerken]

Het structuurbeginsel in het beginsel, dat een archief een geheel is, waarvan de historisch bepaalde eigen structuur niet mag worden verstoord maar zo nodig moet worden hersteld.

Toelichting

  • De Handleiding gaat uit van zogeheten respect des fonds, dat wil zeggen, van de gedachte, dat elk archief als een eigen, historisch gegroeide eenheid behoort te worden geëerbiedigd. In directe samenhang hiermee staat de eis, dat ook de historisch bepaalde, eigen structuur of opbouw van een archief behoort te worden gerespecteerd. Anders gezegd: het historisch gegroeide, eigen systeem van ordening binnen een archief, in de wandeling de oude orde genoemd, mag niet door een aan dat archief vreemde systematiek worden verstoord.
  • Integendeel, men dient in voorkomende gevallen de oorspronkelijke structuur zo mogelijk te herstellen. Deze laatste eis mag echter niet zo eng worden opgevat, dat een archiefordening aan de hand van dit beginsel niet meer zijn dan herstel van de oorspronkelijke orde. Er blijft ruimte voor correcties een aanvullende ordening in de stijl van de historisch bepaalde structuur (toelichting op NAT nr. 85 inventaris). Verbeteringen mogen derhalve worden aangebracht, mits in overeenstemming met de leidende gedachte, welke aan die structuur ten grondslag ligt.
  • Mogelijk is, dat men binnen een archief meer dan één oude orde aantreft, die tegelijk of na elkaar zijn aangebracht. De structuur van het geheel wordt dan mede bepaald door de wijze, waarop deze ordeningen met elkaar tot één systeem gecombineerd zijn.
  • Ontbreekt echter een dergelijk systeem, dan zal men moeten kiezen voor één van de aanwezige oude orden. Meestal kiest men in een dergelijk geval voor de laatst aangebrachte orde of voor die, welke in het archief overheerst.
  • De bovenstaande definitie is in de plaats gekomen van de definities van "structuurbeginsel" en "restauratiebeginsel" van de Nederlandse Archiefterminologie tezamen. De zeer nauwe samenhang tussen deze definities maakte een combinatie tot één gewenst.

Overgenomen uit


Nederlandse Archiefterminologie (1962)[bewerken]

Het structuurbeginsel is het beginsel, dat een archief een geheel is, waarvan de historisch bepaalde eigen structuur niet door een aan het archief vreemde systematiek mag worden verstoord.

Toelichting

  • Handleiding § 2: „Een archief is een organisch geheel" en § 16, eerste helft: „Het systeem van indeeling moet worden gegrond op de oorspronkelijke organisatie van het archief. . .".
  • Onder structuurbeginsel verstaat men het beginsel, dat men te eerbiedigen heeft, wat in een al te biologische beeldspraak wordt bedoeld met het "órganisch geheel" en het "organisme" van het archief. Dit is heel iets anders dan de opvatting, dat de organisatie van het bestuur of van de administratieve dienst in de structuur van het archief zichtbaar tot uitdrukking behoort te worden gebracht, waarvoor hier de term organisatiebeginsel is gekozen. Dat deze beide beginselen onder de naam "organisch beginsel" door elkaar worden gehaald, bewijst voldoende het verwarrend effect van de termen organisch geheel en organisme, die hier dan ook niet meer zijn gebruikt.
  • Om dezelfde reden als waarom de termen organisch geheel en organisme buiten gebruik zijn gesteld, is ook vermeden de structuur van het archief voor te stellen als gegroeid. Dat die structuur historisch is bepaald, is niet voor bestrijding vatbaar. De opvatting, dat de historisch bepaalde structuur behoort te worden geëerbiedigd, leidt tot de eis die structuur zoveel mogelijk te herstellen (restauratiebeginsel) en het afzonderlijke stuk terug te brengen op de oorspronkelijke plaats (herkomstbeginsel).

Overgenomen uit

  • NAT, lemma 82.


Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (1898)[bewerken]

Het systeem van indeeling moet worden gegrond op de oorspronkelijke organisatie van het archief, die in hoofdzaak overeenstemt met de inrichting van het bestuur, waarvan het afkomstig is.

Toelichting

  • Deze regel, aangenomen door de Vereeniging van archivarissen, is de belangrijkste van allen, daar het hoofdbeginsel er in geformuleerd wordt, waarvan alle andere regels uitgaan.
  • Wij zagen zooeven, dat eene systematische indeeling van het archief de meeste aanbeveling verdient. De vraag is nu echter, volgens welk systeem moet het archief worden geordend? Twee systemen komen in aanmerking. Het eerste systeem neemt aan verschillende willekeurig vastgestelde rubrieken (b.v. Bestuur, Finantiën, Armwezen enz.), overeenkomende met de rubrieken, die gewoonlijk voorkomen in den catalogus eener bibliotheek. Het andere systeem daarentegen stelt geene willekeurige rubrieken vast, maar alleen die, welke worden aangegeven door den aard en de inrichting van het archief zelf, namelijk rubrieken, overeenkomende met de verschillende takken van het bestuur, waarvan het archief afkomstig is.
  • De twee systemen schijnen oppervlakkig soms slechts te verschillen in de namen der rubrieken: aan de afdeeling Bestuur van het eene systeem schijnt in het andere te beantwoorden het Archief van den raad, aan de afdeeling Finantiën het Archief der finantiekamer, aan de afdeeling Armwezen het Archief der Aalmoezenierskamer. Maar die overeenstemming is slechts schijn. Allereerst zullen er tal van rubrieken van het eerste systeem in het tweede ontbreken, b.v, de afdeelingen Kerkelijke zaken en Geneeskundige dienst, omdat voor deze onderwerpen gewoonlijk geen afzonderlijk bestuursorgaan was geschapen. Maar ook de schijnbaar met elkander overeenkomende afdeelingen van beide systemen zullen nooit hetzelfde bevatten.
  • Ontleenen wij een paar voorbeelden aan het archief der stad Utrecht. De rubriek Finantiën zal aan de eene zijde veel meer bevatten dan de rubriek Finantiekamer, daar zij niet alleen opneemt de finantiëele stukken, behandeld door de Finantiekamer, maar bovendien de veel talrijker stukken, behandeld door den Raad zelfs zij zal aan de andere zijde veel minder bevatten, daar de Finantiekamer niet alleen het beheer der finantiën had, maar ook was belast met de zorg voor de publieke werken, een tijd lang ook voor de inkwartiering, zoodat haar archief tal van stukken bevat, die het andere systeem zou rangschikken onder Publieke werken en Militaire zaken. Sterker voorbeeld nog levers het armwezen, dat te Utrecht was verdeeld tusschen de Aalmoezenierskamer en de Ambachtskamer, welke laatste werd onderhouden door uitkeeringen, gedaan door de tappers, de parochiekerken, de voerlieden, de portiers der stadspoorten en de neringdoenden in de buitengerechten. Terwijl dus in een volgens het tweede systeem ingerichten inventaris de rubriek Armwezen in twee afdeelingen zou uiteenvallen, zouden de stukken betreffende de bedoelde uitkeeringen moeten worden ondergebracht in tal van andere rubrieken (Nijverheid, Kerkelijke zaken enz.), waar zij een zeer onbevredigend geheel zouden leveren.
  • Het aangevoerde is meer dan voldoende om te bewijzen, dat de beide systemen geheel in aard verschillen, en dat men dus tusschen beide moet kiezen.
  • Het eerste systeem heeft één onmiskenbaar voordeel: het schijnt den bezoeker van het archief in staat te stellen om dadelijk zonder moeite te weten, in welke rubriek hij het stuk of de stukken over een bepaald onderwerp, dat hem belang inboezemt, zal vinden. Doch dit voordeel, hoe groot ook, is niet afdoende. Het systeem neemt rubrieken aan, vreemd aan het archief en zijne inrichting. Evenzoo zou men eene bibliotheek kunnen rangschikken volgens de soorten der banden of volgens de watermerken van het papier en zoodoende aan de onderzoekers der geschiedenis van het bindwerk en van het papier werkelijk een grooten dienst bewijzen, maar ten koste van de veel talrijker onderzoekers, die den inhoud van het boek wenschen te raadplegen. De straf van het wringen van het archief in een vreemd keurslijf blijft dan ook niet uit: terwijl het systeem den onderzoeker in het archief aan de eene zijde voorthelpt door hem aanstonds de afdeeling aan te wijzen, die hij moet raadplegen, brengt het hem aan de andere zijde van den weg. Heeft hij b.v. met behulp van den index gevonden, wanneer de resolutiën van het bestuur iets over het door hem behandeld onderwerp bevatten (en dit is in alle gevallen de aangewezen weg om het onderzoek te beginnen), dan kan hij niet zonder een ingewikkeld onderzoek ontdekken, waar de bij die notulen behoorende brieven en andere stukken berusten, die juist voor hem van het meeste gewicht zullen zijn.
  • Reeds dit schijnt een groot bezwaar tegen de aangeduide methode. Maar er bestaat een veel grooter, een afdoend bezwaar: de archivaris kan die methode niet, althans niet consequent, toepassen. Terwijl in eene bibliotheek doorgaans elk boek door den schrijven met een bepaald doel wordt samengesteld en dus ook een bepaald onderwerp behandelt of althans eene zekere eenheid vertegenwoordigt, komt het telkens voor, dat een archiefstuk (b.v. een brief) twee of meer zeer heterogene onderwerpen behandelt en dus in twee of meer afdeelingen van het aangeduide systeem eene plaats zou moeten vinden. Dit bezwaar is zeer ernstig, maar in een archief, dat uitsluitend bestaat uit losse stukken en van geringen omvang is, zou het niet onoverkomelijk zijn. Veel gewichtiger echter wordt het bezwaar in een normaal archief, waarin gebondene deelen en liassen verreweg de overhand hebben. Gaat men toch na, hoe deze banden en liassen zijn gevormd, dan komt men al spoedig tot de ontdekking, dat slechts hoogst zelden de materiëele inhoud der stukken aanleiding heeft gegeven ze met elkander te vereenigen; geregeld gaf de formeele inhoud der stukken daarbij den doorslag. Men bestemde een deel voor de resolutiën of sententiën van een college, een deel voor de transporten, die voor het college werden gepasseerd; men vereenigde in liassen de ingekomene brieven of requesten, de quitantiën eener rekening enz. Doch slechts bij groote uitzondering en wanneer bepaalde omstandigheden daartoe aanleiding gaven, werden er deelen volgeschreven met verschillende stukken betreffende één bepaald onderwerp. Minder zeldzaam komen op deze wijze bijeengebrachte dossiers voor, maar hun aantal is met de deelen vergeleken zeer gering. Nu is het natuurlijk onmogelijk de deelen uiteen te nemen. Met de liassen en dossiers is dit strikt genomen mogelijk, maar daartegen pleiten dezelfde bezwaren, die wij reeds hebben aangevoerd bij de beschrijving van het chronologische systeem, welks consequente toepassing denzelfden eisch stelt. Wil men derhalve niet alle deelen en liassen onderbrengen in eene niets zeggende rubriek Algemeene zaken, die dan 9/10 van het archief zal bevatten, dan is men alweder met het hoofdbestanddeel van het archief verlegen. De uitweg, om de resolutiën onder Bestuur, de sententiën onder Rechtswezen te plaatsen enz. helpt niets. Immers bij een onderzoek, b.v. over het recht eener gemeente op een stuk grond, zal men dan genoodzaakt zijn alle afdeelingen van het archief door te zien, omdat men zeer zeker in de eigenlijk aangewezene rubriek Finantiën vrij wat minder belangrijke stukken over dit onderwerp zal vinden dan juist in de andere rubrieken, die men geneigd zou zijn ter zijde te laten.
  • Alleen de systematische indeeling van het archief, die gegrond is op de oude inrichting daarvan, leidt tot bevredigende resultaten; alleen op die wijze kunnen ten slotte de tallooze quaesties, die zich bij de ordening van een archief voordoen, goed worden opgelost; alleen dit systeem is consequent toe te passen op een archief van eenigen omvang. In elk archief heeft van ouds zeker verband bestaan: de secretarissen, die het hebben gevormd, hebben, bewust of onbewust, zekere regelen voor de bewaring en ordening der stukken vastgesteld. Doorgaans kan men aannemen, dat deze regels beter zijn, meer overeenkomstig met den aard van het archief, dan die waartoe wij ons zouden kunnen laten verleiden; immers deze contemporaine beheerders kenden den aard van hun archief en de eischen der praktijk stellig veel beter dan wij. Maar al hebben de oorspronkelijke beheerders soms op volgens onze begrippen zonderlinge wijze gehandeld bij het vereenigen van verschillende onderwerpen in één register of in ééne rekening, het is toch onmogelijk daarop thans nog terug te komen. De eenheid van dat register of die rekening belet ze uiteen te nemen. Die eenheid bepaalt weder de eenheid van de bij dat register en die rekening behoorende liassen van ingekomene stukken en quitantiën, die ze op deze meest gewenschte wijze toelichten. Alleen zoo doen deze liassen het nut, waarvoor ze bestemd zijn, — een veel grooter nut dan wanneer men ze uiteen neemt, de stukken over het archief verspreidt en in den vorm van losse stukken rangschikt volgens de daarin behandelde onderwerpen, waarover ze slechts kleine, op zich zelf onbeduidende inlichtingen kunnen verschaffen. Het is dus niet meer mogelijk, de oude organisatie van het archief geheel te verstoren en ze volkomen consequent door eene andere te vervangen. En waar dit bij uitzondering kan geschieden, brengt men aan het archief een onherstelbaar nadeel toe, buiten verhouding tot het voordeel, dat men daardoor wenscht te bereiken. Het is dus niet zoo zeer voorkeur voor dit systeem, dat ons dringt het aan te bevelen, als wel de overweging, dat de archivaris, die zijn plan vooral bedaard overweegt en geheel consequent wil doorvoeren, wel gedwongen zal zijn het onze aan te nemen.
  • De oorspronkelijke organisatie van een archief moet natuurlijk in hoofdzaken overeenkomen met de oude inrichting van het bestuur, waarvan het archief afkomstig is. Dit spreekt van zelf. Immers niet willekeurig is de oude organisatie van het archief tot stand gekomen; zij is niet de vrucht van het toeval, maar het logisch gevolg van de inrichting van het bestuur, van welks functiën het archief de neerslag is. Dat bestuur bouwde als het ware zijn archief op en hield daarbij rekening met zijne eigene organisatie en zijne eigene behoeften. Ieder bestuur van eenig belang heeft in zijn beheer, naarmate het ingewikkelder werd, zekere splitsingen aangebracht. De voorbereiding of zelfs de behartiging van sommige afdeelingen der bestuurstaak werd dikwijls toevertrouwd aan speciale permanente commissiën of ambtenaren, die min of meer zelfstandig waren, zelfstandig genoeg althans in vele gevallen, om hen in staat te stellen een eigen archief te vormen. De archieven dezer commissiën (hare notulen, de bij haar ingekomene stukken enz.) mogen volgens onze definitie niet met het eigenlijke archief van het hoofdbestuur worden vermengd: immers deze stukken zijn niet door dat hoofdbestuur opgemaakt of daarbij ingekomen. De beide serieën van stukken loopen parallel naast elkander voort, al hebben zij dikwijls op dezelfde onderwerpen betrekking, en de archieven van dergelijke commissiën moeten derhalve noodzakelijk afzonderlijke afdeelingen in het archief van het hoofdbestuur vormen. Zoodoende zal het archief van een bestuur noodwendig in hoofdzaken de samenstelling van dat bestuur reflecteeren.
  • Bij de behandeling der stelling door de Vereeniging van archivarissen deed zich een punt van verschil voor. "Was het wel juist", vroeg men, "om de ordening van het archief te doen afhangen van de soms gebrekkige oude organisatie van het archief, ook wanneer min ervarene secretarissen eene organisatie hadden aangebracht, niet overeenkomende met de organisatie van het bestuur ? Was het niet juister zich geheel te houden aan de organisatie van dat bestuur zelf, dat toch de leidraad was geweest voor de organisatie van het archief ?" Geantwoord werd: "Niet de organisatie van het bestuur, maar die van het archief moet den doorslag geven. Het is nauwelijks denkbaar, dat zelfs de onervarenste klerk eene regeling zal hebben aangebracht, die in hoofdzaken strijdt met de inrichting van het bestuur: het was toch eenvoudig ondoenlijk, om op den duur de stukken, ingekomen bij verschillende zelfstandige takken van bestuur, te vereenigen. Doch mocht dit onverhoopt het geval zijn, dan is het toch nog deze regeling, die den doorslag voor de nieuwe regeling moet geven. Want het is niet ons doel, langs theoretischen weg eene organisatie van het archief te verkrijgen, die overeenkomt met de oude bestuursorganisatie. Die bestuursorganisatie is ons betrekkelijk onverschillig en wij zouden wellicht niet op de gedachte zijn gekomen, die als leidraad aan te nemen voor de organisatie van ons archief, indien wij daartoe niet feitelijk waren gedwongen. Gedwongen juist door de organisatie van het archief, die eenmaal in hoofdtrekken door het feit van de vereeniging der bijeenbehoorende stukken in banden, liassen en dossiers onveranderlijk is vastgesteld, en waarbij wij ons dus goedschiks of kwaadschiks hebben neder te leggen." Na deze toelichting bekrachtigde de vergadering de stelling.
  • Het is niet zonder voldoening, dat wij kunnen constateeren, dat het boven geschetste systeem van indeeling, dat ons door de ervaring als het eenig juiste, het eenig mogelijke is aan de hand gedaan, geheel onafhankelijk van onze meening is aanbevolen door vakgenooten binnen en buiten de grenzen van ons vaderland, op wier oordeel wij prijs stellen. De Utrechtsche provinciale archivaris Dr. Vermeulen verklaarde reeds in 1875, dat "in een catalogus van een archief eene schets van het samenstel der vroegere besturen zichtbaar wezen kan en moet." De archivaris van Keulen Dr. Hansen schreef onlangs: "Auch beim Kölner Archiv ist meines Erachtens der einzige Weg zur Begründung einer für alle Zukunft ausreichenden Ordnung die Befolgung eines Grundsatzes, der jetzt wohl in der Mehrzahl der grösseren Archive Deutschlands Annahme gefunden hat, die Anwendung eines formalen Eintheilungsprincips, die möglichst vollständige Wiederherstellung der Registraturen der alten Behörden." En Clemente Lupi, archivaris te Pisa, herhaalde reeds in 1875 met instemming eene uitspraak van Leopoldo Galeotti, directeur van het archief van het Italiaansche kroondomein: "Un archivo ben ordinato deve offrire nella distribuzione de' documenti la immagine esteriore della struttura organica dello stato, come it buon architetto fa indovinare nella facciata la destinazione e la struttura interna dell' edifizio".
  • Wanneer in het bovenstaande scherp tegenover elkander gesteld zijn de systematische indeeling volgens bestuurscolleges en die volgens onderwerpen, is daarmede niet bedoeld, dat deze laatste verdeeling ook voor onderafdeelingen absoluut is te verwerpen. Indien b.v. de ingekomene stukken bij eene commissie niet chronologisch geliasseerd zijn en dus natuurlijk slechts fragmentarisch bewaard zijn gebleven, dan kan er niet het minste bezwaar tegen zijn, om de rubriek, die deze stukken bevat, als zij omvangrijk is, onder te verdeelen in verschillende afdeelingen volgens den inhoud der stukken, indien die zich tot zulk eene verdeeling leent. Ook in onze inventarissen zal men dus rubrieken kunnen vinden, b.v, getiteld Archief van den raad, maar verdeeld b.v. aldus : 1° Resolutiën, 2° Ingekomene stukken, welke laatste rubriek dan weder onderverdeeld kan zijn als volgt: Finantiën, Publieke werken, Kerkelijke zaken enz.
  • Nog moet eene opmerking worden gemaakt. De oude organisatie van het archief moet om de boven opgegevene redenen behouden blijven. Maar het is onnoodig en zelfs ongewenscht, om binnen deze grenzen ook de oude ordening der stukken in alle details over te nemen. Onze oude archiefbeheerders, die in hunne inventarissen een ander doel nastreefden dan wij, leverden tot ver in de 18e eeuw werk, dat voor onze behoeften geheel onvoldoende is. Hunne hoogst oppervlakkige ordening der stukken mag dan ook niet alleen, maar moet bepaald veranderd worden.

Overgenomen uit


Relaties[bewerken]

Externe verwijzingen[bewerken]

RT: Bestemmingsbeginsel

Voorbeeld[bewerken]