Verbaal

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken


qp有内容qp


Internationale terminologie[bewerken]

qp有内容qp

Omschrijving[bewerken]

Archiefterminologie[bewerken]

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)[bewerken]

Een Verbaal (I) is een ambtshalve (oorspronkelijk mondeling), bijvoorbeeld door een terugkerende gezant aan zijn opdrachtgever, de Staten-Generaal van de Republiek vóór 1796, uitgebracht rapport. Het bestond uit het relaas, het eigenlijke rapport in moderne zin, en de bijlagen of relatieven.

Zie Rapport.

Overgenomen uit

  • ANV, lemma 84.


Verbaal (II) is een:

Serie van op één dag of in één zitting vastgestelde minuten van besluiten, al dan niet met bijlagen, en van voor kennisneming aangenomen archiefbescheiden.

Toelichting

  • Het gebruik van het verbaal (II) als ordeningsstelsel was gangbaar bij grotere overheidsorganen in de 19e en de eerste helft van de 20ste eeuw. Het impliceerde tevens het gebruik van een uitgebreid scala aan nadere toegangen van wisselende kwaliteit. De aanduiding van de vindplaatsen van individuele stukken kan behalve een volgnummer ook de datering zijn.

Overgenomen uit

  • ANV, lemma 109.


Lexicon van Nederlandse Archieftermen (1983)[bewerken]

Een verbaal is een serie van de op één dag, of in één zitting vastgestelde minuten van besluiten, al dan niet met bijlagen en van voor kennisgeving aangekomen ingekomen stukken.

Toelichting

  • Het vormen van verbalen is kenmerkend voor overheidsadministraties die ontstonden rond het begin van de negentiende eeuw en die onderverdeeld waren in afdelingen en bureaus. De voorbereiding van besluiten kwam op verschillende plaatsen binnen een dergelijke organisatie tot stand. Dit had tot gevolg, dat besluiten in minuutvorm niet meer doorlopend in registers konden worden ingeschreven, maar losbladig werden opgemaakt en ter parafering voorgelegd aan het hoofd van de organisatie.
  • Oorspronkelijk werden besluiten en bijlagen vaak nog in twee afzonderlijke series opgeborgen (een serie verbalen en een serie bijlagen; later wordt het algemeen gebruik om de bijlage(n) bij het desbetreffende besluit te voegen. De "bijlagen" worden ook wel "relatieven" genoemd. De minuut van het besluit bestaat meestal uit twee onderdelen:
  1. een inleiding, aanvangend met de naam van de functionaris die het besluit neemt, gevolgd door een opsomming van ingekomen stukken, andere besluiten en retroacta waarop het besluit stoelt;
  2. het feitelijke besluit, veelal geformuleerd in briefvorm.
  • Sommige administraties hebben geen behoefte aan de inleiding en volstaan met de tekst van de uitgaande brief. Het volgen van het gebruik in de administratie van de term "verbaal" in de zin van register van besluiten is niet aan te bevelen; evenmin het gebruik van deze term in de zin van één minuut-besluit met bijlage(n).

Overgenomen uit

Nederlandse Archiefterminologie (1962)[bewerken]

Een verbaal is: a. het proces-verbaal van de tijdens één vergadering gestelde handelingen of genomen besluiten van een college; b. het geheel der bescheiden, die de tijdens één zitting door een functionaris genomen besluiten of het verslag van zijn handelingen bevatten.

Toelichting

  • Wanneer het college wordt vervangen door een alleen beslissende autoriteit, valt het proces-verbaal van hetgeen ter zitting heeft plaatsgehad uiteen in een serie minuut-besluiten, die op afzonderlijke vellen papier worden gesteld.
  • Ten onrechte wordt dan dikwijls elk afzonderlijk minuut-besluit ook verbaal genoemd.

Overgenomen uit

  • NAT, lemma 69.


Relaties[bewerken]

UF:

BT:

NT:

RT:

Externe verwijzingen[bewerken]

Voorbeeld[bewerken]